ベルビュー市は SharePoint と Gimmal で記録管理を最大化

概要

ワシントン州ベルビュー市では、組織全体で制御不能な情報量の増加が発生していました。その結果、コンプライアンス環境は過度のストレスにさらされていました。 IT 部門は、すでに配置されている複数のコンテンツ ソリューションとリポジトリを扱っていました。細分化されたシステムの数により、市の IT コストは管理とインフラストラクチャのメンテナンスにかかるコストが増加し、コンテンツを見つけられないリスクとその潜在的な不適切な管理に対する懸念が高まっていました。

チャレンジ

記録管理要件の増加に伴い、市は情報管理要件を満たすテクノロジー ソリューションを確立するための支援を必要としていました。また、今後 5 ～ 10 年間のスケーラビリティを確保する必要もありました。これらの障害を克服するために、市はすべてのドキュメント、コンテンツ、および記録のガバナンス インフラストラクチャを作成して、変化するニーズに対応し、コンプライアンスを確保し、IT の作業負荷を軽減し、増加するコストを削減するための支援を必要としていました。

ストラテジー

市は、Gimmal レコード管理を Gimmal 実装サービスと組み合わせて利用し、SharePoint 基盤を構築して、国防総省 (DoD) 5015.2 に準拠したフル機能のレコード管理ソリューションを作成しました。このソリューションは、SharePoint レコード センター全体に保存されたコンテンツのレコード保持ポリシーを一元的に作成および管理します。また、市は積極的なガバナンスと管理のために、SharePoint の Gimmal Content Governance も実装しました。 Gimmal サービスにより、市は新しいシステムの展開と採用を順調に進めることができました。

Gimmal は、市が SharePoint をコラボレーションおよび準拠記録管理のソリューション標準として使用できるよう支援することに重点を置いていました。 Gimmal Records Management は、組織の最も重要で価値のある情報を安全に管理するために使用される製品でした。 Gimmal は、既存の Oracle Stellent システムのサポートと保守にかかる高コストを SharePoint でのレコード管理の実装にリダイレクトすることで、市のコスト削減を支援し、コンテンツとレコード管理のニーズにより適したソリューションを提供しました。このソリューションは、市の SharePoint での一元化された記録管理を通じて、アクセスとガバナンスを即座に改善しました。

City は SharePoint を初めて使用したわけではありませんが、コンテンツやコラボレーションのために構造化された方法でアプリケーションを使用したことはありませんでした。したがって、知識の伝達はソリューションの成功にとって重要であることが判明しました。 SharePoint に関する深い専門知識を持つ Microsoft ゴールド認定パートナーとして、Gimmal は、ソリューションを構成するすべての主要な概念、用語、および設計上の考慮事項を市が確実に理解できるようにしました。

結果

「Gimmal は、一元化されたガバナンスと記録管理を通じて、市の組織的リスクを軽減することができました。すべて、ベルビューのレガシー システムの維持費よりも低いコストで済みました」と、ベルビュー市のアシスタント シティ マネージャーである Kyle Stannert 氏は述べています。市は、従業員がレガシー システムから移行し、複数のシステムを使用する煩わしさから解放されることで、全体的な生産性の向上の恩恵を受けています。市内のすべてのデータ ソースがまもなく接続され、統一されたポリシー管理の単一システムが作成されます。 SharePoint ベースの認定記録管理システムは、市の従来のシステムに代わる低コストの代替品として機能します。このシステムにより、市の従業員は、SharePoint 管理コンテンツ タイプと、管理環境で作成および保存されたコンテンツの必須メタデータ フィールドを介して、改善された検索とアクセスを体験することもできます。

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