Bosch は、harmon.ie と SharePoint を使用して電子メールとドキュメントを管理しています

概要

ボッシュ グループは、テクノロジーとサービスのグローバル サプライヤーです。世界中で約 40 万人の従業員を雇用しており、2019 年の売上高は 777 億ユーロです。その事業は、モビリティ ソリューション、産業技術、消費財、エネルギーおよび建築技術の 4 つの事業部門に分かれています。ボッシュ グループは、60 か国の約 440 の子会社および地域企業で構成されています。販売およびサービス パートナーを含め、ボッシュのグローバルな製造、エンジニアリング、および販売ネットワークは、世界のほぼすべての国をカバーしています。

チャレンジ

すべての組織と同様に、ボッシュはグローバル ビジネスを遂行するために電子メールに大きく依存しています。実際、毎日 900 万から 1000 万のビジネス メールが会社全体でやり取りされています。また、多くの企業と同様に、ボッシュでもビジネス記録やその他の重要な情報がメールで頻繁にやり取りされています。営業、購買、経理、エンジニアリング、品質保証、人事などの企業活動に関連する電子メールは、重要な電子メールの使用例のほんの一例です。ビジネスに不可欠な電子メールに多くの負荷がかかっているため、Exchange や Outlook の個人用メールボックスは、そのような情報を保存するのに適したリポジトリではありません。ボッシュのシニア プロジェクト リーダーであるアプリケーション開発およびロールアウトの Daniel Stuch は、その理由を次のように説明しています。 「同僚や同僚は、他人の個人用メールボックスにアクセスできません。そのため、e ディスカバリーに関して言えば、従業員が退職した場合、重要なビジネス情報にまったくアクセスできなくなります。」

以前、Bosch は電子メールの記録管理に SAP ポータル ルームを使用していました。その製品のサポートが終了したとき、代替品を探すプロジェクトが立ち上げられました。当初、ボッシュは単にファイル共有をメール ストレージに使用することを検討していましたが、このオプションでは、アクセス制御や、情報へのアクセスと使用に関する透明性の提供など、コア ビジネス コントロールを実現できないことにすぐに気付きました。 「ファイル共有では、完全に機能するドキュメント管理システムはありません。単にストレージがあるだけです。」と Stuch 氏は言います。本格的なドキュメント管理システムが必要であり、オプションを詳細に評価した後、Bosch は SharePoint を選択しました。最初はオンプレミスの SharePoint でした。フル機能のレコード管理ソリューションである SharePoint により、Bosch の従業員はメタデータを使用してコンテンツを正確に分類できるため、ガバナンスとコンプライアンスの要件を満たすことができます。

この SharePoint の選択は、2020 年からインフラストラクチャを Office 365 クラウドに移行するという Bosch の計画と一致し、その過程で会社が SharePoint にスムーズに移行できるようになりました。 Bosch は、多種多様なユーザー コミュニティを広く持つことで、一般的なビジネス ユーザーが SharePoint で重要なビジネス メールを簡単に取得して分類できるようにする追加の製品が必要になることに気付きました。評価のために、harmon.ie を含む多数の製品が選択されました。

ストラテジー

厳格な製品選択プロセスが定義され、そのプロセスに参加するボッシュの主要事業部門が選ばれました。 「概念実証」は、さまざまな製品管理、プロジェクト管理、および購買部門からの 77 人のテスト ユーザーで実行されました。プロセスの最後に、harmon.ie がボッシュの最適な製品として選ばれました。

ボッシュが選択されると、harmon.ie の段階的なロールアウトの実装スケジュールが定義されました。最初の段階は 1,000 ユーザーのプレパイロット、続いて 6,000 ユーザーのパイロット段階、そして最後に 360,000 人のボッシュ ビジネス ユーザー全員へのグローバル展開です。ボッシュでのエンド ユーザーへのトレーニングは、社内のビジネス ソーシャル メディア、会社の Docupedia、および BoschTube 機能を使用したビデオベースのトレーニングを介したセルフサービスを通じて提供されます。

結果

ボッシュは、SharePoint/harmon.ie ソリューションを組み合わせることで、同僚がアクセスする必要のあるビジネス レコードを含む、毎日何百万通ものメールを管理することができます。電子メールは、将来の監査や電子情報開示のためにもすぐに利用できます。重要な電子メールを簡単に見つける機能は、ボッシュの情報ガバナンスおよびコンプライアンス プログラムの重要な要素です。

使いやすくすることで、harmon.ie は SharePoint の採用率を高めました。 「harmon.ie により、SharePoint は人々にとってよりアクセスしやすくなり、採用率が向上し、Share-Point の使用が増加したことで、SharePoint に最初から求めていた利点も達成できました」と Stuch 氏は言います。

SharePoint ソリューションの副次的な利点は、電子メールの添付ファイルとして送信されるドキュメントが減少したことです。これにより、データ量が減少するだけでなく、ドキュメントのバージョン管理の混乱も防止されます。 「バージョン 1、バージョン 2、バージョン最終、最終 - 最終など、添付ファイルによって送信されるデータは少なくなります。現在、人々はリンクを送信しており、常に最新バージョンを持っています。」

また、harmon.ie には経済的価値があることも証明されています。メールをドロップします。」

Harmon.ie の導入は簡単だと Stuch 氏は言います。 「ビデオ スクリーンショットを使用したインタラクティブなトレーニングを含む、Web ベースのトレーニングがあります。しかし、それも通常は必要ありません。私たちがharmon.ieを人々に広め、それを使用するように指示すると、彼らはそれが非常に直感的であることに気づきます。人々はharmon.ieの使い方を学ぶ必要はありません。ただ使っているだけです。詳細について質問がある場合は、適切なチャネルで情報を見つけるか、サポート チーム、コミュニティ、またはヘルプ デスクに連絡することができます。」