Il servizio sanitario domiciliare crea un flusso di lavoro più sano per migliorare l'assistenza ai pazienti

Riepilogo

Il Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) serve la sua comunità di New York con un'assistenza medica domiciliare compassionevole. I membri del personale si prendono cura di molti pazienti sul campo e l'organizzazione no profit aveva bisogno di un modo digitale per tenere traccia dei processi, comunicare tra gli operatori sanitari e migliorare la mobilità del personale. VNSHS ha adottato Microsoft Flow e Office 365 per automatizzare i propri flussi di lavoro e standardizzare il modo in cui il personale Firstline riceve le notifiche. Liberati da scartoffie e viaggi extra, gli infermieri possono ora trascorrere più tempo con i pazienti e garantire cure coerenti e di alta qualità.

Sfida

Identificare le sfide di un'assistenza medica domiciliare coerente

Gli ospedali non sono l'unico luogo in cui i pazienti hanno bisogno di cure mediche o dove i medici dedicano lunghe ore e cure sincere. Il Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) invia il suo personale di prima linea come infermieri qualificati, fisioterapisti e terapisti occupazionali per prendersi cura dei pazienti nelle loro case. Con sede a Northport, New York, l'organizzazione no profit fornisce anche assistenza in hospice per gestire il dolore dei pazienti e garantire il loro benessere alla fine della vita.

Sono lavori importanti e non sempre facili. Oltre a queste responsabilità, gli infermieri del VNSHS e altro personale devono tenere traccia di un'incredibile quantità di dati nel corso di 90.000 visite a 3.000 pazienti di assistenza domiciliare e 600 pazienti di hospice ogni anno.

Il personale di prima linea doveva completare su carta tutti i ricoveri e i rapporti sugli incidenti, portare fisicamente i documenti in ufficio e quindi tornare sul campo. “Riportare le scartoffie in ufficio richiedeva molto tempo e le cose potevano andare perse. Dal momento che non disponevamo di una registrazione digitale coerente dei nostri processi, i passaggi sarebbero stati persi", afferma Alvin Ledwidge, specialista di sistema presso Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk.

Quando il personale ha ammesso un paziente o ha presentato una segnalazione, ha dovuto aggiungere manualmente i nomi di tutti i dipendenti interessati a un'e-mail per avvisare tutti. A volte un membro del personale potrebbe essere escluso. "Con il nostro sistema precedente, le cose potrebbero fallire, come un terapeuta o un assistente sociale che non riceve una notifica e perde un appuntamento", afferma Ledwidge. “I pazienti e le loro famiglie esprimono giustamente molta emozione per gli appuntamenti mancati. Avevamo bisogno di un modo per soddisfare in modo più coerente il nostro impegno a fornire le cure eccezionali che i nostri pazienti meritano".

Strategia

Centralizzare i dati e inserire il personale giusto

VNSHS voleva digitalizzare i suoi processi e assicurarsi che il personale pertinente fosse incluso nel piano di cura di ciascun paziente fin dall'inizio. Nel luglio 2017, l'organizzazione ha deciso di utilizzare flusso Microsoft per creare flussi di lavoro automatizzati. Allo stesso tempo, VNSHS ha adottato Microsoft Office 365 e connesso Microsoft Flow a Microsoft SharePoint Online. Ora, per i rapporti sugli incidenti, i ricoveri e il monitoraggio remoto dei segni vitali dei pazienti, VNSHS utilizza 12 flussi specifici che ha creato per i suoi processi aziendali e clinici più importanti.

Ledwidge e il suo team hanno creato elenchi di SharePoint con il personale, il gruppo e i manager giusti per servizi specifici. I dipendenti compilano i moduli del flusso di lavoro Moduli Microsoft o PowerApp, che si collegano agli elenchi di SharePoint e Microsoft Flow. “Utilizzando Microsoft Flow, abbiamo reso i processi per il personale di prima linea molto più veloci. Si preoccupano meno di chi c'è nell'e-mail: compilano semplicemente un modulo del flusso di lavoro e sanno che il personale e i supervisori giusti verranno automaticamente inclusi".

In precedenza, il personale doveva aggiornare le note della cartella clinica elettronica, ma il personale successivo nel processo di cura non veniva informato fino al completamento dell'aggiornamento, che poteva richiedere due o tre giorni. "Ora con Microsoft Flow, quando il nostro personale in prima linea inizia a compilare un modulo PowerApps, notifica agli altri il tipo di servizio successivo di cui il paziente ha bisogno", afferma Ledwidge. "In questo modo, il personale può stabilire le priorità e pianificare di conseguenza, riducendo lo stress, le difficoltà dell'ultimo minuto e il rischio di appuntamenti mancati".

Risultati

Diminuendo i tempi amministrativi, migliorando l'assistenza ai pazienti

Tutti i 250 membri dello staff hanno accesso a Microsoft Flow, inclusi i 180 dipendenti in prima linea che utilizzano lo strumento su iPad. Per ogni ammissione, il personale risparmia dai 15 ai 20 minuti di scartoffie. Il personale apprezza il fatto che ora può prendere appunti in tempo reale, sapere che i membri del personale giusti vengono aggiornati ed evitare di guidare avanti e indietro tra l'ufficio e le case dei pazienti.

"Microsoft Flow è la colla che tiene insieme tutto", conclude Ledwidge. “Prima perdevamo tempo prezioso portando documenti in ufficio e cercando di comunicare il piano di assistenza. Ora il personale dedica meno tempo alle scartoffie e più tempo alla cura dei pazienti".

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