Todd Energy dà energia ai dipendenti e vede una maggiore produttività con Microsoft 365 e Information Leadership

Riepilogo

Todd Energy è un produttore di gas naturale 100% di proprietà e gestione della Nuova Zelanda. Con le joint venture offshore, Todd è responsabile di oltre 50% della produzione di energia da idrocarburi della Nuova Zelanda. Insieme a Nova Energy, attualmente impiegano più di 500 dipendenti in tutta la Nuova Zelanda.

I fattori trainanti aziendali per la trasformazione digitale di Office 365 includevano: diventare un datore di lavoro privilegiato migliorando la collaborazione e il coinvolgimento del personale; e abbassando i costi di produzione. Inoltre, Todd Energy desiderava semplificare le proprie operazioni e fornire al personale gli strumenti informativi necessari per lavorare ovunque si trovasse.

La soluzione implementata riunisce informazioni e operazioni frammentate in una semplice piattaforma Office 365 supportata da Power BI. Dal momento del lancio nel 2019, il personale, dai team aziendali alla manutenzione sul campo, ha creato e utilizzato informazioni senza interruzioni tramite Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner e Power Platform.

È stata abilitata la collaborazione tra reparti e sedi, rendendo facile e veloce l'accesso al contenuto giusto al momento giusto, ovunque e in qualsiasi luogo. Decisioni migliori, grazie al miglioramento della visibilità delle informazioni e dei processi, sono state abilitate tramite Power BI e Power Automate.

Russell Craig, National Technology Officer di Microsoft New Zealand, ritiene che il successo di Todd Energy sia una tabella di marcia per altre aziende per esplorare come utilizzare le tecnologie digitali per unificare i team dispersi e realizzare guadagni significativi in termini di produttività e innovazione.

Sfida

Todd Energy ha dovuto affrontare due sfide principali; in primo luogo, i dipendenti, compresi i neoassunti e i millennial, si aspettavano sempre più semplici modalità di lavoro digitali. James Blair, Head of Information Management and Technology di Todd Energy, riassume “noiAbbiamo diverse generazioni nella nostra forza lavoro e vogliono entrare in un'organizzazione in cui possono lavorare digitalmente. È importante per Todd avere una base che gli permetta di farlo.”

In secondo luogo, le persone condividevano file su più unità di rete, dischi rigidi, desktop e varie intranet. Le informazioni frammentate influivano sulla collaborazione e sulla produttività e sulla capacità di avere le informazioni giuste a portata di mano del personale sul campo.

Lo specialista di gestione delle informazioni, Steph Richardson, afferma “è giusto dire che nessuno aveva un posto dove andare per accedere a una fonte di documentazione. Abbiamo finito con la duplicazione dei file e c'erano ancora persone che accedevano anche alle unità di rete".

Todd Energy voleva prendersi il tempo per farlo bene e per costruire una soluzione duratura. Blair dice: “In passato, quando veniva distribuito SharePoint, l'IT lo offriva all'azienda come regalo e diceva "ecco una soluzione ECM". Non c'era architettura, era solo dispiegata e cresciuta organicamente, invece che in modo pianificato e strutturato. Nel tempo questo significava che le persone non riuscivano a trovare le loro cose". Questa volta Todd Energy voleva dedicare molto più tempo alla realizzazione dell'architettura, poiché sapevano che consentire al personale di trovare e recuperare i contenuti era fondamentale.

Per Todd Energy questa era anche una potenziale area di rischio poiché opera in un settore altamente regolamentato ed è soggetta a più audit ogni anno. Ciò si ripercuote anche sui profitti, aumentando i costi operativi.

Strategia

La tecnologia Microsoft Cloud e Office 365 è stata scelta come piattaforma della soluzione. Information Leadership, un partner Microsoft Gold e specialista di Office 365, è diventato partner di implementazione e consulenti fidati.

Blair riassume, “Consideriamo Information Leadership un vero partner; collaboriamo con organizzazioni in cui è una strada a doppio senso, non solo un accordo fornitore/fornitore. Vogliamo che le persone che selezioniamo come partner facciano parte del team”.

SOLUZIONE #1: CONSOLIDAMENTO INFORMATIVO PER LAVORO OVUNQUE E COLLABORAZIONE

Per il personale, trovare e recuperare informazioni era fonte di costante frustrazione. La soluzione doveva essere semplice per soddisfare le loro esigenze. Blair dice: "Avevamo bisogno di qualcosa che soddisfacesse i requisiti delle persone più sfidate dal punto di vista digitale nell'organizzazione fino ad alcune delle persone più esperte di tecnologia..."

Todd Energy ha mirato al consolidamento dei suoi "pacchetti di lavoro" di manutenzione come prima soluzione per migliorare la produttività e fornire un'esperienza senza interruzioni per il personale. Integrando il sistema di manutenzione con Office 365, sono state create automaticamente cartelle per ogni progetto di manutenzione e il personale ha trascinato e rilasciato nella cartella i contenuti rilevanti (ambito di lavoro, report, contratti). I "pacchetti di lavoro" sono stati utilizzati da più team e tutti accedono ai contenuti direttamente ovunque si trovino.

