概要
大規模なグローバル プロジェクトの機器または材料を販売するビジネスの場合、売上を獲得するには、顧客の複雑なニーズと仕様を完全に把握する必要があります。これには、最初の販売提案から最終的な購入契約に至るまでの何十または何百もの発見に関する会話が含まれます。バイヤーの特定のニーズを理解するのに失敗すると、販売全体が犠牲になる可能性があります。
石油、ガス、石油化学、電力およびプロセス産業向けの機器ソリューションのグローバル サプライヤーにとって、新しいビジネスを競い合い、獲得するには、顧客のニーズを正確に診断し、統合されたチームとして機能して提案するためのスキルと応答性の高い販売努力が必要でした。複雑な主要機器の販売を行い、ピッチを最終的な契約に絞り込みます。
すべての購入者との関係のライフサイクルを通じて、購入要件は、さまざまな顧客関係者や製造業者のさまざまな従業員との多くの電子メールでの会話から得られます。これまで、営業チームは顧客の進化するニーズに関する電子メールと、営業チームが作成した約束を Outlook パブリック フォルダーに取り込みました。エネルギー部門の営業担当者は全員、共有フォルダにアクセスして情報を探すことができました。しかし、Microsoft が自社のような古いインフラストラクチャでのパブリック フォルダーのサポートを制限しているため、グローバルな機器サプライヤーは、Microsoft のより進歩的なコンテンツ サービス機能を利用して、営業チーム全体で電子メールを保存および共有する必要があることを認識しました。
オンプレミスに Microsoft SharePoint を配置し、毎月 6,000 人を超えるユーザーがシステムを操作しているため、同社はこのコア インフラストラクチャをナレッジ マネジメントのバックボーンとして利用したいと考えていました。同時に、ビジネスは、Microsoft Outlook 内からプロジェクトの知識を取得するという定着した習慣を持つ営業チームの行動を認識しました。営業チームは、電子メールと添付ファイルを共有パブリック フォルダーに保存するという既存のアプローチでは、検索の速度や正確性が得られず、必要なだけ迅速に入札を作成および調整するのに効果的ではないことを認識していましたが、チームは以前の習慣に忠実でした。電子メールを Outlook のパブリック フォルダーに保存する方法。同社は、新しい検索効果と健全なナレッジ マネジメント インフラストラクチャを備えた、Outlook から保存して共有するという同じ利便性を提供する、メール管理の新しい方法を見つける必要がありました。
チャレンジ
このグローバルな機器サプライヤーは、電子メール管理のために Colligo を実装する前に SharePoint を導入していましたが、営業チームはそれを使用しておらず、電子メールと添付ファイルを Outlook のパブリック共有フォルダーに保存することを好みました。営業チームは、日々の作業が Outlook 内での電子メールの管理に集中していたとき、電子メールを SharePoint に保存するのは時間がかかりすぎて不便であることに気付きました。
同社は、SharePoint をより有効に活用して、チームや部門を超えたコラボレーションのために知識を保存するという目標を設定していました。 IT チームは、セールス チームにとって SharePoint の使用をより便利にし、現在の課題を克服する方法を見つけるという課題に直面しました。
タグ付けされていない電子メールは、パブリック フォルダーを検索しても見つかりません。 数か月または数年にわたってパブリック フォルダーに電子メールとして取り込まれた何百ものセールス カンバセーションにより、Outlook の検索では、メタデータが適切に配置されていないため、重要な情報を見つけるのに苦労していました。販売サイクルを通じて、営業担当者は重要なプロジェクトの知識を掘り起こすのに何時間も費やす可能性があり、貴重な販売入札の詳細が見落とされるリスクがありました。
パブリック フォルダーが大きくなり、管理が困難になりました。 増え続けるパブリック フォルダの検索が困難であっただけでなく、非常に大きなパブリック フォルダをサポートするために必要な IT 作業は、要求が高く、コストもかかりました。
SharePoint の機能が十分に活用されていませんでした。 SharePoint は主に運用チームによって使用されているため、グローバルな機器メーカーは、コラボレーションのためにコンテンツを効率的にキャプチャして分類する SharePoint の機能を効果的に活用していないことに気付きました。
「営業チームの各メンバーは見込み客から大量のメールを受け取り、各担当者は連絡先との関係の所有者です。営業ユーザーと話していると、営業グループ全体でメールを簡単に共有して、話し合ったこと、コミットしたこと、約束したことを全員が継続的に認識できるようにする方法が必要でした。チームは、電子メールをパブリック フォルダーにドラッグ アンド ドロップで簡単に保存することに慣れていました。彼らはそのアプローチに固執し、知識を SharePoint に取り込む方法を見つけたいと考えていました。」
— IT ビジネス アナリスト
ストラテジー
