Yarra Valley Water abilita la propria forza lavoro mobile con PowerApps e SharePoint Online

Riepilogo

Yarra Valley Water è la più grande delle tre società idriche di Melbourne, con sede nell'est di Melbourne. Gestiscono oltre $4 miliardi di infrastrutture e risorse e danno lavoro a quasi 600 persone. Ogni giorno, più di 1,9 milioni di persone e 50.000 aziende si affidano ai loro servizi idrici e sanitari.

La grande forza lavoro mobile di Yarra Valley Water aveva bisogno di una soluzione di sicurezza mobile che il personale potesse utilizzare sul campo per condurre audit di sicurezza tempestivi, affidabili e accurati e rapporti sugli incidenti. Avevano anche bisogno di accedere a informazioni e avvisi sulla sicurezza aggiornati per prendere decisioni rapide sul lavoro.

Engage Squared ha utilizzato PowerApps per creare e implementare un'app pilota in due settimane. Il successo del progetto pilota ha portato alla creazione di una soluzione completa, ora caratterizzata dall'automazione quotidiana delle attività di sicurezza e dalla gestione e archiviazione dei report, il tutto basato su SharePoint Online, Microsoft Flow e PowerApps.

Sfida

La forza lavoro mobile di Yarra Valley Water non disponeva degli strumenti moderni necessari per completare importanti attività di sicurezza in loco: faceva affidamento su moduli cartacei e inviando e-mail o chiamando la sede centrale. Raccoglitori di carta pieni di importanti procedure di sicurezza tenevano il personale informato sul modo corretto di completare un'attività di sicurezza, ma il tempo necessario per distribuire e aggiornare la documentazione rendeva difficile mantenere la conformità alla sicurezza.

Sebbene Microsoft 365 fosse già utilizzato per la collaborazione in team con strumenti come SharePoint Online e Skype for Business, le applicazioni aziendali esistenti sono rimaste in ambienti locali come SharePoint 2013. I moduli di InfoPath sono stati utilizzati per completare i report in ufficio e archiviati negli elenchi di SharePoint 2013. , tuttavia l'intervallo di tempo tra l'incidente e il completamento del rapporto del modulo InfoPath potrebbe essere piuttosto lungo.

Gli strumenti e i processi esistenti hanno portato a errori umani, doppia gestione dei dati e perdita di tempo. Le valutazioni della fatica compilate su carta hanno comportato una scarsa esperienza per i membri del personale, oltre a segnalazioni incoerenti di incidenti e pericoli sul campo. È stata anche una sfida comunicare rapidamente importanti avvisi di sicurezza alla propria forza lavoro, poiché le e-mail potevano essere perse nelle caselle di posta del personale.

Queste sfide hanno creato un'opportunità per Yarra Valley Water di rivedere e semplificare i processi di sicurezza esistenti. Sapevano di aver bisogno di una piattaforma per consentire un rapido sviluppo e distribuzione mobile alla propria forza lavoro, non solo per scenari di sicurezza, ma per altri casi aziendali. Quello che non sapevano è quale piattaforma l'avrebbe supportata al meglio. Prima di contattare Engage Squared, Yarra Valley Water aveva trascorso un anno e mezzo a cercare soluzioni, ma doveva ancora definire un piano in avanti.

 

Strategia

Yarra Valley Water ha cercato di raggiungere due obiettivi principali:

• Determina quale piattaforma consentirebbe loro di sviluppare rapidamente soluzioni mobili che potrebbero facilmente distribuire alla propria forza lavoro.
• Crea un'app per la sicurezza mobile che offrisse un'esperienza di qualità all'utente finale, mantenga la forza lavoro informata quotidianamente e fornisca report nel tempo

Engage Squared ha collaborato con Yarra Valley Water per condurre seminari in cui il personale ha presentato le funzionalità di PowerApps, dalla progettazione dell'interfaccia utente, lettura e scrittura alle posizioni di archiviazione dei dati, alla gestione del ciclo di vita delle applicazioni. Sono state scelte tre attività di sicurezza da integrare in un'app pilota: controlli di sicurezza pre-lavoro, accesso alla documentazione delle procedure di sicurezza e accesso a importanti avvisi di sicurezza.

In due settimane l'app è stata creata, testata e distribuita a un gruppo pilota. Il feedback positivo del gruppo pilota ha dato a Yarra Valley Water la certezza che PowerApps fosse la piattaforma giusta per le sue esigenze, poiché ha potuto testare e convalidare rapidamente i propri requisiti. È iniziata la creazione della soluzione completa.

PowerApp fornisce avvisi in tempo reale, punteggi di valutazione della fatica automatizzati che si traducono in azioni di follow-up obbligatorie, segnalazione di pericoli e incidenti, una libreria di procedure di lavoro sicure in-app e un audit di sicurezza pre-lavoro con istruzioni dinamiche. Il personale può utilizzare il telefono per scattare foto mentre compila i rapporti senza dover scrivere e-mail separate e cercare allegati, mentre il GPS registra la posizione di eventuali problemi. Ciò significa che l'ufficio principale può vedere istantaneamente le foto e dove sono state scattate, senza bisogno di inviare qualcuno per rivedere i dettagli in un secondo momento.

Microsoft Flow si connette alle attività all'interno di SharePoint. Quando viene creato un nuovo rapporto di sicurezza, pericolo o incidente, Flow controlla un elenco di SharePoint e quindi invia un'e-mail per avvisare il team corretto di agire sull'invio. Se sono state scattate foto, queste vengono automaticamente allegate all'e-mail per garantire che il team possa visualizzare le informazioni il più rapidamente possibile.

Nel frattempo, tutti i dati vengono archiviati negli elenchi di SharePoint Online, consentendo al team di sicurezza di creare report in Excel e Power BI. Gli avvisi di sicurezza in-app sono facilmente creati dal team di sicurezza in un elenco, riducendo il tempo necessario per inviare un messaggio urgente e fornendo un'interfaccia utente coerente nell'app per gli utenti. Ciò significa che il team di sicurezza può essere ovunque durante la creazione e l'analisi dei dati, senza la necessità di utilizzare desktop virtuali per accedere all'ambiente SharePoint 2013 locale

Risultati

Il risultato finale è un'app di sicurezza mobile di produzione che migliora notevolmente i processi di sicurezza e la conformità, nonché una piattaforma strategica per fornire future soluzioni applicative aziendali.

Con la nuova app, le procedure di sicurezza vengono completate più velocemente e in modo più coerente, il sovraccarico di conformità viene drasticamente ridotto, l'organizzazione ha ottenuto una migliore conformità e report sugli indici di sicurezza, dati sulla sicurezza più coerenti e analisi più approfondite sulle procedure di sicurezza.