Shoosmiths crea un flusso di lavoro coeso con SharePoint e K2

Riepilogo

Nominato studio legale dell'anno 2015 nel Regno Unito, Shoosmiths è uno studio legale con 11 sedi aziendali, 153 partner e 736 consulenti legali. Per più di 15 anni il loro processo di automazione del flusso di lavoro è stato suddiviso in non meno di 13 tecnologie e soluzioni separate. L'azienda aveva bisogno di un'unica piattaforma di flusso di lavoro su cui trasferire tutti i flussi di lavoro esistenti e utilizzarla per lo sviluppo futuro del flusso di lavoro.

Sfida

Shoosmiths riconosceva da tempo l'importanza del flusso di lavoro nel contesto della gestione dei casi legali e utilizzava l'automazione del flusso di lavoro da oltre 15 anni. Durante questo periodo, ha implementato non meno di 13 tecnologie e soluzioni separate per il flusso di lavoro. Come afferma Shane Scott, IS Director di Shoosmiths, questo ambiente frammentato era "molto inefficiente, inibiva il servizio clienti ed è difficile da mantenere e amministrare".

L'azienda ha implementato Microsoft SharePoint per centralizzare la gestione dei documenti nei suoi 11 uffici, ha implementato SAP come soluzione di gestione pratica e sistemi finanziari e sta attualmente estendendo l'impronta SAP implementando SAP HR.

"I vantaggi di avere un'unica piattaforma di flusso di lavoro integrata con SAP e SharePoint è stato un argomento convincente", afferma Scott. "Abbiamo quindi iniziato a cercare una nuova piattaforma di modellazione aziendale e flusso di lavoro, in cui poter spostare tutti i nostri flussi di lavoro esistenti e utilizzarli come base per lo sviluppo futuro del flusso di lavoro all'interno dell'azienda".

Strategia

Shoosmiths ha selezionato K2 dopo aver eseguito un'analisi tecnica approfondita delle capacità di K2 blackpearl. Nell'ambito del programma, l'azienda ha colto l'occasione per mappare e ottimizzare i processi aziendali prima di sviluppare i nuovi flussi di lavoro in K2. Tutti i nuovi processi K2 sono strettamente integrati con Microsoft SharePoint, SAP finanziarie, applicazioni per le risorse umane e un portale self-service per i dipendenti e includono anche l'automazione di e-mail e SMS.

Shoosmiths ora dispone di flussi di lavoro di processo basati su K2 in quattro aree chiave della sua attività, con piani per estenderli ad altre funzioni delle risorse umane, trasferimento in inglese, gestione dei casi di negligenza clinica e trasferimento di appezzamenti di terreno.

Risultati

L'uso di K2 ha contribuito a un notevole risparmio di tempo in tutte le aree di attività di Shoosmiths. Ciò è stato ottenuto tramite una combinazione di ottimizzazione dei processi, automazione di documenti e processi (utilizzando K2) e integrazione. Nell'ambito delle sole funzioni di trasporto, l'azienda stima di risparmiare fino a 60 minuti al giorno per gestore del caso. Ciò equivale a circa 800 ore settimanali salvate nella funzione.

Inoltre, le strette integrazioni tra i software consentono di automatizzare processi precedentemente manuali come contratti, dichiarazioni di completamento e registrazioni finanziarie. Questo riduce ancora una volta il tempo per completare le attività e consente a Shoosmiths di fornire un servizio migliore e più reattivo ai propri clienti.

Sostituendo le tecnologie del flusso di lavoro legacy con un'unica piattaforma basata su K2 blackpearl, l'azienda sarà in grado di ridurre significativamente le proprie spese operative annuali. Secondo Scott, "Shoosmiths prevede di ridurre i costi di manutenzione e licenza del software di circa £ 160.000 all'anno".

Dato il successo dei nuovi flussi di lavoro, Shoosmiths sta ora portando avanti piani per implementare processi ancora più automatizzati.

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