Intelogy は、Devro が SharePoint と Power Automate を使用して財務業務を変革するのを支援します

2020 年 5 月 14 日公開

概要

世界的な存在感を持つ Devro は、さまざまなソーセージやその他の肉製品の生産に使用されるコラーゲン ケーシングの世界有数のサプライヤーの 1 つです。 Devro は 2,000 人を超える従業員を擁し、化学および電気工学から食品技術、食肉科学、環境衛生に至るまでのスキルと知識を持っています。

2018 年後半、Devro は、グローバルに分散した財務機能のいくつかを共有サービス センター モデルに移行するプロセスを開始しました。このプログラムの一部を促進するために、Devro Finance チームの買掛金 (AP) 処理とドキュメント管理の技術的移行をサポートするために、Intelology が選ばれました。

Power Automate を広範囲に使用して、さまざまな種類の財務コンテンツをレビューおよび承認プロセスにルーティングすることで、Interology が提供する SharePoint ソリューションは、世界中の光学式文字認識 (OCR) 対応スキャナーを統合し、手動分類を最小限に抑えます。新しいソリューションは、チームの運営方法を根本的に変え、一貫性と信頼性が高く、一元化された AP 処理とアーカイブを可能にしました。

チャレンジ

英国、米国、オランダ、中国、チェコ共和国、オーストラリアなどの場所に製造拠点があり、金融業務は世界中に分散され、それぞれの地域のハブでプロセスが運用されていました。 2018 年、Devro は、共有サービスの確立を含む金融業務の新しいターゲット オペレーティング モデルに移行するという戦略的決定を下しました。

財務書類は電子形式と紙ベースの両方の形式でローカルに受信されるため、国内で引き続き財務ドキュメントを受信する方法を見つけながら、すべての財務関連ドキュメントの保管と管理をグローバルに利用できる中央リポジトリに統合することが不可欠でした。さらに、請求書や貸方票などの特定の財務書類は、ルーティング、承認、および処理にかなりの手作業が必要であり、典型的なプロセスのスループットと効率の問題を引き起こしました。

コンプライアンスのニーズに対応するための長期的な電子ストレージへのコミットメントにより、重要な優先事項は、既存の財務システムと統合する適切なファイリングおよび検索ソリューションを定義することでした。

さらに、Devro IT は、Microsoft 365、特に SharePoint の使用をさらに拡張することを優先して、必要に応じてクラウドベースのソリューション アーキテクチャを採用するために、実装されたソリューションがデジタル トランスフォーメーション戦略と一致していることを確認することに熱心でした。

ストラテジー

このプロジェクトの最優先事項は、世界中の Devro サイトが信頼性とパフォーマンスに優れた方法で SharePoint にアクセスできることを検証することでした。また、接続を改善して保証するために既存のネットワーク インフラストラクチャに必要な変更を特定し、対処しました。 Intelogy は、Devro IT と緊密に協力して、Microsoft が推奨するプラクティスに従って一連のネットワーク パフォーマンス テストを実行し、リモートの Devro 施設から Microsoft グローバル ネットワークへのネットワーク接続を分析および検証し、特定のテストを SharePoint および OneDrive ワークロードで実行しました。

もう 1 つの重要な要件は、ローカルで受け取った紙ベースのドキュメントのデジタル化と SharePoint への転送を容易にする適切なソリューションを決定することでした。 Intelogy は、利用可能な商用オプションのレビューを実施し、ドキュメントを OCR でバッチスキャンし、事前定義された SharePoint ドキュメント ライブラリにアップロードし、受信時にドキュメントを自動的にタグ付けできるようにする富士通ベースのソリューションを推奨しました。このプロセスは、電子メールで受信した電子ドキュメントのアップロードを容易にする Harmon.ie が提供するソリューションと連携して設計されており、それ以上の活動が行われる前に、すべての財務ドキュメントが SharePoint にルーティングされるようにしました。

SharePoint 内で受信されると、Power Automate を使用してプロセスが設計および実装され、財務チームのメンバーがドキュメントに追加のメタデータをタグ付けし、Devro 全体のスタッフによる承認のために請求書を安全にルーティングし、その後 AP データを既存の財務システムに処理できるようになりました。

最終的に、すべての財務文書は、高度に構造化され、安全で、管理された方法で保持され、必要なときに簡単に取得できるようにする必要があります。そのため、Interology は、SharePoint の堅牢なドキュメント ストレージ、検索インデックス作成、およびフィルタリング機能を活用して、長期的な成長を念頭に置いて設計された包括的な情報アーキテクチャを実装しました。

SharePoint を財務部門のドキュメント管理ソリューションの中心に据えることで、情報を安全に保持し、オンデマンドで利用できるようにしながら、プロセスの改善を推進することができました。

Andrew Woodman (Devro、IT 責任者)

結果

困難な時間枠に直面して、Interology と Devro プロジェクトの利害関係者は、緊密な協力を通じてソリューションを設計、開発、実装しました。その結果、Devro は、財務業務を Microsoft 365 によるエンドツーエンドのデジタル プロセスによってサポートされる共有サービス センター モデルに移行するという戦略的目標を達成することができました。