Il gigante della pubblicità migliora la produttività e la soddisfazione dei dipendenti con la soluzione di collaborazione cloud

Riepilogo

Il gigante della pubblicità globale Wavemaker ha sede a Londra, in Inghilterra, con 138 uffici in 90 paesi. Per aiutare i dipendenti a comunicare e lavorare in modo efficiente su scala globale, l'azienda ha istituito Nuove modalità di lavoro utilizzando Microsoft Office 365. Wavemaker ha riscontrato vantaggi in termini di produttività, sicurezza, mobilità e soddisfazione dei dipendenti. L'azienda ritiene che i dipendenti felici siano più creativi e più produttivi, quindi è stata lieta di vedere quanto siano entusiasti dei nuovi strumenti e processi a loro disposizione.

Nata dalla fusione di due società pubblicitarie di successo, MEC e Mexus, i dipendenti di Wavemaker hanno affrontato una serie di sfide aziendali derivanti dalla fusione di due infrastrutture IT. Alla ricerca di una soluzione che consentisse una migliore collaborazione e condivisione delle conoscenze in tutta l'azienda, Wavemaker si è rivolta al partner di fiducia di Microsoft, AddIn365, per chiedere aiuto.

Sfida

Wavemaker è nata dalla fusione di due società pubblicitarie di successo, MEC e Maxus, e dalla fusione di due infrastrutture IT sono sorte sfide. Molte comunicazioni aziendali avvenivano via e-mail, e questo era inefficiente: i file andavano avanti e indietro come allegati e più versioni potevano essere confuse. Anche l'individuazione e l'accesso ai file potrebbe essere difficile. "Ogni azienda disponeva del proprio sistema di archiviazione file", spiega Lily McCann, Data and Technology Director di Wavemaker. “Quindi, per aprire un file e guardarlo, dovevi prima trovarlo e poi ottenere le autorizzazioni per accedervi. È stato davvero inefficiente”.

Wavemaker ha avuto accesso a Microsoft Office 365 attraverso la sua società madre, Group M, la filiale globale di WPP per la gestione degli investimenti nei media, leader mondiale nei servizi di marketing e pubblicità. Wavemaker ha visto un grande potenziale in Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online e Teams per aiutare a stabilire nuove metodologie di lavoro. "Abbiamo deciso di spostare tutto nel cloud", afferma Kaganovsky. “Ci dà un livello di agilità che non avevamo prima. Se vogliamo trasferire un file da 100 megabyte, lo inseriamo semplicemente in OneDrive: non siamo in giro con le chiavette USB o, peggio ancora, utilizziamo metodi di trasferimento di file gratuiti non protetti su Internet".

L'azienda voleva anche rendere il lavoro più gratificante per i suoi dipendenti, liberandoli da compiti noiosi e dando loro più tempo per concentrarsi sulle cose che li rendono entusiasti di venire al lavoro ogni giorno. "Nel vecchio modo di lavorare, si componeva un documento e poi lo si inviava tramite e-mail a tutte le parti interessate", afferma Kaganovsky. “Quindi tutti apporterebbero modifiche, ne salverebbero una copia locale e la rispedirebbero via email. Quindi dovresti prendere tutte quelle versioni, combinarle e rispedirle di nuovo. È solo una noiosa perdita di tempo. E se ci fosse un modo in cui tutti possono collaborare contemporaneamente su un'unica versione di un documento?"

Strategia

Wavemaker vedeva Office 365 come un insieme ben integrato di strumenti che avrebbero reso più facile per i dipendenti svolgere le loro attività quotidiane. Per fornire ai dipendenti un punto di accesso facile e diretto alla suite Office 365, l'azienda ha distribuito AddIn Work Hub dal partner Microsoft AddIn365. Work Hub offre a ogni dipendente un portale personalizzato per tutte le applicazioni di Office 365, oltre alla piattaforma di comunicazione interna dell'azienda. "Work Hub è come la tua porta di accesso a tutte le varie stanze di Office 365 che abbiamo utilizzato", afferma Anastasia Donchenko, Business Transformation Lead di Wavemaker. "Nessuno ha bisogno di ricordare dove si trova un'applicazione o come arrivarci."

