Riepilogo
Per questa agenzia del governo federale degli Stati Uniti, la gestione dei record e delle informazioni (RIM) è parte integrante del lavoro quotidiano. Devono rispettare i memorandum e le direttive per la classificazione e la conservazione dei record. Ciò è in parte per consentire loro di rispondere al flusso costante di richieste del Freedom of Information Act (FOIA) che molte agenzie federali ricevono. Quando viene ricevuta una richiesta FOIA, l'agenzia deve essere in grado di produrre tutti i documenti relativi al problema in questione. Molti di questi sono record di posta elettronica. Per consentire un controllo e un accesso più semplici alle informazioni tentacolari, l'agenzia si è rivolta a NEOSTEK e Colligo per una soluzione che automatizzasse lo spostamento dei file nel proprio repository di SharePoint.
Sfida
Per l'Agenzia, le pratiche RIM per garantire la conformità con M-12-18 e la capacità di rispondere alle richieste FOIA hanno comportato processi complicati che sono stati un onere per i singoli dipendenti. I dipendenti sono stati incaricati di impostare cartelle specifiche nelle loro caselle di posta di archivio in cui hanno archiviato i record, incorporati nei file PST di Outlook. Questo approccio ha reso la risposta alle richieste FOIA problematica e soggetta a errori per diversi motivi:
- Processi manuali che richiedono tempo
- Problemi di reperibilità quando le persone erano fuori sede
- Mancanza di metadati e-mail
- Informazioni sparse
- Mancanza di fiducia pubblica
Strategia
Per soddisfare i requisiti dell'M-12-18, l'Agenzia ha collaborato con NEOSTEK per identificare e implementare una soluzione di gestione dei record end-to-end che automatizzasse il processo di conversione dei messaggi di posta elettronica in record SharePoint ricercabili. Questa soluzione non solo renderebbe conforme l'Agenzia, ma semplificherebbe anche molti dei processi coinvolti nel completamento delle richieste FOIA.
Colligo è stato incaricato dall'Agenzia di trovare la soluzione per inviare automaticamente la posta elettronica in SharePoint come record. Colligo ha implementato Colligo Email Manager, un plug-in di Outlook che integrava perfettamente SharePoint con Outlook all'interno dell'interfaccia nativa di Outlook. Non è stato necessario modificare i processi di gestione dei record sottostanti e non è stata richiesta una formazione approfondita. Ciò ha consentito a Colligo di implementare rapidamente la propria soluzione Email Manager. Con Email Manager, i dipendenti sono stati in grado di acclimatarsi immediatamente. La soluzione ha consentito ai dipendenti di visualizzare i record di SharePoint dall'interno della familiare interfaccia di Outlook.
Risultati
Da quando ha implementato la nuova soluzione, l'Agenzia ha ridotto drasticamente il tempo necessario per rispondere alle richieste FOIA, nonché il relativo costo dell'inefficienza. Inoltre, l'Agenzia ha migliorato le sue pratiche di gestione dei record in linea con il modello di maturità federale, ha rafforzato la conformità, ha realizzato l'adozione da parte degli utenti di 100% e ha migliorato la collaborazione tra i dipendenti.
Risparmio di tempo e costi
In precedenza, richieste FOIA complesse potevano coinvolgere 40 o più dipendenti, ciascuno dei quali dedicava 3-5 ore alla ricerca di informazioni. Ora, questa ricerca può essere eseguita da una sola persona in meno di un'ora. A una velocità di $150/ora per quattro ore per dipendente, ciò rappresenta un risparmio di $23.850 per ogni richiesta complessa. Ogni anno, l'Agenzia riceve oltre 175 richieste complesse, che rappresentano un risparmio di oltre $4 milioni all'anno. L'adozione da parte dei dipendenti ha raggiunto in breve tempo 100%, consentendo all'agenzia di realizzare un'altra efficienza derivante dalla soluzione Colligo.
Pratiche di gestione dei record superiori
L'implementazione di Colligo Email Manager ha migliorato molti processi di gestione dei record. I record e-mail non vengono più duplicati, poiché il sistema contrassegna le e-mail che sono già state salvate da un altro utente. I record sono contrassegnati con metadati avanzati che consentono una maggiore ricerca. Le pianificazioni di conservazione sono automatizzate in base alla classificazione dei record nel momento in cui vengono acquisiti. Con Email Manager, i dipendenti devono semplicemente trascinare e rilasciare i messaggi di posta elettronica che si qualificano come record in una cartella SharePoint condivisa. Questo stesso processo può essere utilizzato anche per i file non di posta elettronica trascinati nel riquadro di navigazione di Outlook. I dipendenti sono in grado di mantenere la conformità con tutti i memorandum e le direttive applicabili con processi semplificati e una migliore funzionalità di ricerca in atto.
Guadagni del modello di maturità NARA
NEOSTEK e Colligo Email Manager hanno assicurato che l'Agenzia soddisfacesse i criteri di successo definiti dal Federal RIM Program Maturity Model4, che è lo strumento analitico a livello governativo progettato da NARA per valutare l'efficacia del programma di gestione dei record di un'agenzia. Con Colligo Email Manager, NEOSTEK ha supportato l'Agenzia nel perseguimento del più alto livello di maturità (Livello 4 - "Embedded"), ottenuto incorporando e integrando la soluzione di posta elettronica all'interno dell'Agenzia.