“Quando le persone cercano contenuto attorno a un particolare pacchetto di lavoro, digitano semplicemente un numero e viene automaticamente visualizzato tutto ciò che riguarda il pacchetto di lavoro. Questo è un elemento chiave per noi: l'integrazione del nostro sistema di manutenzione", dice Blair.

Oltre ai work pack, è stata sviluppata una nuova intranet per creare un 'single fonte di verità'. Chiamata in modo scherzoso "The Sauce", l'intranet ha reso accessibili in un unico posto tutte le informazioni di cui i dipendenti Todd avevano bisogno per lavorare all'interno dell'organizzazione. Tutte le risorse di introduzione erano collocate in un'unica sezione chiamata “Lavorare qui”.

Richardson dice, "avere un posto dove i nuovi principianti possono accedere a tutte le app disponibili in Todd Energy ha reso molto più semplice il loro inserimento nei loro ruoli".

SOLUZIONE #2: PIÙ “SULLA STESSA PAGINA” CON I TEAM MICROSOFT

Microsoft Teams è stato un punto di svolta per la gestione di progetti e altre iniziative. Ad esempio, Teams è stato il meccanismo principale per cui il team del progetto Todd Energy and Information Leadership ha lavorato insieme. Hanno utilizzato chat, video e condivisione dello schermo, OneNote, file ed elenchi condivisi, oltre a Planner, il tutto all'interno dell'interfaccia di Teams con enormi riduzioni nell'utilizzo della posta elettronica.

Questo successo è stato rispecchiato nell'organizzazione più ampia. Nell'area Affidabilità e Integrità, Teams è la chiave del modo in cui lavorano insieme. Steve Smith, responsabile dell'affidabilità e dell'integrità, afferma: “Abbiamo creato nella regione da otto a dieci siti di team nella mia zona... È qualcosa che le persone hanno davvero adottato. È davvero un bene per la collaborazione e per dare una struttura a ciò che stiamo facendo".

SOLUZIONE #3: PIATTAFORMA ELETTRICA PER CONSEGNA DI PROGETTI E MANUTENZIONE PIÙ PROATTIVA

Il Power Platform sta anche aiutando Todd Energy a consegnare progetti in modo rapido ed efficace. Le informazioni chiave sul progetto vengono estratte e combinate con Power BI in modo che il personale disponga di informazioni efficaci e fruibili.

Ad esempio, per le sue "Richieste di modifica dell'impianto", il personale ora può visualizzare se i progetti sono nei tempi previsti e può identificare eventuali colli di bottiglia che ne ostacolano il completamento. Il team di leadership ha visibilità sui progressi, sui livelli di risorse e su altre metriche chiave.

Guidato da personale chiave, Power BI ha potenziato il personale e ha messo le capacità nelle mani dell'azienda con le persone che lo utilizzano.

SOLUZIONE #4: AMBIENTE DI LAVORO MODERNO; MENO CARTA E DISPOSIZIONI DI LAVORO FLESSIBILI PER UN MIGLIORE EQUILIBRIO LAVORO/VITA

Todd Energy ha una cultura vivace con grandi opportunità per imparare e crescere. Office 365 ha consentito loro di andare oltre, lavorando più facilmente in tutta l'organizzazione. Hannah Heberley, consulente per le comunicazioni, afferma:

“Possiamo condividere molte informazioni vitali, il che significa che sappiamo molto di più su cosa sta succedendo. Non siamo solo associati, sappiamo di più l'uno dell'altro, su cosa stanno lavorando le persone e in cosa sono coinvolte le persone - penso che siamo più sulla stessa pagina".

Un archivio video centrale di tutti i video che utilizzano Stream è facilmente accessibile e supporta il personale nell'autoapprendimento. Rimanere in contatto con l'altro personale è più facile utilizzando Delve che mantiene aggiornati gli elenchi dei contatti e rende facile mettersi in contatto.

IL LAVORO DA REMOTO E DIGITALE è stato un vantaggio chiave. Richardson dice:

“18 mesi fa, il gruppo dirigente stava stampando dei fogli di carta da portare alla riunione settimanale del lunedì. Ora con l'uso dei loro Surface Pro, sono tutti elettronici. Penso che sia una combinazione della tecnologia, oltre a ciò che stiamo costruendo nel software, per aiutarli davvero".

E per il personale è aiutarli a gestire i bisogni del lavoro e della famiglia. Heberley dice:

“Il mio pensiero immediato è stato che è positivo che ora possa fare tutto da remoto. Non sono solo nel modo in cui lavoro; Lavoro part-time, con i bambini... essere in grado di accedere alle informazioni in movimento è ciò che la gente si aspetta al giorno d'oggi, ed è abbastanza bello poterlo fornire".

Risultati

Office 365 è stato determinante per alimentare la collaborazione, aumentare la produttività e ridurre i rischi di progettazione in Todd Energy. Ad esempio, il personale sul campo può lavorare ovunque accedendo al contenuto del pacchetto di lavoro di manutenzione tramite i propri dispositivi mobili. Lo staff riferisce che è 60% trovare informazioni con i pacchetti di lavoro più velocemente rispetto a prima e la disponibilità sul campo è un punto di svolta.

