お客様
ブランプトン市
概要
カナダで 9 番目に大きな都市であるブランプトン市 (オンタリオ州) のコンテンツおよび記録管理ソリューションは、コンプライアンスとガバナンスの増大する要件を満たしていませんでした。その影響は、旧式のソリューションを可能な限り最適化しようとする市の従業員によって感じられました。
市がデジタル トランスフォーメーションを進めなければならないことが明らかになりました。これは今日では一般的なシナリオですが、彼らの状況はそうではありませんでした。 1 つは SharePoint 2007 から SharePoint Online へのアップグレード、もう 1 つは電子文書および記録管理システムの実装です。
チャレンジ
デジタル トランスフォーメーションを活性化するために、市はクラウドに移行する必要がありました。さらに、市は、SharePoint 環境上で機能する、より充実したドキュメント管理システムも必要としていました。市の記録管理チームは、管理のために SharePoint 2007 インスタンスを利用していましたが、最終的には文書を追跡するために物理的な記録に依存していました。情報管理チームも関与し、レコード管理チームと協力して、ガバナンスとコンプライアンスのプロセスを評価しました。彼らの政策にギャップがあることが明らかになりました。そんな中、市では人事異動が相次ぎ、管理職が次々と出入りしていた。
ストラテジー
既存のファイルを SharePoint Online に移行し、補完的な記録管理ソリューションを実装するために、市は Gimmal と連携することを選択しました。記録管理とガバナンスのソリューションを備えた Gimmal は、市の情報管理ニーズに最適な選択でした。包括的な記録管理とコンテンツ ガバナンス ソリューションに対する市のビジョンは、Gimmal のソフトウェア機能と専門知識と密接に連携しています。
Gimmal は、SharePoint 上で動作するソフトウェア ソリューションを使用して、市の記録と情報管理のニーズを満たすことができました。 City が SharePoint Online に移行したとき、Gimmal はその上で実行するコンテンツ ガバナンス ソフトウェアを実装することができました。 SharePoint アーキテクチャは、ガバナンスおよびレコード管理ソリューションを実装するための優れた場所として機能しました。これらのビジネスに不可欠なソリューションは、BRiMS (Brampton Records and information Management System) と呼ばれる市のパーソナライズされた ECM システムの基盤となりました。ソリューションを導入したことで、市はすべての部門にわたって情報をより詳細に管理できるようになりました。 Gimmal は BRiMS の立ち上げを支援し、市の従業員にトレーニングと知識移転を提供しました。
結果
組織全体の情報管理用に設計および実装された BRIMS により、市はまさにそのニーズに合わせて作成された特定のソリューションを設定しました。移行中、200 万を超えるドキュメントが SharePoint Server から SharePoint Online に正常に移動されました。これには、Azure で実行されている Office 365 に 3,500 人のユーザーを移動することも含まれていました。 SharePoint Online へのアクセシビリティにより、チームはモバイル デバイスで作業できるようになりました。 Gimmal の記録管理とガバナンス ソリューションにより、市の職員は必要なものを簡単に見つけられるようになりました。 Gimmal ソリューションでは、コンテンツ タイプとメタデータがアップロードされた瞬間に割り当てられます。チームのイントラネット サイトも市によって作成されました。Gimmal のソフトウェアによって設定された構造は、サイトを整理して見つけやすくするのに役立ちます。使い慣れた SharePoint インターフェイスと Gimmal との緊密な統合により、従業員の採用率は高くなりました。
市は、これらのプロジェクトを完了して、将来の運用を証明し、組織を通じてイノベーションを可能にすることに着手しました。プロジェクトが完了した後、市はブランプトンの人々に可能な限り最高のサービスを提供する準備が整ったと感じました.
