Cliente
Yorktown Systems Group
Sistemi Summit 7
Summit 7 Systems (S7) è un Microsoft Gold Partner e un'azienda focalizzata sul cloud che supporta quasi 100 appaltatori federali. S7 aiuta gli appaltatori a generare il ROI massimo dal loro investimento Microsoft e a proteggere i propri dati e quelli del governo.
Scopri di piùRiepilogo
Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) è una società di servizi professionali con oltre 750 dipendenti che fornisce formazione e istruzione, apprendimento linguistico e culturale, modelli e simulazioni, analisi gestionali, servizi amministrativi e logistica integrata per aiutare le organizzazioni federali e civili. Con sede a Huntsville, AL, la maggior parte del personale di Yorktown si trova in loco con i clienti, il che ha rappresentato una sfida per promuovere la collaborazione tra individui e team all'interno dell'organizzazione. Yorktown desiderava utilizzare la piattaforma Office 365 per fornire una migliore comunicazione e collaborazione tra team.
Sfida
Yorktown ha eseguito la maggior parte della gestione dei documenti e delle operazioni all'interno di un ambiente locale di SharePoint 2010. Questo sistema informativo non era limitato solo dalle capacità impostate, ma il modello on-premise ha anche complicato la nuova strategia di sicurezza e conformità di Yorktown. Dopo anni di dipartimenti disparati che hanno creato silos di informazioni con vari gradi di governance, la struttura delle autorizzazioni dell'organizzazione era ampiamente incoerente e difficile da gestire. La struttura dei contenuti di Yorktown mancava delle migliori pratiche dell'architettura moderna e i dipendenti hanno costantemente segnalato difficoltà a trovare documenti o informazioni critiche in modo tempestivo. Infine, alcuni dei contenuti di Yorktown risiedevano in una server farm ospitata da terze parti e i team IT interni non avevano accesso per l'amministrazione del back-end.
Strategia
Summit 7 Systems ha lavorato in collaborazione con Yorktown per analizzare e documentare l'ambiente SharePoint 2010 dell'organizzazione per capire come gli utenti stavano utilizzando la piattaforma per lavorare tra i team. Summit 7 ha quindi collaborato con le parti interessate ei leader di Yorktown di ogni team all'interno dell'organizzazione per capire come strutturavano i propri contenuti all'interno di SharePoint 2010 e come questa struttura migliorava o inibiva i processi aziendali esistenti. Inoltre, il Summit 7 ha fornito un'analisi dettagliata dell'architettura di sicurezza esistente per i contenuti all'interno dell'ambiente.
Utilizzando questi dati, Summit 7 è stato in grado di creare un progetto di architettura delle informazioni e della sicurezza che tenesse conto di tutti i contenuti all'interno dell'ambiente SharePoint 2010 di Yorktown. Utilizzando l'esperienza moderna con SharePoint Online, la progettazione dell'architettura dell'informazione ha fornito aree per i team aziendali per pubblicare contenuti rilevanti come annunci di notizie, politiche, procedure, informazioni di viaggio e moduli di sicurezza per il pubblico più ampio di Yorktown utilizzando i siti di comunicazione. I siti del team sono stati utilizzati per fornire ai team interni la capacità di collaborare in modo rapido ed efficace e condividere contenuti rilevanti per il proprio team. I siti hub hanno unito la progettazione generale fornendo una struttura gerarchica al contenuto e l'uso delle classificazioni dei siti ha consentito una semplice interpretazione da parte degli utenti finali del tipo di contenuto archiviato all'interno dei siti e dei gruppi. Il Summit 7 ha implementato la progettazione di Yorktown e le strutture iniziali del sito per ciascun sito all'interno dell'ambiente utilizzando i progetti del sito.
Con una solida architettura delle informazioni progettata e installata, Summit 7 ha lavorato a stretto contatto con l'IT di Yorktown per eseguire migrazioni di contenuti a ondate per consentire al team IT di facilitare gli utenti nell'interfaccia moderna, capire dove si trovavano i loro contenuti e come è possibile accedervi. Quando un team o un gruppo di Yorktown ha migrato il proprio contenuto da SharePoint 2010 a SharePoint Online, Summit 7 lo convaliderà con loro e l'IT di Yorktown lavorerà direttamente con gli utenti finali per abituarli al loro nuovo modo di lavorare.
Per Yorktown, questo approccio ha avuto un grande successo e ha garantito l'adozione da parte degli utenti in tutta l'organizzazione. Summit 7 ha lavorato a stretto contatto con Yorktown per garantire che gli amministratori IT avessero una conoscenza approfondita della piattaforma Office 365 e delle sue funzionalità complete. Il Summit 7 ha fornito tutoraggio a Yorktown IT che ha permesso loro di lavorare a stretto contatto con gli utenti dell'intera organizzazione per superare le sfide e promuovere ulteriormente l'uso della piattaforma. Alla fine, lavorando a stretto contatto con Summit 7, il team IT è diventato parte integrante del successo complessivo della piattaforma all'interno del Yorktown Systems Group.
Il passaggio a Office 365 è stato un importante miglioramento della nostra collaborazione aziendale; tuttavia, è stato quando abbiamo modernizzato la nostra struttura dei dati che abbiamo davvero sfruttato la nostra mossa verso il cloud.
(Direttore IT, Yorktown Systems Group, Inc)
Risultati
Con il supporto del Summit 7, Yorktown ha creato una piattaforma facilmente accessibile per migliorare la collaborazione del team e l'interazione del personale. I dati dell'organizzazione sono diventati più accessibili per gli utenti tramite la ricerca di SharePoint e l'uso di Microsoft Graph. Identificando e consolidando gli utenti nei gruppi di Office 365 in base alla struttura aziendale e ai team interni, gli amministratori IT di Yorktown hanno risparmiato tempo riducendo la gestione della sicurezza degli utenti. Tutto ciò ha consentito al personale di Yorktown di gestire la propria attività in modo più efficiente e senza interruzioni, fornendo al contempo ai dirigenti di Yorktown la certezza che i dati aziendali sono al sicuro.
