TECE digitalizza i processi basati su documenti con d.velop e Office 365

Riepilogo

TECE è un'azienda di medie dimensioni a conduzione familiare con sede in Germania che produce sistemi sanitari e di installazione che hanno ricevuto numerosi certificati e riconoscimenti. Con uffici, filiali e partner di vendita in tutto il mondo, l'azienda beneficia di un elevato grado di produzione verticale e del rispetto di severi standard di qualità.

TECE voleva istituire un sistema di gestione delle informazioni come archivio centrale dei dati. L'obiettivo era allinearsi alla loro strategia cloud e integrarsi perfettamente con le loro applicazioni CRM ed ERP, garantendo al contempo la conformità legale.

In collaborazione con d.velop, TECE ha implementato una soluzione che fornisce l'accesso a documenti aziendali critici in Office 365 e SharePoint nel contesto delle informazioni relative agli oggetti aziendali (clienti, fornitori, personale, prodotti, progetti, ordini, casi). Ciò si ottiene tramite un processo automatizzato e standardizzato basato sui dati CRM/ERP esistenti. Tutte le informazioni sono accessibili senza uscire dalle applicazioni primarie, garantendo la completa trasparenza delle informazioni e della documentazione in tutte le filiali e dipartimenti. Gli utenti possono trovare facilmente e rapidamente i documenti e ottenere una visione completa di tutte le informazioni. Quando le informazioni sono facilmente disponibili, gli utenti sono liberi di concentrarsi su ciò che è essenziale.

Sfida

TECE è un'azienda internazionale in crescita dinamica. Con più di 22 filiali e siti produttivi in 5 sedi in vari paesi, i silos di informazioni facevano parte della vita quotidiana dei dipendenti. Le informazioni sono state condivise solo a livello interdipartimentale e esclusivamente con i dipendenti direttamente interessati, limitando la disponibilità di informazioni importanti all'interno dell'organizzazione. Questa comunicazione verticale nei silos di informazioni ha reso impossibile facilitare la completa trasparenza, con conseguente ricerca dispendiosa in termini di tempo, duplicazione degli sforzi e mancanza di sinergia tra i vari dipartimenti, che alla fine hanno portato a opportunità perse. Un esempio ricorrente si è verificato nei cantieri, quando le informazioni non erano disponibili durante importanti comunicazioni con i partner commerciali. TECE desiderava e aveva bisogno di un accesso rapido e facile alle informazioni, non importa dove o quando.

Sulla base dei problemi di disponibilità con l'accesso mobile, nonché dell'utilizzo tra le filiali, l'azienda ha perseguito una strategia cloud-first. In definitiva, l'obiettivo era quello di consentire una digitalizzazione completa, legalmente conforme e trasparente di tutti i documenti, nonché la loro archiviazione. L'allineamento della strategia cloud con questi obiettivi ha consentito scalabilità, facile coordinamento e riduzione dei costi grazie alla fornitura di servizi gestiti. I processi e i flussi di lavoro, come il processo Procure-to-Pay, possono essere ulteriormente migliorati perché le informazioni sono facilmente accessibili. Inoltre, i silos di informazioni possono essere eliminati in modo sostenibile. La completa trasparenza produce risultati concreti in termini di risparmio di tempo e fatica, sia migliorando il coordinamento tra reparti e sedi fisiche, sia assicurando che le decisioni vengano prese in base alle versioni corrette dei documenti.

La sfida più grande del progetto è stata la migrazione della soluzione esistente in cui le informazioni erano archiviate in SAP, Salesforce e file system verso Office 365 come posizione centrale e completa per le informazioni. Inoltre, le informazioni archiviate centralmente dovevano essere direttamente disponibili tramite l'integrazione in SAP e Salesforce.

Strategia

TECE si affida strategicamente a SharePoint. Il requisito di istituire un sistema di gestione delle informazioni come repository centrale dei documenti è stato soddisfatto con l'introduzione di d.velop per Office 365. Tale repository organizza i documenti in cartelle di file in base a criteri aziendali (per cliente, fornitore, ordine, ecc.) e anche memorizza le schede tecniche e rende tutto questo disponibile, nel giusto contesto, direttamente in un processo SAP o Salesforce. La piattaforma creata da d.velop consente anche l'archiviazione e la conservazione a norma di legge.

Strategicamente, l'uso di Office 365 consente lo scambio e la collaborazione online, ad esempio in progetti con requisiti in continua evoluzione che richiedono la gestione delle informazioni tra sedi e unità aziendali. Con la piena integrazione di tutti i sistemi, i processi di TECE possono essere snelliti e le questioni di conformità e governance possono essere affrontate in modo strategico e completo.

Risultati

Introducendo un sistema di gestione delle informazioni, TECE è stata in grado di ridurre le inefficienze associate all'avere soluzioni multiple e isolate. Invece, d.velop per Office 365 è stato utilizzato per rendere Office 365 il punto focale per le informazioni derivanti da applicazioni strategicamente critiche, tra cui SAP come ERP e Salesforce come CRM. Il più grande vantaggio per TECE è che ogni dipendente ha ora accesso a tutti i documenti rilevanti, sempre e ovunque. Con oltre 1,5 milioni di documenti digitalizzati all'anno, TECE è ora in grado di accedere alle sue informazioni istantaneamente, indipendentemente dal fatto che siano archiviate in un file cliente, ordine o fornitore.

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