ECM Wise aiuta Stonebridge a realizzare risparmi sostanziali migrando a Microsoft 365

Riepilogo

Stonebridge Companies è una delle principali società di proprietà, gestione e sviluppo dell'ospitalità della nazione; è composto da 63 hotel con oltre 10.000 camere negli Stati Uniti. Per risparmiare denaro e migliorare l'esperienza utente del proprio personale, l'azienda doveva combinare le proprie piattaforme ECM in un unico sistema e spostare i propri contenuti nel cloud.

Per raggiungere il loro obiettivo, hanno scelto ECM Wise come consulente di fiducia per migrare i loro contenuti da OpenText Content Server a SharePoint. Utilizzando gli strumenti disponibili all'interno di ECM Wise Migration Tool Suite, insieme ai professionisti esperti di ECM Wise, Stonebridge ha migrato con successo i propri documenti, comprese tutte le versioni, i metadati, le strutture delle cartelle, i collegamenti legacy e le autorizzazioni, a SharePoint.

Di conseguenza, Stonebridge è stata in grado di ridurre i costi smantellando il proprio sistema OpenText legacy e allo stesso tempo migliorando l'esperienza utente per i propri dipendenti.

Sfida

Con sede a Denver in Colorado, la gestione alberghiera di Stonebridge si estende da costa a costa. Con 63 diverse sedi, l'azienda fa molto affidamento sulla capacità di collaborare in un'ampia area geografica negli Stati Uniti.

All'inizio, i servizi Microsoft come Office e Skype venivano utilizzati per accedere ai documenti e comunicare tra le varie proprietà possedute da Stonebridge. Tuttavia, il repository centrale per tutti i file aziendali si trovava presso la sede centrale di Denver utilizzando Open Text Content Server. Nel tempo, i costi crescenti e la complessità della manutenzione di OpenText Content Server sono diventati una sfida e c'era un forte desiderio di passare al cloud per ridurre i costi.

Dopo un'indagine iniziale, è diventato chiaro che l'azienda avrebbe realizzato risparmi sostanziali rimuovendo le autorizzazioni di Content Server e spostando il contenuto in SharePoint. La transizione sarebbe facile perché molti dei dipendenti avevano già esperienza con Microsoft Office e Skype. Questa conoscenza potrebbe essere facilmente trasferita a Office 365 e Microsoft Teams.

La parte difficile sarebbe estrarre più di 10 anni di informazioni, inclusi dati critici, da Content Server. Il sistema conteneva documenti importanti inclusi metadati e autorizzazioni che dovevano essere conservati. Inoltre, i collegamenti legacy contenuti in tali documenti dovrebbero essere mantenuti e funzionanti dopo il passaggio a SharePoint. Era importante che chiunque avesse completato la migrazione avesse una conoscenza approfondita sia di Content Server che di SharePoint per garantire un trasferimento dei dati agevole ed efficiente e che tutto fosse eseguito correttamente.

Stonebridge sapeva che Microsoft 365 era la risposta, ma come potevano migrare lì e preservare tutte le loro informazioni e metadati importanti archiviati in OpenText Content Server?

Strategia

Stonebridge aveva bisogno di un consulente fidato con una vasta esperienza nella migrazione delle informazioni da OpenText Content Server a SharePoint.

ECM Wise aveva l'esperienza, la conoscenza e l'esperienza nelle migrazioni da Content Server a SharePoint. Insieme ai loro collaudati processi di migrazione e alla suite di strumenti di migrazione ECM Wise di facile utilizzo, è diventato chiaro che ECM Wise sarebbe stata l'opzione migliore di Stonebridge per rendere la migrazione a SharePoint il più agevole possibile.

Una volta stipulato un accordo, il team di ECM Wise Migration Services ha condotto rapidamente un'analisi del divario adeguato tra Content Server e SharePoint. Era ovvio che SharePoint avrebbe soddisfatto i loro requisiti per l'archiviazione, la condivisione e l'accesso ai file. Inoltre, il team si è reso conto che Microsoft Teams sarebbe stato perfetto per collaborare in tutte le proprietà di Stonebridge.

