Il nuovo sistema di gestione dei documenti di Save the Children consente la fornitura di servizi vitali

Riepilogo

Save the Children è un'organizzazione internazionale senza fini di lucro, che fornisce servizi che aiutano a trasformare la vita dei bambini, dalle forniture salvavita al supporto emotivo. L'organizzazione è finanziata da partner donatori grandi e piccoli, singoli benefattori e governi. Di conseguenza, Save the Children ha molti accordi e contratti, come servizi IT e contratti di noleggio.

Save the Children aveva bisogno di un sistema per garantire, governare e facilitare la gestione degli accordi inclusi, ma non limitati a, i contratti. I dipendenti dovevano gestire gli accordi durante l'intero ciclo di vita, dalla creazione all'archiviazione o alla distruzione, e il processo manuale esistente era lungo, opaco e difficile da tracciare.

Combinando Microsoft 365 e il Circle T Agreement Center, Circle T ha fornito a Save the Children una soluzione che ha fornito loro i limiti di sicurezza, la governance dei dati e il reporting necessari per tutti i loro accordi. Gli Information Worker possono ora trovare facilmente i contenuti pertinenti effettuando ricerche all'interno del Centro accordi o all'interno del sito di SharePoint.

Inoltre, i lavoratori possono ora creare, creare, firmare, scoprire e gestire i contratti in modo più rapido ed efficiente. Possono anche garantire che i loro dati siano al sicuro, che i rapporti, il flusso di lavoro e i controlli vengano applicati ed essere sicuri di ridurre il rischio finanziario.

Sfida

Save the Children utilizzava Microsoft 365 a livello internazionale, con intranet e sistemi di gestione della conoscenza in diversi paesi. Gestivano gli accordi, compresi i contratti, utilizzando una varietà di sistemi, strumenti e processi manuali. Ciò ha portato a difficoltà nella ricerca e nella conservazione dei record, nella riduzione dell'efficienza e nell'aumento del potenziale rischio finanziario.

Save the Children aveva bisogno di una soluzione in grado di supervisionare l'intero ciclo di vita, dalla creazione di accordi alla creazione condivisa in modo sicuro con utenti interni ed esterni, oltre a consentire l'accesso, la ricerca e la creazione di report potenti e sicuri.

Strategia

Save the Children ha chiesto aiuto a Circle T, avendo lavorato con loro in passato per implementare soluzioni come intranet, gestione delle politiche e gestione delle procedure.

Poiché tutti i contenuti relativi agli accordi dovevano essere riuniti, Save the Children e Circle T lo hanno concluso Microsoft 365 era la soluzione logica, consentendo al team di offrire non solo un'esperienza utente coerente, ma anche un'esperienza coerente di gestione e conformità. Tutti i documenti finali e la collaborazione necessaria per redigere i contenuti possono ora essere controllati centralmente da una serie di regole nel centro di sicurezza e conformità, che è un fattore chiave per la governance dei dati e l'individuazione legale.

C'erano diversi requisiti chiave per la soluzione, ognuno dei quali rafforzava Microsoft 365 come soluzione superiore.

Per iniziare, era fondamentale che gli utenti potessero trovare il contenuto dell'accordo in modo efficiente e rapido, con una chiara indicazione dello stato o dello stato. Microsoft Search e il Centro accordi di Circle T sono stati scelti per soddisfare queste esigenze. Microsoft Search offre e T's Agreement Center di Circle fornisce un'interfaccia di ricerca intelligente dedicata e la capacità di leggere e comprendere gli accordi nel contesto del loro stato, proprietà e categorizzazione. Inoltre, gli utenti possono ora scoprire e accedere agli accordi dalla barra di ricerca intelligente dell'intranet di Circle T.

Save the Children aveva anche bisogno di accordi per essere disponibile ovunque e in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo, compresi quelli che lavorano a livello internazionale e sul campo. SharePoint è stata scelta per fornire una soluzione mobile e flessibile adatta a tutti gli ambienti di lavoro. SharePoint ospita e pubblica tutti gli accordi su app mobili, Web e Microsoft 365, garantendo agli utenti l'accesso agli accordi quando e dove ne hanno bisogno.

Infine, la soluzione necessaria per supportare in modo sicuro la creazione condivisa di contenuti con utenti esterni, incluso un processo di revisione semplificato. Microsoft 365 è stato scelto per proteggere i contenuti migliorando al contempo i processi di collaborazione. Microsoft 365 fornisce la funzionalità ideale per proteggere il contenuto interno e fornire un accesso sicuro agli utenti esterni.

Cerchio T costruito su questa base per aggiungere firme elettroniche dei contratti. Hanno integrato uno strumento di firma digitale di terze parti, avviato dal flusso di lavoro dell'amministratore del contratto. Questa combinazione di tecnologie ha consentito a Save the Children di eseguire la firma di contratti online conforme con tutte le complessità del processo di firma gestito all'interno di strumenti "best of breed".

Con le soluzioni combinate fornite da Circle T e Microsoft, i dipendenti di Save the Children possono ora garantire che tutti gli accordi siano contrassegnati in modo coerente e chiaro con uno stato, proprietà e date attuabili. Integrazioni a Power Automate e Power BI hanno consentito a Save the Children di ridurre il rischio di accordi non conformi o scaduti.

Risultati

Il Circle T Agreement Center e Microsoft 365 hanno rimodellato il modo in cui Save the Children gestisce gli accordi. La creazione, la creazione condivisa, la finalizzazione, la firma, l'individuazione, il mantenimento e il rinnovo degli accordi sono ora processi semplici e veloci.

Gli utenti interni ed esterni possono collaborare alla creazione di contenuti in tempo reale, riducendo il traffico e-mail e la complessità tipicamente associati all'utilizzo di più copie di un file e i rischi legati alla loro fusione.

Il processo di firma semplificato ha rimosso i complessi flussi di lavoro manuali precedentemente richiesti nel processo di firma, riducendo notevolmente i tempi di firma.

La possibilità di trovare qualsiasi accordo è ora immediata e completa. Da un'unica posizione, gli utenti possono ora trovare gli accordi in tutte le fasi della stesura e dell'esecuzione e ottenere immediatamente i risultati della ricerca. Gli accordi firmati vengono archiviati con la versione di lavoro e i relativi documenti per garantire che tutte le garanzie pertinenti siano gestite e presentate come un unico "file".

Il personale di Save the Children può gestire i contenuti con il controllo della versione, la conservazione e la completa rilevabilità legale arricchita con Microsoft 365 Security and Compliance.

Infine, la gestione del ciclo di vita del contratto, basata sui metadati, è migliorata integrando le soluzioni Power Platform per il reporting e il flusso di lavoro, riducendo il rischio di accordi non conformi o scaduti.