USC riduce i rischi di conformità con Office 365 e AvePoint

Riepilogo

L'Università della Sunshine Coast (USC) è una delle 150 migliori università giovani al mondo ed è classificata dagli studenti come una delle migliori università australiane per la qualità dell'insegnamento e l'esperienza complessiva degli studenti. Con l'aiuto di AvePoint, USC è migrata a Office 365 e SharePoint. Nel processo, l'Università ha ridotto il rischio di conformità e ha creato un'esperienza utente senza interruzioni con Office 365 e SharePoint.

Sfida

USC, un utente di lunga data di DocAve, è migrato a Office 365 e aveva bisogno di un nuovo set di soluzioni per gestire SharePoint. Essendo un'università pubblica con 1.500 utenti unici di SharePoint, USC aveva bisogno di un ambiente che fornisse un'esperienza utente senza interruzioni per consentire al proprio personale di fornire siti di collaborazione basati su modelli approvati esistenti per progetti e comitati. Volevano anche un maggiore controllo sul proprio ambiente e una soluzione di backup e ripristino.

In particolare, una soluzione che potrebbe consentire l'amministrazione centralizzata di SharePoint a più livelli, insieme a un centro report per ricerche di sicurezza e report di controllo. Per questo requisito, stavano cercando uno strumento che potesse facilitare la distribuzione dei report delle metriche di SharePoint a un'ampia varietà di unità aziendali, tra cui IT, gestione della conoscenza, legale e altro ancora.

Infine, USC aveva bisogno di uno strumento di backup e ripristino per i 302 GB di dati nel proprio ambiente SharePoint in grado di ripristinare elementi granulari come le proprietà di un elenco di SharePoint.

Strategia

Avendo utilizzato AvePoint per il proprio ambiente SharePoint on-premise, USC ha scoperto che l'utilizzo delle soluzioni cloud di AvePoint, tra cui AvePoint Cloud Backup e AvePoint Cloud Governance, era un gioco da ragazzi.

"AvePoint era il leader di mercato, non c'erano davvero molti prodotti comparabili al momento in cui stavamo esaminando le nostre opzioni", ha affermato Joshua Burne, IT Solutions & Architecture Manager di USC.

USC ha utilizzato AvePoint Cloud Governance per aiutare i propri utenti finali a fornire autonomamente i siti SharePoint. Dopo aver implementato AvePoint Cloud Governance, ora sono in grado di ridurre i rischi e migliorare la conformità alla conservazione dei dati di SharePoint Online. L'Università è ora in grado di garantire la collaborazione e responsabilizzare gli utenti, consentendo severi controlli di conformità e una gestione generale del ciclo di vita dei documenti. Inoltre, le soluzioni AvePoint possono aiutare l'Università a ridurre i tempi nella gestione dei backup e nel ripristino di elementi granulari, come le proprietà di un elenco SharePoint.

“Abbiamo una serie di modelli basati su casi d'uso aziendali particolari. Utilizziamo Cloud Governance per condurre un questionario per il nostro personale che automatizza il provisioning tecnico dei siti e le impostazioni di sicurezza associate", ha affermato Joshua. "Le impostazioni aiutano a garantire che le informazioni non vengano condivise accidentalmente all'esterno della nostra organizzazione se non appropriate".

Risultati

Con i prodotti AvePoint, USC è in grado di fornire un ambiente collaborativo per il proprio personale. Con nuove funzionalità di reporting e report di audit, USC è ora in grado di ridurre i rischi di conformità per la propria organizzazione, offrendo al tempo stesso al proprio personale un'esperienza utente senza interruzioni. La soluzione consente agli utenti finali dell'Università di eseguire il provisioning automatico dei siti SharePoint nei criteri. Inoltre, USC ha ridotto i tempi di gestione dei backup e può ripristinare elementi granulari, come le proprietà di un elenco di SharePoint.

Nel prossimo futuro, USC non vede l'ora di sfruttare la governance del cloud quando implementerà Microsoft Teams, che considera una parte importante della loro collaborazione futura.

Leggi il caso di studio completo