In Wavemaker, è essenziale che tutti i dipendenti abbiano facile accesso ai file di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, che si tratti di contenuti creativi per la campagna pubblicitaria di un cliente o di un file aziendale per operazioni interne. Wavemaker ha scoperto che OneDrive è stata un'ottima soluzione per consentire tale accesso e farlo in modo estremamente sicuro. I dipendenti integrati possono salvare e accedere ai file utilizzando OneDrive da qualsiasi dispositivo, anche quando non sono connessi all'intranet, utilizzando il client di sincronizzazione per il sistema operativo Windows o Macintosh.

Di conseguenza, i dipendenti integrati possono trascorrere più tempo presso i siti dei clienti e continuare ad accedere a tutti i loro contenuti. "C'è stato un giorno in cui mi trovavo presso l'ufficio di un cliente e il nostro CFO mi ha inviato un'e-mail per dirmi che non riusciva a trovare un contratto importante", afferma Caroline Tran, Senior Partner di Wavemaker. “L'avevo salvato usando OneDrive, quindi sono stato in grado di accedere e inoltrarglielo. Ha salvato la giornata e lo ha fatto sembrare bello perché sono stato in grado di portarglielo così rapidamente e facilmente.

Già il 100% dei dipendenti a bordo utilizza OneDrive e Teams, il che significa non inviare più allegati via e-mail o rischiare la produttività a causa di problemi di controllo delle versioni. "Uno degli indicatori chiave di prestazione che sto osservando è il tempo che le persone non dedicano più ad aprire allegati, salvarli, salvarli nuovamente e rispedirli", afferma McCann. “Direi che possono volerci circa 20 minuti al giorno e mi aspetto che migliorerà man mano che tutti si abitueranno ai nuovi strumenti. Posso vedere tutti i dipendenti risparmiare mezza giornata ogni settimana grazie a strumenti di comunicazione più efficienti. Per me è un obiettivo molto raggiungibile".

I team di Wavemaker utilizzano anche i siti di comunicazione di SharePoint per pubblicare contenuti che i team aziendali possono utilizzare come materiale di riferimento nel loro lavoro. Hanno anche creato un sito di comunicazione sicuro in cui possono fornire ai clienti aggiornamenti costanti sui progetti, invece di farli aspettare un'e-mail di riepilogo alla fine della settimana. Possono anche utilizzare i siti per controllare la distribuzione e la sicurezza delle informazioni sul progetto.

"I singoli team possono anche utilizzare Teams per condividere con il cliente il lavoro che non sono ancora pronti per condividere con l'intero reparto", afferma McCann. I siti ci consentono di vedere se un file è stato aperto o meno e ci danno molta più proprietà e controllo in termini di ciò che condividiamo".

Risultati

Wavemaker ha iniziato la transizione a Office 365 nel novembre 2017 con un AddIn Work Hub e un progetto pilota di metodologia di onboarding AddIn365 in un mercato del Regno Unito con tre team pubblicitari. Dopo un'implementazione di successo, le strategie e il software sono stati implementati in altri otto mercati dell'azienda che rappresentano l'80% dei ricavi dell'azienda. Wavemaker ha ora assunto il 50% dei suoi dipendenti totali, ovvero più di 3.500 persone in soli sei mesi, e prevede di completare l'implementazione entro la fine del 2018.

Grazie alle efficienze ottenute con Office 365, i dipendenti Wavemaker integrati hanno maggiore flessibilità e una migliore esperienza di lavoro. "Vogliamo che il nostro personale abbia un buon equilibrio tra lavoro e vita privata", afferma Kaganovsky. “Questo progetto ci offre la flessibilità e Office 365 consente la mobilità, in modo che possano trovare quell'equilibrio. Le persone ora possono lavorare da casa, in un bar, in una galleria d'arte o ovunque vogliano essere. Non potevano farlo prima e questo li aiuta a essere più creativi".

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