TransAlta consolida e risparmia sui costi con Microsoft 365 e VersaFile

Riepilogo

TransAlta, una società elettrica di proprietà privata, sta attraversando un'enorme transizione verso le energie rinnovabili. Questo, a sua volta, guida il cambiamento attraverso tutti gli aspetti dell'azienda per essere più competitivi e utilizzare le risorse disponibili per soddisfare le proprie esigenze di transizione. Un'area in cui aumentare l'efficienza e il risparmio sui costi è il consolidamento delle applicazioni IT e il passaggio al cloud.

Il team TransAlta ha collaborato con VersaFile per esportare e trasformare contenuto e metadati da un sistema IBM Content Manager connesso a SAP al cloud Microsoft 365. Sebbene siano ancora pianificate fasi aggiuntive, già ampie porzioni dell'organizzazione hanno ottenuto vantaggi in termini di facilità d'uso e stanno collaborando in modo efficiente nelle loro operazioni globali utilizzando la più ampia suite di applicazioni Microsoft 365.

Sfida

TransAlta dispone di numerose fonti di contenuto aziendale, tra cui SharePoint, IBM Content Manager, SAP e File Systems. Un'area di interesse era IBM Content Manager, in cui numerosi gruppi utilizzavano il sistema per le esigenze quotidiane di gestione dei documenti. Gli utenti hanno riscontrato che il sistema è difficile da usare e solo per l'archiviazione di tipi frammentati di contenuto. Nel frattempo, l'organizzazione ha trovato la piattaforma complessiva costosa da sostenere e hanno avuto difficoltà a trovare risorse prontamente disponibili per supportarla. Non essendo un sistema completo per tutti i contenuti, la popolazione aziendale generale ha utilizzato il sistema sempre meno e, di conseguenza, è diventato sempre più difficile per l'organizzazione sostenere il sistema.

TransAlta aveva bisogno di un'unica soluzione basata su cloud, facile da usare e conveniente. I risultati necessari per soddisfare le esigenze degli utenti e risparmiare sui costi. Inoltre, poiché alcuni dei contenuti erano direttamente collegati ad applicazioni chiave della linea di business come SAP e strumenti di gestione dei disegni di base come AutoCAD e IBM Document Manager, era importante per TransAlta trovare una soluzione flessibile che consentisse loro di mantenere quelle connessioni.

Strategia

TransAlta si stava già impegnando nell'approccio e nelle applicazioni Microsoft 365. Quando è arrivato il momento di consolidare i sistemi di gestione dei contenuti, la scelta di SharePoint come parte della suite Office 365 è stata una decisione facile ed economica.

Il team VersaFile, utilizzando le competenze e gli strumenti IBM legacy, ha aiutato TransAlta a segmentare contenuto e metadati nell'attuale sistema IBM e prepararlo per la migrazione. Il tipo di contenuto da trasferire variava da risorse umane a finanza, accordi e contratti commerciali.

La preparazione accurata del contenuto è stata importante perché parti dei documenti sono collegate al sistema di gestione dei documenti (DMS) di SAP e sono legate ai sistemi di controllo dei documenti che gestiscono i loro disegni CAD per la manutenzione dell'impianto.

Successivamente il team ha estratto il contenuto, le versioni e i metadati rilevanti utilizzando gli esclusivi strumenti di trasformazione ed estrazione di IBM ECM di VersaFile ed ha eseguito le transizioni necessarie per prepararlo per l'importazione in SharePoint. Ciò includeva i seguenti passaggi:

• Valutazione della qualità dei dati
• Approccio alla pulizia dei dati ed esecuzione della deduplicazione
• Mappatura dei dati e preparazione per la migrazione
• Convalida e test dei dati

Il team di TransAlta ha implementato le varie soluzioni in Microsoft 365 e quindi ha completato l'importazione di contenuti e metadati nel sistema utilizzando strumenti interni.

Risultati

Come risultato di questo sforzo, gran parte dei documenti aziendali di TransAlta ora risiede in SharePoint. Sebbene la stragrande maggioranza degli utenti abbia un'unica soluzione con cui lavorare, l'azienda ora dispone di un modo più conveniente per supportare i propri utenti all'interno dei propri team di supporto aziendale. Il risparmio sui costi è derivato da un minor numero di abbonamenti per il rinnovo del software insieme a un minor costo per il supporto di soluzioni anomale che non rientrano negli standard aziendali tradizionali.