AFS は、SharePoint と Crow Canyon の NITRO ワークフロー ソリューションのオンボーディングに秩序をもたらします

2019年7月15日公開

概要

AFS は、グローバルなボランティア パートナーシップを通じて、個人、家族、学校、コミュニティに国際的および異文化間の学習体験を提供することにより、世界をより公正で平和な場所にするよう努めています。

グローバルな非営利団体である AFS は、50 か国以上で活動し、世界中の学生に文化交流の機会を提供しています。これは、献身的な AFS 従業員ともちろんボランティア (米国で 4,400 人以上、世界中で 50,000 人以上) によって可能になっています。これにより、非常に多忙でアクティブなオンボーディング/オフボーディング プロセスが発生します。 AFS の SharePoint 管理者兼 IT プロジェクト マネージャーである Joe Collins は、SharePoint でこのプロセスを合理化するソリューションを必要としていました。

Crow Canyon の SharePoint 向けオンボーディング アプリケーションは、従業員のオンボーディングを自動化、合理化、保護し、タスクがやり残されないようにするために必要なソリューションを AFS に提供しました。

チャレンジ

AFS では、Excel スプレッドシートと Outlook タスクを使用してオンボーディングを管理するための労働集約的で手作業のプロセスがあり、新入社員や退職する従業員を効率的に追跡することが困難でした。システムには問題が山積していました。タスクの欠落、応答の遅延、セキュリティの問題などです。これにより、オンボーディングが遅く、困難になりました。

この組織は、より優れたオンボーディング ソリューションを見つけることを任されていました。彼らはこれを #1 の優先事項とし、効率的なシステムがいかに重要であるかを知っていました。彼らはまた、非営利団体として、すべての費用を有効に活用し、改善されたプロセスを通じて管理コストを低く抑えることが不可欠であることにも気付きました。彼らは、タスクを管理し、簡単なワークフローを作成し、遵守と説明責任を向上させるためにリスクを軽減するソリューションを探していました。

AFS は、SharePoint および Office 365 と統合された Crow Canyon Software のオンボーディング アプリケーションが彼らのニーズに完全に適合し、この問題に対する強力で低コストのソリューションを提供することを発見しました。

ストラテジー

Crow Canyon アプリケーションの高度な構成可能性により、AFS は特定のニーズを満たすようにワークフローとプロセスを変更することができました。

Crow Canyon と協力して、AFS は Crow Canyon の NITRO Studio ソリューションを実装しました。これにより、フォーム、ワークフロー、レポート、ポータル、その他多くの拡張機能が SharePoint と Office 365 に追加されました。AFS が実装したソリューションは、SharePoint サイトとリストから始まります。 SharePoint に加えて、Crown Canyon の NITRO Studio フォーム、ワークフロー、およびその他の機能により、組織は SharePoint 内で作業して、必要な独自のオンボーディング ソリューションを取得できます。

NITRO ワークフロー エンジンを使用して簡単に構成できるワークフローとアクションを伴う、NITRO の堅牢で柔軟な高度にインタラクティブなフォームを使用することで、Crow Canyon は AFS に従業員の採用をより簡単に管理する方法を提供しました (最初の照会、評価、分析、および従業員の退社（権利の削除、機器の収集、評価の作成など）と同様に、人を乗船させることに関連するタスク）。

これはすべて SharePoint で行われ、サイトとリストの構造を NITRO が提供する拡張機能 (フォーム、ワークフロー、アクション、レポート、書式設定、ポータル、KB など) と組み合わせて使用しました。これらの NITRO 機能は、SharePoint 内で真に効果的なオンボーディングおよびオフボーディング アプリケーションを実行するために必要な機能を追加します。

「Crow Canyon の Onboarding Business Application を展開し、提供された卓越したトレーニングとサポートを組み合わせることで、オンボーディング/オフボーディング プロセスのすべてのニーズを満たす高度なワークフロー ソリューションを SharePoint プラットフォーム内に作成しました。これにより、時間とリソースが節約され、手動プロセスの大部分を占めていたエラーやフラストレーションの可能性がなくなりました。新しい従業員を簡単かつ効率的に採用し、オフボーディング プロセス中に機密データを保護しながら、スムーズかつ迅速に稼働させることができるようになりました。」

Joe Collins (IT プロジェクト マネージャー、SharePoint 管理者、AFS-USA)

結果

AFS は現在、オンボーディングとオフボーディングの活発な要求を処理するために 100 を超えるワークフローを実行しています。実際、Joe は SharePoint でワークフローを構築するのは初めてで、Crow Canyon から受けたトレーニングとサポートが非常に貴重であることに気付きました。彼は現在、AFS の運営を支援する多くの従業員を採用または解放する人事部の絶え間なく変化する要求に対応するために、独自にワークフローを構築しています。