同社は、セキュリティ、スケーラビリティ、および情報コンプライアンスへの道筋を確保しながら、SharePoint の機能を利用してコンテンツを収集し、検索と共有を容易にする営業チームを獲得する必要がありました。
営業チームは、Outlook と同じように作業を続けたいと考えていました。 IT チームは、この 2 つの世界を結び付ける方法を見つける必要があり、SharePoint の電子メール管理ソリューションの評価を開始しました。
Colligo の展開をサポートするために、同社の IT チームは営業チームのメンバーと協力して、保存された電子メールを分類するためのライブラリと単純な論理構造をセットアップしました。 Colligo を使用すると、Outlook から簡単に分類を適用し、メタデータを追加できます。
おなじみのメールキャプチャ。 Colligo Email Manager を使用して SharePoint フォルダーへのアクセスを Outlook に直接統合することで、営業チームは、メールをドラッグ アンド ドロップし、Outlook の受信トレイから直接 SharePoint に直接アクセスして、これまでと同じように作業を続けることができました。数回クリックするだけで、営業担当者はサイトの提案、価格情報、契約書の下書きを SharePoint の関連ライブラリに保存できます。Colligo は、件名、送信者、日付などの主要なフィールドをメタデータとして自動的に保存します。
より高速な検索および共有機能。 電子メールと添付ファイルがキャプチャされ、有用なメタデータでタグ付けされるため、営業チームの誰もが重要な営業情報への安全なリンクを迅速に検索、発見、共有できるようになりました。販売情報をより迅速かつ確実に発見することで、販売チームは最も競争力があり、顧客に関連する販売提案を可能な限り迅速に進めることができます。
スケーラブルで安全なナレッジ マネジメント。 販売チームの知識が SharePoint に取り込まれ、分類されるようになったことで、このグローバルな機器サプライヤーは複数の部門を持つようになり、SharePoint で見つけやすい情報を利用できるようになりました。ユーザーが移動するにつれて、会社はより多くのコンテンツを SharePoint に取り込み、スケーラブルで安全なナレッジ マネジメント プラットフォームからより多くの利益を得ています。
「Colligo は、当社と営業チームがそれぞれ望んでいたものを提供してくれました。メールを簡単に保存できるドラッグ アンド ドロップと、SharePoint のより良い活用です。現在、営業担当者は受信トレイから SharePoint に保存し、メタデータを追加するだけで検索を高速化できます。 Colligo のしくみは当社の営業チームにとって馴染み深いものであるため、トレーニングは必要なく、SharePoint の使用率が向上しました。」
— IT ソリューション アーキテクト
結果
Colligo は現在、会社の営業チームによって 2 年間使用されており、電子メール、添付ファイル、ドキュメントの SharePoint への取り込みを合理化しています。 SharePoint に統合されたドラッグ アンド ドロップの Outlook 電子メール管理を提供することで、営業チームは、グローバルに競争の激しい機器市場で最高の競争力を発揮するために必要な情報アクセスとスピードを提供すると同時に、企業を最新の安全でスケーラブルなナレッジ管理基盤に置くことができます。
販売意識を共有することで、顧客の獲得を確実にします。 検索速度の向上と検索結果の向上により、販売チームは、顧客との関係を獲得および維持するために必要な進化するサイトの提案、契約、および価格設定に関する情報に完全かつタイムリーにアクセスできます。
使い慣れた機能により、迅速な導入が可能になります。 機器サプライヤーの営業チームは、ほとんどのユーザーが望んでいること、つまり、ユーザーの作業方法を変えることなく、情報へのより優れた高速アクセスを望んでいました。 Colligo Email Manager は、Outlook でおなじみのドラッグ アンド ドロップ共有機能を提供しましたが、SharePoint 統合も提供しました。行動の変更やトレーニングは必要ありませんでした。
SharePoint の展開は、進歩的なナレッジ マネジメントを示しています。 同社は、知識管理をより進歩的でスケーラブルなアプローチに進化させるという野心を持って、Colligo との協力を開始しました。 SharePoint の採用が運用チームを超えて営業部門にまで拡大したことで、組織は進歩的なナレッジ マネジメントへの勢いを確立しました。
「Colligo は、電子メールをキャプチャする人々と、それらの電子メールが共有される人々の両方のニーズを満たすのに役立ちました。営業チームは、メールを大まかに保存して分類し、メタデータを使用して効果的にタグ付けする方法を理解しました。これは、ナレッジ マネジメントに対する最新のスケーラブルなアプローチであり、レイヤーやレイヤー フォルダーの古い習慣よりもはるかに優れています。また、これらの共有メールにアクセスするユーザーは、メタデータを利用して関連性の高い検索結果を迅速に取得できる検索機能を使用して、探しているものを簡単に見つけることができるようになりました。」
— IT ソリューション アーキテクト
