Fare un salto in avanti di un decennio in meno di un anno con Microsoft 365 e Information Leadership

Riepilogo

Il Tasman District Council (TDC) aveva appena intrapreso un progetto per passare al digitale quando è arrivato il blocco del COVID-19. Con solo una piccola parte della sua gente attrezzata per lavorare da casa, TDC ha premuto l'acceleratore. Con l'aiuto del partner tecnologico Information Leadership, non solo sono stati in grado di mantenere le operazioni essenziali del Consiglio durante il blocco e di mantenere i residenti del distretto al sicuro e supportati, ma sono andati avanti di un paio di decenni. Il Tasman District Council, appena digitalizzato, sta lavorando in modo più produttivo, gestendo le risorse in modo più efficace e collaborando più facilmente che mai, e questa è un'ottima notizia anche per i residenti.

La Nuova Zelanda può essere un piccolo paese, ma ci sono più di 75 consigli distrettuali nominati in tutta la nazione, esclusi tutti i vari consigli cittadini e regionali che sovrintendono alla nostra vita quotidiana. Ciascuno svolge un ruolo altrettanto importante nella supervisione delle persone, delle risorse e delle infrastrutture della propria area (per lo più rurale). I consigli distrettuali sono grandi e complicati con molto personale, grandi carichi di lavoro, severi requisiti normativi e un'enorme quantità di responsabilità. Che si tratti del Far North District Council che dà vita a un progetto per le acque reflue, o del Queenstown Lakes District Council che delibera su un nuovo sviluppo abitativo, i consigli distrettuali svolgono un ruolo importante nell'aiutare l'intero paese a crescere.

Quindi, cosa succede quando un consiglio distrettuale sta combattendo per fornire i migliori risultati ai suoi residenti perché la sua tecnologia è diventata obsoleta e superata?

Il Tasman District Council (TDC) svolge le funzioni sia di consiglio regionale che di consiglio comunale, il che significa che opera in un'ampia gamma di attività, dalle licenze per cani ai sistemi fognari. Ognuna di queste aree di lavoro fa uso di grandi set di dati ed è regolata da molte normative diverse.

Ma fino al 2019, alcuni dei processi chiave di TDC, compresi i consensi alle risorse, erano ancora cartacei, il che rendeva difficile tenere traccia di attività e dati. Anche quei flussi di lavoro che erano digitali venivano eseguiti su un sistema intranet obsoleto. Questo è stato lento e improduttivo per il Consiglio e i suoi lavoratori, e significava che non era in grado di presentare i suoi dati alle parti interessate in un modo utile che consentisse loro di prendere decisioni rapide ma informate.

"Per alcuni aspetti, potremmo definirci indietro di 15 o 20 anni rispetto alle organizzazioni moderne", afferma Steve Manners, CIO di TDC.

Sfida

TDC ha contattato Information Leadership per chiedere aiuto per sostituire la sua infrastruttura obsoleta e trasformare le sue operazioni. In quanto organizzazione con una preziosa esperienza nella creazione di soluzioni digitali per il governo e le organizzazioni del settore pubblico, Information Leadership è stata la scelta naturale.

Tuttavia, il progetto era appena iniziato quando il paese si è ritrovato nel blocco di livello 4. Ciò avrebbe potuto rappresentare un ostacolo importante. Solo un dipendente TDC su cinque era attrezzato per lavorare da casa, quindi anche il lavoro come al solito era difficile, per non parlare di un'importante transizione dei sistemi. Invece di sospendere il progetto, TDC ha capito che doveva muoversi ancora più velocemente per supportare i suoi residenti durante il blocco.

"C'era un'enorme tentazione di dire 'il tempismo non è giusto' e sarebbe stata un'enorme perdita di slancio per noi", afferma Janine Dowding, amministratore delegato di TDC. "Abbiamo deciso che dovevamo davvero fare il grande passo e saltare con gli stivali e tutto il resto, quindi abbiamo effettivamente aumentato il nostro investimento".

Strategia

Information Leadership ha sviluppato quattro soluzioni chiave per semplificare il processo, basate su diversi aspetti dello stack Microsoft 365. Il primo è stato quello di consolidare le informazioni in modo da garantire la conformità, aumentando al contempo la produttività e fornendo ai lavoratori più modi per collaborare. L'intranet esistente di TDC è stata migrata in un nuovo ambiente moderno in M365, affettuosamente noto come DORIS (Digital Office Records and Information System). Questo è stato un compito davvero enorme che ha richiesto lo spostamento di oltre 750.000 documenti.

