政府のアーカイブは、RecordPoint の助けを借りて Office 365 に移動します

概要

この政府のアーカイブ組織は、政府の公式アーカイブおよび発行者です。彼らは公式記録を保持し、国家的に重要な文書の管理者です。彼らの役割は、将来の政府記録をデジタルと物理の両方で収集して保護し、将来の世代のために保存し、可能な限り一般にアクセスして利用できるようにすることです。

組織内では、既存の Microsoft Enterprise Agreement ライセンスを使用して Office 365 ライセンスに変換することを希望していました。また、組織は RecordPoint Records365 を利用して Office 365 の機能を拡張し、高度な記録管理要件を満たすことを決定しました。

チャレンジ

公共部門全体で、組織はチーム内および企業全体でのコラボレーション方法を改善しようとしています。彼らはまた、既存の EDRM 実装の価値に疑問を呈しており、制御、生産性、およびコスト削減を改善する新しい方法を模索しています。

このソリューションには、次の 4 つの主な要件が特定されました。

• Objective から SharePoint への準拠した移行
• 記録管理法への準拠
• Government Digital Service (GDS) のベスト プラクティスと組織の IT 戦略に沿ったクラウドベースの展開
• エンドユーザー エクスペリエンスの向上、ユーザーの採用と生産効率の確保

近代化 政府のアーカイブ組織にとって重要な考慮事項でした。

従来の EDRMS ソリューションの 3 年間のメンテナンス コストを超えない価格でこれを行うことも重要でした。

「RecordPoint は、当社の基準をすべて満たす唯一のプロバイダーでした。コンプライアンスに準拠したリフト アンド シフト移行を提供できるベンダーと協力することは素晴らしいことであり、その後、最新の EDRMS ソリューションのために年間 60% を節約できます」 - プロジェクト スポンサー

ストラテジー

Objective から SharePoint への準拠した移行

提供の第 1 段階では、RecordPoint が提供する Compliant Migration as a Service (CMaaS) を介した Objective から SharePoint Online への移行が行われました。政府のアーカイブ組織は、既存のファイル プランを維持するために優れた作業を行っているため、SharePoint への移行では、Objective 環境で行われた既存の作業が利用されます。付加価値として、Office 365 の使用により組織が成熟するにつれて、Records365 は Microsoft Teams、グループ、Exchange などの追加のワークロードを集中管理できるようになります。

SharePoint は、企業情報を取得、管理、表示するための構造化サイトを作成する機能を組織に提供します。その後、Records365 は、エンド ユーザーの邪魔になることなく、バックグラウンドでレコード コントロールを適用することなく、コンテンツを管理します。

記録管理法への準拠

Records365 は、記録管理法に厳密に準拠したい政府のアーカイブ組織にとって完璧なソリューションです。欧州規格、ISO15489、ISO16175 などに準拠するように設計された Records365 は、公共部門の組織が単一のプラットフォームでモダナイゼーションとレガシー サンセットの課題に対処するための理想的なプラットフォームを提供します。 Records365 を導入することで、組織はコンプライアンスを維持し、費用対効果を高めることができます。

GDS のベスト プラクティスと組織の IT 戦略に沿ったクラウドベースの展開

Records365 のルール エンジンと自動化機能は、政府のアーカイブ組織の IT およびコンプライアンス戦略にとって重要です。このルール エンジンは、ソースからのレコードのコンテキストを理解し、データをコンプライアンス ポリシーと照合して、レコードの分類を自動化します。

詳細な記録管理コントロールは一連の視覚的な記録管理ダッシュボードを介して表示され、高度な検索機能により、必要な記録管理ポリシーとビジネス成果への準拠が保証されます。

エンド ユーザー エクスペリエンスの向上、ユーザーの採用と生産性の節約を保証

Records365 の最新のユーザー インターフェイスにより、組織のスタッフは簡単に使用および採用できます。 Records365 は、SharePoint のネイティブ機能を拡張し、レコード管理ライフサイクルをシームレスに制御および自動化する機能を備えています。

この自動化プロセス エンドユーザーの効率化を容易にします、データの正確性と完全性を確保しながら、政府のアーカイブ組織のスタッフがより協力的かつ生産的になるようにします。

結果

最新の EDRMS ソリューションでは、年間最大 60% の節約が見込まれます。

• SharePoint への最高の準拠移行ソリューション
• 生産性を向上させ、エンドユーザーが使用して採用できるようにする使いやすい製品
• 記録のコンテキストを理解する動的ルール エンジンにより、コンテンツが準拠し、記録の分類が自動化されます

RecordPoint は、政府のアーカイブ組織がモダン ワークプレースに移行し、既存のレガシー システムを置き換え、クラウドの能力を解き放つことを可能にするソリューションを提供できることを誇りに思っています。情報と記録の管理に対する RecordPoint の簡単で最新の信頼できるアプローチにより、RecordPoint のクラウド ホステッド サービスと準拠した移行サービスにより、組織のクラウドへの移行が促進されます。