DLF は Office 365 と Proventeq でライセンス コストを削減

概要

DLF はインド最大の商業用不動産開発業者であり、全国の商業用、小売用、住宅用の不動産の開発を専門としています。 DLF は、競争の激しい拡大する市場において、並外れた成長を続けています。

DLF は、IBM FileNet P8 インスタンスから SharePoint Online に移行して、コンテンツと情報の詳細な管理を実現し、スタッフと外部の利害関係者に一元化された Content Services ソリューションの柔軟性を提供し、インフラストラクチャの全体的な所有コストを削減することを決定しました。

チャレンジ

老朽化した IBM FileNet P8 インスタンスに 240 万を超えるコンテンツ アイテムが保持されているため、DLF のスタッフは、複数のオブジェクト ストアや正しくファイルされていないコンテンツを含むフォルダーなど、切断されたオンプレミス プラットフォーム全体でドキュメントやリッチ メディアを保存および管理する作業を複製していました。または関連。

スタッフが企業の各部門や子会社に分散しているため、DLF は柔軟な配信、管理、およびコラボレーションを提供するコンテンツ サービス プラットフォームを必要としていました。

ストラテジー

組織全体のコンテンツ管理を改善するために、DLF は Office 365 への既存の投資を活用し、IBM FileNet P8 から SharePoint Online に移行することを決定しました。彼らは、移行プロセス中のビジネスのダウンタイムを最小限に抑えながら、コンテンツ ポートフォリオを発見、分析、強化、分類、および移行するために、Proventeq の Migration Accelerator ソフトウェアを選択しました。

DLF が柔軟な集中型コンテンツ サービス プラットフォームで前進するのを支援するために、Proventeq は、DLF が直面する特定の課題と、IBM FileNet P8 から SharePoint へのコンテンツの移行における Proventeq の経験に基づいて、戦略的な 6 ステップの移行およびサポート ソリューションを開発しました。

1. 発見と分析。 Proventeq は、Migration Accelerator の検出および移行前の分析レポートを使用して、次の潜在的な移行の問題を特定しました。
   • FileNet 内の複合ドキュメントとマルチコンテンツ ドキュメント
   • SharePoint で許可されていないフォルダー名とファイル名の無効な文字
   • アイテム名の重複、長いアイテム名、拡張子のないアイテム名
   • .docx や .pdf など、ドキュメントのバージョンによって異なる Mime タイプ
   • ファイルされていないドキュメントと、コンテナーまたはフォルダー内の子アイテムが多すぎる
   • 無効なファイル タイプとチェックアウト ファイル。
2. 情報アーキテクチャの最適化。 Proventeq は、DLF の組織構造を完全に理解し、アーキテクチャ構造とセキュリティ モデルを決定するためのワークショップを手配しました。ワークショップの後、チームは次のことを行いました。
   • DLFの組織構造と機能に合わせてターゲット情報構造を提案
   • さまざまな DLF ユーザー エンティティに基づいて SharePoint グループを作成し、この新しいターゲット情報構造のコンテンツを保護して、アクセス許可を詳細なレベルで適用できるようにしました
   • 自動化されたプロビジョニング ツールを構成して展開し、より迅速かつ正確な展開を実現
3. 移行の設計と構成。 Migration Accelerator のカスタム コンテンツ分類およびターゲット構造マッピング機能は、コンテンツを正確に分類し、関連するドキュメントをまとめて SharePoint Online のサイト コレクションおよびドキュメント ライブラリに移行するという要件に対応し、より迅速な移行を実現しました。
4. 移行のパイロット。 本番環境への移行がどのように機能するかを実証し、本番環境で既存のデータをテストするために、チームは、IBM FileNet のオブジェクト ストアの 1 つからコンテンツをマッピングし、必要なターゲット情報構造、分類、およびメタデータ ルールを適用してから、 SharePoint Online の特定のサイト コレクション、ドキュメント ライブラリ、およびフォルダー。
5. 増分ライブ マイグレーション。 パイロット移行が成功した後、チームは Migration Accelerator の増分移行機能を使用して、本番移行プロセスをステージングしました。また、次のアクションも実行しました。
   • PowerShell 拡張機能を使用して、チームは追加の移行ルールを設定し、大量のソース コンテンツ タイプを統合および分類しました
   • チームは、無効な文字と URL を処理するためのメタデータ ルールに基づいて SharePoint の制限に準拠するようにメタデータ値を変換しました
   • Migration Accelerator の組み込みルールは、アイテム名の重複と MIME タイプの不一致を処理しました
   • チームはカスタム レポートを生成し、それぞれの企業部門、子会社、および PRISM 機能のコンテンツ ポートフォリオ全体を正常に移行したことを確認しました。
6. 移行後のサポート。 新たに制限され、移行されたコンテンツをユーザーが SharePoint プラットフォームで確実に見つけられるようにするために、Proventeq は移行後 90 日間のサポートを提供しました。

結果

Microsoft の Office 365 プラットフォームへの既存の投資を活用することで、DLF はライセンス コストを 35% 削減し、IBM システムを廃止することで FileNet P8 を更新およびアップグレードする必要がなくなりました。

パイロット移行と段階的な本番移行プロセスの実装の両方を採用することで、DLF はコストと時間のかかる技術的な問題を回避し、プロジェクト中も移行後も組織全体でコンテンツにアクセスできるようになりました。これに続いて、長期間の導入サポートにより、Proventeq は SharePoint への移行を容易にし、ユーザー中心の情報管理の問題を特定して修正し、SharePoint を導入する際の DLF のすべての当初の目標と長期的な目標が確実に達成されるようにしました。

FileNet P8 では、複雑で細かいパーミッションを包括的に制御することが問題であることが判明しましたが、Microsoft の Azure Information Protection を採用することで、DLF は、外部共有コンテンツの表示、読み取り、および印刷のパーミッションをきめ細かく制御するという主要な目標を達成できます。 SharePoint Online と Proventeq の Migration Accelerator により、DLF は AIP セキュリティをコンテンツに適用できるようになりました。組織は、社内外のユーザー間で大量のコンテンツを管理するというセキュリティ上の課題に対応できます。

ケーススタディの全文を読む