Una volta che i documenti sono stati nella loro nuova casa a DORIS, il personale è stato in grado di trovare tutti i documenti di cui aveva bisogno rapidamente e in un unico posto. Ad esempio, una ricerca di proprietà digitali nel nuovo sistema può individuare tutto il contenuto relativo a una singola proprietà, dai consensi agli edifici alle questioni relative al controllo degli animali, in una vista e, poiché i vecchi sistemi sono stati chiusi, il personale accede a una media di 4.500 documenti al giorno, invece di sfogliare i documenti cartacei.

"Il personale è spesso sorpreso dall'utilità dei risultati", afferma Peter Darlington, IS Manager. "Come per magia, il documento che vogliono è in cima alla coda."

La seconda soluzione fondamentale è stata la rapida implementazione di Microsoft Teams, che è stata implementata all'inizio del blocco. Information Leadership ha creato un quadro chiaro per organizzare tutte le informazioni in Teams in modo che il personale potesse trovare facilmente tutte le informazioni e le persone con cui aveva bisogno di confrontarsi. Teams è ora una parte fondamentale del modo in cui il personale TDC comunica; conducono persino riunioni del municipio di oltre 300 persone su Teams, dove tutto il personale riceve aggiornamenti in tempo reale dal team di leadership insieme e può rispondere in tempo reale. Riunire tutti in un unico posto non era mai stato possibile prima dell'introduzione di Teams.

Portare tutti alla velocità, veloce

La terza parte della soluzione era la gestione del cambiamento, assicurando che il progetto non fosse solo un cambiamento dei sistemi informatici, ma anche del modo in cui il personale TDC lavorerà e si comporterà in futuro. La leadership dell'informazione ha supportato la formazione per garantire che il personale fosse aggiornato e che qualsiasi problema fosse affrontato rapidamente. Più di 300 dipendenti hanno partecipato a un evento Expo, che ha creato un ampio buy-in. I mentori sono stati utilizzati come parte dell'accelerazione dell'implementazione di Teams durante il blocco e le sessioni di formazione video sono state fornite tramite Microsoft Stream a 360 dipendenti. Questa tecnologia è ancora utilizzata per la formazione del personale oggi, come la guida alla pronuncia te reo durante la settimana della lingua Māori. L'offerta di formazione online non solo ha fatto risparmiare denaro al Comune, poiché i contenuti rimangono disponibili in Teams per l'uso in qualsiasi momento, ma rimane una risorsa utile a cui fare riferimento per il personale.

Dare potere a residenti e lavoratori

L'aspetto finale della soluzione di Information Leadership ha utilizzato Power Platform di Microsoft per consentire agli analisti aziendali di TDC di risolvere i problemi e consentire loro di condividere informazioni importanti con i residenti in un formato visivo facilmente digeribile. Un'area chiave in cui ciò è stato utile è la gestione dell'acqua. La regione della Tasmania dipende fortemente dall'irrigazione, quindi una buona gestione delle risorse idriche è una parte importante del ruolo di TDC. È stato sviluppato un sistema che utilizza Power BI, che mostra i livelli dell'acqua in tempo reale e le informazioni sulla restrizione dell'acqua sul sito Web TDC. "Essere in grado di fornire facilmente tali informazioni in modo grafico e organizzato affinché i nostri contribuenti potessero vederle e comprenderle è stato davvero prezioso", afferma Steve.

Power Automate è stato utilizzato per semplificare e gestire il processo di registrazione degli appaltatori esterni. "In precedenza il team di Information Services (IS) andava in giro a tormentare le persone, chiedendo se avessero firmato questo e quel pezzo di carta", dice Steve. Il nuovo sistema significa che gli appaltatori possono accedere a un sito Web e generare automaticamente un modulo che si dirige alla persona giusta per firmare la loro domanda.

Risultati

Questo progetto ha consentito enormi guadagni in termini di produttività ed efficienza, nonché una significativa riduzione del rischio organizzativo.

È anche un ottimo esempio della capacità di Information Leadership di muoversi rapidamente, che gli è valsa il secondo posto per il FastTrack Project Award agli ALGIM (Association of Local Government Information Management) Awards nel 2020.

La transizione garantirà che i sistemi di TDC rimangano aggiornati nel futuro, qualunque cosa accada, afferma Steve. “Eliminando un paio di decenni di sistemi legacy on-premise, abbiamo fatto un salto in avanti di un decennio e continueremo a stare al passo con i tempi grazie al modo in cui è progettato l'ambiente Microsoft 365. È fantastico."

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