地方自治体は、SharePoint に基づくインテリジェントなイントラネットを使用して、パンデミックの間も人々の働きを維持しています

バンクーバー島の南端に位置するビクトリアは、ブリティッシュ コロンビア州の州都であり、カナダの太平洋沿岸の宝石です。毎年何百万人もの人々が、海の景色、歴史的建造物、温暖な気候が見事に調和したこの街を訪れます。市の住民 94,000 人にサービスを提供するビクトリア市の市政府は、IT の専門家や消防士から通信の専門家や都市の森林管理者まで、1,000 人の従業員で構成されています。

従業員間で情報を共有するために、市政府は 2014 年に WordPress で構築されたイントラネットを展開しました。サイトが公開されたときから、ビクトリア市の IT グループは、

その場しのぎの措置のみ: Microsoft SharePoint 上に構築されたサイトが目標でした。静的な WordPress サイトとは異なり、グループは次のようなイントラネットを望んでいました。

• 従業員とのエンゲージメントを促進します。
• 市のイントラネット管理者が通知とリマインダーを送信できるようにします。
• 市職員が見るコンテンツに対するアクセス制御を提供します。
• 市の資料保管庫としての役割を果たします。

「WordPress は時間のギャップを埋めてくれましたが、将来的にはより強力なものになることは分かっていました」と、ビクトリア市の CIO である Mike Palmer 氏は言います。その未来は、2017 年に開始された政府のモダン ワークプレース イニシアチブでした。ビクトリア市のイントラネットは、記念碑的な変化を迎えようとしていました。

SharePoint に基づく動的なイントラネットの構築

Palmer は、ビクトリアに本拠を置くコンサルタント会社 Regroove Solutions と協力して、モダン ワークプレースの展開を支援しました。チームは SharePoint へのイントラネット移行の計画を開始しましたが、その時点では既存のコンテンツを最新のページにプログラムで移行する方法がありませんでした。その後、市の優先事項の変化により、イントラネットでのさらなる開発が停止しました。プロジェクトが再開されたとき、すべてが変わっていました。 Regroove のデザイナー兼開発者である Matt Longpre 氏は次のように述べています。 「プロジェクトが再開されたとき、アプリケーション プログラミング インターフェイス (API) を使用して、コンテンツを最新のページに組み込むことができました。その休憩は私たちに非常に役立ちました。

ビクトリア市のイントラネットは、次の 5 つのハブ サイトで構成されています。

• シティハブ。 イントラネットのランディング ページ
• リソースセンター。 政府のフォームを含む、以前のイントラネットのコンテンツの大部分
• 最新ニュース。 サイト管理者が編集した市政ニュース
• 社会センター。 すべての従業員が投稿でき、管理者がシティ ハブにシンジケートできるニュースと情報
• 称賛。 社員なら誰でも成果や同僚の成果を投稿できるハブ

Regroove がビクトリア市のインテリジェント イントラネットを開発していた当時、Microsoft はまだメガメニューを導入していませんでした。 Regroove は代わりに、アプリケーション カスタマイザーの SharePoint Framework 拡張機能を使用して、グローバル ナビゲーション バーを作成しました。バーは、サイト管理者がドロップダウン メニューの項目を管理するために編集できる SharePoint リストで構成されています。カスタマイザーのコードは、SharePoint API を使用してリストを取り込みます。 Longpre 氏は次のように述べています。「ユーザーがどこにいても、SharePoint ページを開くたびに、ビクトリア市の色とテーマを備えたテナント全体のグローバル ナビゲーション バーが表示されます。」

SharePoint の使いやすさがイントラネットのチャンピオンを生み出す

フレームワークが確立されると、新しいインテリジェント イントラネットの所有権は継続的改善アドバイザーの Heather Follis に渡されました。 Follis には IT のバックグラウンドやコーディングのスキルはありませんでしたが (彼女はコミュニケーション担当者でした)、Palmer と Regroove の人々のサポートにより、すぐにイントラネットを運営するだけでなく、新しいページをデザインして公開するために必要なスキルを身につけました。 . Regroove Solutions のチーフ トラブルメーカーである Sean Wallbridge 氏は、次のように述べています。