Smith vede che i pacchetti di lavoro riducono le perdite di tempo e aiutano il personale a trovare informazioni di cui non sapevano l'esistenza:

“Le persone vogliono solo andare a fare il loro lavoro. Se non possono, passano troppo tempo a cercare informazioni aggiungendo frustrazione alla loro giornata. Ora stiamo riutilizzando e trovando informazioni per pianificare e preparare rapidamente il lavoro di manutenzione, quindi trascorriamo la maggior parte del nostro tempo a consegnarlo effettivamente, che è il valore effettivo di ciò che facciamo".

Ciò è particolarmente importante dal punto di vista della conformità; "avere un ambiente che ci consente di fornire le prove in modo rapido e semplice ci consente di soddisfare la conformità in modo efficiente, quindi dal punto di vista del rischio ci aiuta molto", dice Smith.

Le informazioni ei moduli che sono parte integrante del funzionamento sicuro ed efficiente degli stabilimenti Todd's sono stati resi più accessibili sulla intranet e ora sono visualizzati dal personale in media 40 volte a settimana.

C'è una migliore identificazione e comunicazione dei pericoli e ridotta manutenzione dell'impianto reattivo dall'uso di Power Automate. I moduli di pericolo vengono compilati automaticamente e le informazioni sono presentate in un layout standard in cui tutto il personale viene informato rapidamente e facilmente. Power Automate consente al team di registrare rapidamente qualsiasi lavoro reattivo che si presenta. Automatizzando il processo di richiesta e approvazione per il lavoro reattivo, il team di manutenzione è in grado di capire meglio perché si è verificato il problema e pianificare di conseguenza. Steve Smith dice: “come risultato dell'implementazione di Power Automate, abbiamo riscontrato una riduzione significativa del carico di lavoro. Il risultato è che ci troviamo in un ambiente molto più pianificato: è un buon risultato."

Sono disponibili rapporti migliori sulla produzione e la manutenzione usando Office 365 per aggregare i dati da più sistemi e quindi usando Power BI per presentare visualizzazioni fruibili dei dati. In un periodo di sei mesi, Todd Energy ha aumentato le sue licenze di Power BI da poche a più di 130. Attualmente vengono utilizzati più di 150 report di Power BI per i dati di produzione, il monitoraggio dei progetti e il monitoraggio dei documenti controllati.

La collaborazione ai progetti è migliorata utilizzando Microsoft Teams per l'esecuzione di progetti di manutenzione degli impianti e altre iniziative relative all'affidabilità degli impianti. Questo, insieme all'uso di Planner per gestire le attività, ha semplificato la risoluzione dei problemi e il progresso.

Conformità, classificazione automatica, configurazione semplice e sicura di file di casi protetti e uso e gestione coerenti di Microsoft Teams sono stati abilitati tramite l'uso di innovative app di leadership delle informazioni ospitate da Azure.

La produttività e la collaborazione sono migliorate. Office 365 consente al personale di condividere con sicurezza e fare affidamento sulle informazioni. Si risparmia tempo e si migliora la collaborazione con la funzionalità di creazione condivisa utilizzata nei documenti complessi.

L'assistente esecutiva, Louise Hamerton, che prepara i documenti del consiglio di amministrazione e della leadership, afferma "avere un punto centralizzato in cui tutti possono collaborare rende molto più efficiente l'aggiornamento di schede e documenti da parte di più persone. Essere in grado di tenere traccia di chi è stato nel documento per apportare le modifiche semplifica il processo."

I documenti delle riunioni vengono ora consegnati digitalmente al Leadership Team e accessibili su Surface Pros. C'è una riduzione dello spreco di carta, una maggiore sicurezza e una migliore mobilità.

The Sauce è diventato indispensabile per reperire informazioni con una media di oltre 200 visualizzazioni a settimana. Allo stesso modo, una pagina delle applicazioni aziendali fornisce uno sportello unico per l'accesso a tutte le applicazioni line-of-business e vi si accede in media 75 volte a settimana. Le informazioni di riferimento ei moduli che sono parte integrante del funzionamento sicuro ed efficiente degli stabilimenti Todd's sono stati resi più accessibili. Ora vengono visualizzati dal personale in media 40 volte a settimana.

Prima dell'intranet, la comunicazione con il personale era basata sulla gerarchia. Aggiornamenti e informazioni provenivano dall'alto e il personale avrebbe dovuto attendere un'e-mail dal Direttore Generale o dall'Amministratore Delegato. C'erano incontri faccia a faccia con tutto il personale ogni 6 settimane circa, ma ci sarebbero state lacune informative nel mezzo.

Heberley riflette sul cambiamento: “Ora abbiamo bacheche digitali nelle mense: possiamo comunicare informazioni in tempo reale molto più rapidamente, frequentemente e visivamente. Quindi, quando succede qualcosa, trenta minuti dopo, può essere su uno di quegli schermi... Penso che di conseguenza siamo più connessi e sappiamo molto di più su quello che sta succedendo.“

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