フォーチュン 100 の企業が監査に合格し、Collabware を使用した SharePoint のレコード管理ソリューションでコンプライアンスを達成

概要

規制の厳しい業界の Fortune 100 企業 (「企業」) は、厳格な保存管理ポリシーに従う必要があり、定期的な監査を受けていました。しかし、エンタープライズには、この規制要件を満たすための記録管理が欠けていました。彼らは、SharePoint のレコード管理ソリューションを実装して、レコードを取得し、防御可能なレコード管理プロセスを示しました。

チャレンジ

監査が保留中のため、企業は法規制へのコンプライアンスを確保する必要がありました。エンタープライズには、成熟した記録管理プログラムがありました。しかし、自動化された記録管理システムやプロセスが導入されていないため、企業は次のことを行うことにしました。

• SharePoint 環境でレコード管理のコンプライアンスを確立する
• 法的要件に基づいて文書破棄を自動化
• すべてのライブラリに破棄日を含むドキュメント保持ポリシーを追加することで、ストレージ コストを削減します

ストラテジー

企業は、SharePoint への投資の機能を拡張することを選択しました。これは、コラボレーションに使用し、コンテンツ管理に使用し始めました。 Enterprise は、ドキュメントのコンプライアンスを維持しながら記録管理プロセスを自動化する Collabware CLM ソリューションの実装を決定しました。 Collabware のサポートにより、Enterprise の Collabware CLM ソリューションは、レコード マネージャーのトレーニングとユーザー受け入れテストを含めて 5 か月未満で稼働しました。

プロセス全体を通じて、Collabware はオンサイト トレーニング、リモート アドバイザリー サービス、および社内チームをサポートする専任のカスタマー エンゲージメント マネージャーを提供しました。企業担当者は次のように述べています。 Collabware チームは私たちと協力して、発生した問題を迅速に解決しました。

結果

厳しく規制されているビジネスの部分は、規制当局に完全に準拠しています。記録を合法的に取得し、防御可能な記録管理プロセスを示すソリューションの能力により、企業は最近の大規模な外部監査に合格しました。これは、その実装の大きなマイルストーンであり検証です。

Collabware CLM の初期実装は、企業内のさまざまな部門で展開された多くの実装の最初のものでした。従業員は Records Management Program をより意識するようになり、企業はストレージ コストの大幅な削減を期待しています。