フォリス氏によると、現在のビクトリア市のイントラネットの外観と構成は、試行錯誤の結果であるとのことです。彼女は Web パーツを試し、コンテンツ ブロックを配置し、それらが気に入ったかどうかを判断してから、より魅力的になるように並べ替えました。 Follis は、SharePoint を市のドキュメント リポジトリとして使用した経験があり、それが役立っていましたが、サイト アーキテクチャを簡単に再設計して新しい Web パーツを作成できるため、イントラネットを新たなスタートを切ることができました。 Longpre 氏は次のように述べています。コンテンツ レイアウトの管理がいかに簡単であるかを Heather に示したとき、彼女はそれがどのように機能するかを知って本当に喜んでいました。」フォリスは彼女の経験を次のように説明しています。

「3 月に明らかになったのは、従業員の大部分が、ほとんど予告なしに突然在宅勤務になったことです。サイトの新しいセクションを作成してホームページを再構想するためにサードパーティの請負業者に頼る必要はありませんでしたが、それは私が一日で行うことができたことでした.ビジネス継続性と在宅勤務に必要な情報に特化したイントラネットのダイナミックで進化するセクションを人々が選択できるように、ホーム ページに非常に目立つアイコンを作成しました。」

SharePoint に基づくインテリジェントなイントラネットにコンテンツを公開するこの容易さは、Longpre にも反映されています。 「最新のページの編集体験は、人々にとって本当に目を見張るものだったと思います」と彼は言います。 「古いイントラネットでは、最終的に公開するまで、エディターでコンテンツを作成し、プレビューし、戻って変更を加える必要がありました。 SharePoint では、コンテンツをインラインで編集し、変更をコミットすると、外部リンク、ドキュメント ライブラリ、ビデオ、リスト Web パーツを含む内容が表示されます。」彼は次のように付け加えています。小さい画面に対応するために列を折りたたむことはヒットでした。」

ダイナミズムと単一のドキュメント ライブラリ: 2 つの大きな成果

SharePoint がビクトリア市のイントラネットに加えるダイナミズムは非常に大きなメリットであり、まさにフォリスが求めていたものです。イントラネットへの関与の欠如は常に問題でした。 「今では、SharePoint によって、以前は欠けていたダイナミズムが得られます。画像ギャラリー、Twitter フィードを追加できます。ページ上の単なる言葉ではありません。」

さらに、インテリジェントなイントラネットにより、Follis とイントラネットの編集者は次のことができるようになります。

• 従業員が組織内で起こっていることに関するニュース、フォーム、および情報を得るためにイントラネットに戻ってくるようにします。
• 通知とリマインダーを送信します。
• フォームとコンテンツに対するアクセス制御を確実にします。
• シングル サインオンを使用してコンテンツのターゲティングを支援し、コンテンツを表示する必要がある人は表示し、表示しない人は表示しないようにします。
• 市のドキュメント ライブラリの形で信頼できる唯一の情報源を提供します。SharePoint ライブラリ内のドキュメントとフォームに加えられた変更は、バージョン管理によって組織全体に伝達されます。

ドキュメント ライブラリをイントラネットと同期できるこの機能は、もう 1 つの利点でした。 「以前のイントラネットでは、PDF やその他すべての種類のドキュメントを含むドキュメント ライブラリ Web パーツをページに埋め込むことはできませんでした」と Longpre 氏は言います。 Palmer と彼のチームは、組織のネットワーク ドライブやその他のデータ ソースからすべてを SharePoint に移行する作業を続けていますが、COVID-19 により、その作業を完了する必要性が加速しています。ビクトリア市の従業員は在宅勤務を受け入れていますが、これにより移行が少し簡単になりました.