L'ostacolo più grande era l'estrazione del contenuto e dei metadati da Content Server a SharePoint con la massima fedeltà. Durante l'analisi del fit gap, ECM Wise ha identificato come tutto il contenuto di Stonebridge fosse strutturato in Content Server. Il team di migrazione ha quindi spiegato come è possibile migrare facilmente tutte le informazioni dell'azienda in SharePoint utilizzando raccolte siti e raccolte documenti. Tutti i metadati archiviati in Content Server possono essere facilmente rappresentati in SharePoint utilizzando tipi e colonne di contenuto. Le autorizzazioni applicate in Content Server possono anche essere conservate e migrate in SharePoint.

Una volta che Stonebridge ha dato il via libera, il team di migrazione ha iniziato a lavorare utilizzando ECM Migration Tool Suite per iniziare a pianificare e implementare il progetto di migrazione.

Hanno utilizzato lo strumento ECM Wise Content Server Discovery and Analytics per esaminare l'ambiente OpenText di Stonebridge. Gli strumenti ECM Wise hanno prodotto rapporti sui risultati che includevano il conteggio dei documenti, il dimensionamento e i tipi di elementi archiviati nel sistema. Il team di migrazione ha identificato eventuali potenziali intoppi come lunghi percorsi; questo ha permesso loro di pianificare e implementare soluzioni alternative. Con i rapporti, hanno sviluppato un programma su quali aree dovrebbero essere migrate e quando.

Il team di migrazione ha inoltre fornito assistenza nella configurazione dell'ambiente SharePoint di Stonebridge, nella configurazione delle raccolte siti e nella creazione dei tipi di contenuto e delle colonne seguendo le best practice.

Lo spostamento del contenuto in SharePoint è stato semplificato utilizzando lo strumento ECM Wise Migration API (MAPIT). MAPIT può acquisire il contenuto e mappare tutti i metadati richiesti da Content Server alle colonne e ai tipi di contenuto associati in SharePoint. La funzione di ristrutturazione di MAPIT ha aiutato a risolvere eventuali percorsi lunghi. Una volta che il team ha affrontato tutti i potenziali problemi, il contenuto è stato migrato tramite Azure a SharePoint il più rapidamente possibile. La tassonomia è stata reidratata in SharePoint e il tutto è stato strutturato come in Content Server.

Gli strumenti ECM Wise hanno creato registri di migrazione e convalida, che sono stati tutti caricati su SharePoint di Stonebridge nella propria raccolta siti. I registri servono come prova che i documenti sono stati migrati in SharePoint.

Utilizzando ECM Wise Migration Tools, il team ha migrato con successo tutto il contenuto, le versioni, le date, le informazioni sull'utente, i metadati e le strutture delle cartelle in SharePoint. Quando necessario, le autorizzazioni di Content Server esistenti sono state riapplicate a SharePoint al termine della migrazione. Tutti i collegamenti del server di contenuti legacy funzionavano ancora con l'uso di Link Redirector di ECM Wise.

Risultati

Il progetto è stato un successo.

Con l'assistenza di ECM Wise, Stonebridge è stata in grado di migrare tutto il contenuto da Content Server a SharePoint in tempo e rispettando il budget.

Gli utenti di Stonebridge hanno scoperto che le raccolte documenti e le raccolte siti appena create sono facili da usare. Le strutture delle cartelle di Content Server sono state replicate e le relative informazioni sono state facilmente reperite.

La navigazione e la condivisione dei documenti è stata semplificata per lo staff di Stonebridge. Potevano accedere ai loro contenuti da qualsiasi luogo, compresi i dispositivi mobili. L'integrazione con altri prodotti Office 365 ha migliorato la produttività e il cliente è stato lieto di utilizzare Teams per le proprie esigenze di collaborazione e riunioni.

Stonebridge ed ECM Wise hanno ricevuto feedback positivi dagli utenti finali. Hanno apprezzato la facilità di avere un solo account di accesso per tutti i sistemi utilizzati, inclusa l'opzione per l'autenticazione a più fattori (MFA). La comunicazione e la collaborazione complessive del team sono state drasticamente migliorate.

Alla fine, Stonebridge ha ottenuto risparmi sui costi riducendo i costi di licenza e supporto rimuovendo OpenText Content Server e allo stesso tempo ha migliorato l'esperienza di lavoro per il proprio personale.