L'azienda di pianificazione urbana aumenta la collaborazione del team attraverso Microsoft 365 con l'aiuto di Cloudwell

Riepilogo

Topology è una comunità collaborativa e una società di pianificazione urbana a Newark, nel New Jersey, con un focus sullo sviluppo incentrato sulle persone e un'enfasi sulla sensibilizzazione della comunità. Con una moltitudine di dispositivi diversi su varie piattaforme e una forza lavoro estremamente mobile, Topology aveva bisogno di una suite di collaborazione in grado di soddisfare tutti i suoi obiettivi. Utilizzando Office 365 e le sue tecnologie di supporto, Cloudwell è stata in grado di centralizzare e semplificare le proprie pratiche aziendali.

Sfida

Prima di questo impegno, Topology utilizzava la suite di Google Apps per svolgere attività e collaborazione quotidiane. Questo non era l'ideale in quanto la governance sulla condivisione e l'organizzazione dei file era ingestibile e portava a più versioni degli stessi file, file persi e condivisione di file esterna dilagante. Oltre a Google Apps, Topology ha utilizzato vari strumenti di terze parti per pratiche commerciali standard come servizi VoIP, chiamate in conferenza, cronometraggio e gestione delle attività. Nessuno di questi strumenti era tramite lo stesso provider. Inoltre, Topology gestisce la propria pratica attraverso circa 90% dispositivi Apple. Ciò ha portato a una dipendenza da Google Apps come strumento multipiattaforma che funzionava bene con Mac OS X. L'organizzazione era riluttante a considerare Office 365 come una soluzione a causa delle preoccupazioni che sarebbe stato incompatibile con la maggior parte del proprio hardware. Alla fine, la struttura e la supervisione della gestione offerte da SharePoint Online hanno superato le preoccupazioni.

Strategia

A causa della struttura dei file non gestita e della condivisione dei documenti in Google Drive, il primo passaggio per Cloudwell è stato identificare le posizioni di tutti i file da migrare. Al termine, Cloudwell ha migrato tutti i file dell'organizzazione su SharePoint Online e OneDrive. La migrazione di tutte le email dei dipendenti a Exchange Online è avvenuta senza problemi grazie agli strumenti di migrazione di Exchange Online. Con la migrazione dei file a SharePoint, Cloudwell ha creato una semplice pagina di destinazione per consentire ai dipendenti di gestire i propri file. Il client OneDrive per Mac è stato installato su tutti i computer Apple e agli utenti è stato chiesto di sincronizzare le cartelle che utilizzano di più.

Per migliorare la collaborazione aziendale, Microsoft Teams è stato adottato come strumento principale per la condivisione delle informazioni tra i dipendenti. Per ogni cliente sono stati costituiti dei team con canali relativi a progetti specifici. Con i team saldamente radicati nelle attività quotidiane, il precedente provider VoIP è stato sostituito da Microsoft Phone System. A tutti i dipendenti è stato assegnato un nuovo numero di telefono da utilizzare con i clienti. Le conferenze telefoniche Microsoft sono state inoltre abilitate per consentire chiamate client più fluide.

Con la crescente familiarità con Office 365, Topology è diventata più disposta a espandersi in altre iniziative. Un'altra necessità era un database di gestione dei contatti e marketing. Cloudwell ha sfruttato Microsoft PowerApps con AI e SharePoint Online per sviluppare un'app che crea un elenco di contatti scattando foto di biglietti da visita. Una volta creato questo elenco di contatti, Microsoft Flow è stato utilizzato per eseguire campagne di marketing sul database.

Risultati

Con la migrazione alla suite Office 365, Topology è stata in grado di realizzare appieno la capacità di collaborare nel cloud mantenendo al contempo la struttura nell'archiviazione dei documenti. Microsoft Teams e il sistema telefonico hanno centralizzato la comunicazione all'interno dell'organizzazione e con i clienti, mentre la loro applicazione personalizzata, utilizzando PowerApps e SharePoint Online, li ha aiutati a monitorare meglio i contatti da utilizzare nelle campagne di marketing.