チームと SharePoint が在宅勤務の成功の鍵

モダン ワークプレース イニシアチブにより、データ センター サーバーからクラウドへのワークロードの移行が促進されました。このサービスとしてのソフトウェアへの移行は、イニシアチブの大部分を占める市政府のドキュメント ライブラリにとって特に有益です。ドキュメントのすべてのインスタンスを追跡し、バージョンを確認し、場合によっては複数回同じ変更を加える必要はありません。ドキュメントの所有者は中央の場所でファイルを編集し、SharePoint がバージョン管理を行います。 「ドキュメント ライブラリの適切な場所にコンテンツを追加すると、ドキュメント ライブラリ Web パーツを含むすべてのページに自動的に表示されます。これは大きな勝利です」と Wallbridge 氏は言います。

同様に重要なのは Teams です。チームは、COVID-19 がビクトリア市の従業員の働き方を再構築する前から、パーマーのイニシアチブの中心でした。ウォールブリッジは輝かしい例を挙げています。 IT グループとの Regroove の最初のプロジェクトの 1 つは、ビクトリア州の緊急オペレーション センター (EOC) の作成でした。 「チームでテンプレートとカスタマイズを作成したので、市全体で緊急事態が発生したときはいつでも、10 分で EOC チームを立ち上げて対応できます」と Wallbridge 氏は言います。この経験は、コロナウイルスのパンデミックが発生したときに非常に貴重であることが証明されました。パーマーは次のように付け加えます。

「ビクトリア市のエンゲージメント部門は、SharePoint を使用して、危機の間バックグラウンドでドキュメントを保存および追跡しています。 IT グループは、Teams のテンプレートを使用して、数分で EOC を立ち上げます。 EOC が稼働したら、Teams を使用して市の対応を管理し、緊急サービス、市全体のコア サービス、州政府機関、ボランティア組織間のコミュニケーションを調整します。」

Microsoft 365 は、現代の労働力の進化を支援します

パーマーとフォリスにとって、現代の職場を受け入れることは、可能性に終わりがないことを意味します。 「私にとっては、SharePoint が私たちに与える可能性が大好きです。コンテンツを所有できる可能性、ページの外観を変更するたびにベンダーに戻る必要がない可能性です。機能やツールに関して、ハブに統合できるものに関しては、氷山の一角に過ぎません。」

地方自治体は、住民のニーズを満たし、州および国レベルでの変化に対応できる適応力を備えていなければなりません。クラウドベースのソリューションである Microsoft 365 も常に変化しており、Microsoft は常に新しい機能とツールをリリースしています。 Palmer 氏は次のように述べています。「SharePoint のような更新し続ける必要のないインテリジェントなプラットフォームに移行することは、常に最新であり、Microsoft が常に機能を追加しているため、素晴らしいことです。」 Wallbridge 氏は Palmer 氏の言葉に同調しています。 SharePoint を使用すると、時間の経過とともに継続的な改善が得られます。」

インテリジェントなイントラネットは始まりに過ぎません

チームと SharePoint ベースのイントラネットは、コロナウイルスのパンデミックの間、ビクトリア市が機能し続けるために不可欠です。 「COVID-19 により在宅勤務が促進されたため、Teams の使用は 400% 以上増加しました」と Palmer 氏は言います。イントラネットは COVID-19 在宅勤務に関する情報とリソースの中心的な情報源であり、従業員の導入率はサイトの重要性を反映しています。 「これまでにない分析が行われています」と Palmer 氏は言います。

Follis の同僚は、SharePoint が提供するコンテンツ発行の容易さを受け入れています。 Follis 氏は次のように述べています。「イントラネットにコンテンツを公開するようにチーム メンバーをトレーニングするとき、最初に彼らに言うことは、『これがいかに簡単であるかに驚かれることでしょう』ということです。」

ビクトリア市の近代的な職場への移行は続いています。 「この戦略的プラットフォームを利用できるようになったので、Power Automate と Microsoft 365 の豊富な機能を通じて、バックエンド システムを完全に統合できます。私は物事をシンプルに保つのが好きなので、サードパーティのポイント ソリューションを排除し、当社のコア プラットフォームを強化できるとすぐに、それは大きな勝利です」と Palmer 氏は言います。