自然保護団体は、Office 365 と Information Leadership を使用して、情報の取り扱いを新しいレベルに引き上げます

2020年4月16日公開

概要

Forest & Bird は、ニュージーランドを代表する独立した自然保護団体で、陸と海の野生生物と野生の場所を保護しています。 1 世紀近くにわたり、彼らはニュージーランドのコミュニティ、都市、議会、中央政府、裁判所で自然を代弁してきました。彼らは登録された慈善団体であり、多様なスタッフのチームと多数のボランティアがいます。

Information Leadership と協力して、「The Nest」と呼ばれる費用対効果の高い Office 365 情報およびコラボレーション ポータルを展開しました。このソリューションは、一貫性、可視性、およびコンテンツのセキュリティを向上させることに重点を置いており、スタッフがどこで働いていても、ニュージーランド全体で情報を利用できるようにします。

チャレンジ

登録された慈善団体として、Forest & Bird は保護活動に直接利益をもたらす支出を優先しています。これは、社内変革プロジェクトに多額の予算を投入できないことを意味します。

Forest & Bird は、情報を保存するための明確に定義されたアプローチを持っておらず、スタッフはドキュメントを保存するためにいくつかの異なるプラットフォームとドライブを使用していました。この格差により、従業員は必要な情報だけでなく、ドキュメントの最新バージョンを見つけるのに苦労しました。
情報ストレージに使用されるシステムを変更しようとする過去の試みは、スタッフが仕事にすぐにプラスの影響を与えなかったために行き詰まりました。このプロジェクトでは、一貫したアプローチの利点を理解してもらうために、Forest & Bird の担当者を関与させる必要があり、追加のトレーニングが必要でした。

Forest & Bird のスタッフはニュージーランドの多くの遠隔地から勤務しているため、遠隔地ではサービスが提供されていないため、簡単かつ安全なオフライン同期の方法を確保しながら、どこからでも情報にアクセスできる必要があります。

ストラテジー

Forest & Bird は Information Leadership と協力して、情報を保存するための明確なアプローチを作成し、「The Nest」と呼ばれる Office 365 情報およびコラボレーション ポータルを開発しました。 Office 365 を使用することで、組織は Microsoft が慈善団体に提供する割引ライセンスを利用しています。

信頼と受容を得るために、Forest & Bird は、スタッフの関与を最大化することを目標に、いくつかの段階で「The Nest」を展開しました。チームは、人事、マーケティング、およびコミュニケーション チーム用の最初のデジタル ワークスペースを完成させました。また、情報を扱う際のアドホック ワークフローから移行する際に、スタッフをサポートするための実践的なトレーニングと支援も提供しました。

チームは、一貫性のある直感的な情報構造に基づいて、シンプルで使いやすく、持続可能な「The Nest」ワークスペースを設計しました。 Office 365 のレポート システムの主な利点は、取り込みとコラボレーションの傾向を測定できることです。その結果、Forest & Bird は、特定できる使用傾向とビジネスの改善に基づいて、時間の経過とともにこれらのワークスペースをさらに強化および開発できます。

Azure ベースの職場アプリを使用すると、メタデータの自動分類が可能になります。この機能により、多くの場合、スタッフはメタデータを入力する必要がなくなり、情報の検索とアクセスが容易になるという利点も得られます。もう 1 つのワークプレイス アプリである Smart Case Files は、コンテンツ管理を簡素化し、システム管理者権限がなくても管理スタッフが詳細なセキュリティ許可機能にアクセスできるようにします。これらの機能は、大規模なボランティア ベースや、Forest & Bird で進行中のさまざまなイニシアチブに関連するリスクを管理するのに特に役立ちます。

さらに、チームはマイクロソフトのストリーミング テクノロジを使用して、ビデオやその他の大きなファイルを利用できるようにしています。

課題の 1 つは、誰もが異なる場所を使用して情報を保存していたことです。私たちは多くの異なるドライブを使用していました。そのため、情報がどこにあるのか、どの情報が最新なのか、人々は知りません。添付ファイルなしでリンクを送るだけなので、とても助かりました。人々が必要なものをオンラインで見つける文化を作ろうとしています。

ナタリア・コヴァレフ（フォレスト＆バード、人事管理者）

結果

すでに新しい「Nest」ワークプレイスに移動したチームは、そのメリットを実感しており、他のチームへのロールアウトを支援しています。これらのスタッフは、必要なものをオンラインで見つけることができるという文化を作り始めています。自信とコントロールがあり、添付ファイルはありません。

「The Nest」の組織全体への展開はまだ進行中であり、更新と追加の柔軟なプログラムが可能です。継続的なパートナーシップの中で、インフォメーション リーダーシップは各チームのニーズと可用性に対応します。

また、インターネットにアクセスできないニュージーランドの地域でよく働く人々にとって、Office 365 のオフライン機能と同期機能はゲーム チェンジャーです。リモートのチーム メンバーは、最新のファイルを持っていること、およびインターネットにアクセスできるときはいつでも変更が同期されることに自信を持っています。

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