Riepilogo
Un produttore e fornitore di livello mondiale di tecnologie e servizi sottomarini che collegano l'industria energetica offshore globale (il "Produttore") fornisce tecnologie innovative che consentono il controllo vitale e l'erogazione di energia sia per il settore petrolifero, del gas che per quello delle energie rinnovabili. I dipartimenti vendite, progettazione tecnica, pianificazione, produzione e controllo qualità dell'azienda lavorano insieme su molti progetti. Tuttavia, i team dislocati in tutto il mondo avevano bisogno di accedere a documenti di progetto e informazioni aziendali critiche fornite tramite un'unica fonte. Per consentire l'accesso e la chiarezza in tutta l'azienda, il produttore ha implementato uno strumento automatico di categorizzazione e metadati che semplificherebbe i processi di acquisizione. Ciò consente loro di utilizzare al meglio il loro investimento in SharePoint come repository principale, oltre a promuovere l'adozione.
Sfida
Una delle principali sfide che il produttore ha dovuto affrontare è stata l'enorme volume di fatture da elaborare manualmente. Il dipartimento finanziario non stava affrontando bene il volume crescente - 15.000 fatture all'anno - che portava a ritardi nei pagamenti. Inoltre, alcune fatture sono state smarrite, perse o duplicate durante il processo di approvazione manuale. Sebbene eseguissero una intranet di SharePoint, i reparti remoti non stavano collaborando su un repository condiviso. La piattaforma di gestione dei documenti originale dell'azienda è stata progettata come una soluzione monolitica diventata troppo fragile e complessa per soddisfare le attuali aspettative aziendali. Inoltre, il loro utilizzo di SharePoint era allarmantemente basso, poiché non esisteva un unico punto di accesso per tutte le applicazioni aziendali.
Strategia
Il produttore ha collaborato con il fornitore di soluzioni Ephesoft UK IONIT per implementare Ephesoft Transact Smart Capture per semplificare l'organizzazione e la classificazione dei documenti all'interno del loro ambiente SharePoint. Utilizzando la soluzione, il produttore può integrare rapidamente i documenti attraverso la classificazione, l'estrazione e la consegna automatizzata dei documenti (in formato cartaceo ed elettronico) e dei dati associati direttamente nel flusso di lavoro e nel processo di approvazione di SharePoint.
Il prodotto Ephesoft li ha aiutati immediatamente, in particolare con l'elaborazione delle fatture. Ad esempio, la maggior parte delle fatture generate dal computer del produttore vengono automaticamente acquisite ed estratte utilizzando l'OCR, inclusi quasi tutti gli elementi richiesti, 23 campi di dati. Come parte della soluzione, le query di ricerca automatizzata nel database aiutano a estrarre i metadati dalle fatture e dai documenti associati. In rari casi di documenti illeggibili, il software trova la posizione dei campi chiave e li presenta a un operatore per un'immissione manuale assistita rapida ed efficiente dei dati.
È molto intuitivo e facile da configurare e, poiché richiede meno formazione, i nostri clienti lo adorano. Quando necessario, Ephesoft offre un team di supporto molto proattivo e disponibile.
Anshuman Nayak (Consulente principale per i sistemi, IONIT)
Risultati
La soluzione di elaborazione delle fatture del produttore ha contribuito a consentire pagamenti tempestivi da parte dei clienti e ha assicurato un'economicità interessante. Dall'implementazione di Ephesoft, sono stati in grado di gestire un aumento di 40% delle fatture, da 15.000 a 21.000, senza problemi. Sono stati in grado di semplificare il controllo dei documenti di progetto e la collaborazione basata sul progetto integrando il flusso di lavoro dei dipartimenti di vendita, progettazione, pianificazione, produzione e controllo qualità. Con un solido processo di approvazione dei documenti, il Fabbricante ha fiducia che i documenti organizzativi siano trattati attraverso una catena di approvazione trasparente prima di essere pubblicati/aggiornati/eliminati. Ciò garantisce la disponibilità delle versioni corrette dei documenti durante l'intero ciclo di vita del progetto con il supporto di un audit trail per tutti i documenti chiave.
Circa 250 dipendenti stanno attualmente utilizzando la soluzione. Il produttore è stato in grado di vedere immediatamente i vantaggi dell'acquisizione remota. Hanno realizzato una distribuzione più economica, un accesso più rapido ai documenti, costi di spedizione ridotti e tempi di elaborazione più brevi con un minor numero di record persi, duplicati o smarriti.
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