Un'impresa edile a conduzione familiare utilizza Microsoft 365 per sbloccare il suo potenziale digitale

Riepilogo

Rhomberg Bau GmbH, un'impresa edile internazionale a conduzione familiare di quarta generazione, specializzata in costruzioni, risorse e tecnologia ferroviaria, ha iniziato il suo percorso di digitalizzazione. MondayCoffee, un fidato Gold Partner di Microsoft, sta supportando Rhomberg Bau in questo importante progetto, aiutandoli a prendere la corsia preferenziale ove possibile per consentire alle parti interessate di Rhomberg di sperimentare rapidamente i vantaggi della digitalizzazione.

Per Rhomberg, MondayCoffee ha combinato Office 365, Dynamics CRM e Azure. Utilizzando Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, elenchi di SharePoint, Dynamics CRM e Outlook, tre processi chiave di Rhomberg sono stati automatizzati, semplificando la collaborazione, riducendo il dispendio di tempo e aumentando la trasparenza.

Sfida

Rhomberg Bau GmbH, è organizzata in diverse aree di business, unite sotto una strategia comune per migliorare la collaborazione tra di loro. Di conseguenza, l'azienda è passata al cloud, ha installato un tenant di Microsoft Office 365 e ha sostituito alcuni sistemi IT legacy con gli strumenti standard di Microsoft.

Per far sì che la collaborazione avvenga, le persone devono cambiare le loro abitudini. Insieme a Rhomberg Bau, MondayCoffee ha lavorato a quel cambiamento culturale seguendo una serie di regole:

• I file vengono archiviati solo una volta.
• I progetti vengono creati una sola volta nel sistema, anche se su di esso stanno lavorando diverse aree aziendali. (In passato, ogni area aveva la propria area di progetto separata.)
• Occorre aumentare la trasparenza sullo stato di avanzamento dei progetti.
• I processi e le strutture devono essere standardizzati e visualizzati in modo chiaro e semplice nel sistema. La loro applicazione diventa meno dipendente dal singolo responsabile.

In questa collaborazione con Rhomberg Bau, MondayCoffee ha sfruttato il potenziale di unificare i vecchi sistemi IT, che sono stati gestiti in modo diverso in ciascuna area aziendale, e di renderli più efficienti attraverso l'automazione.

Strategia

Attraverso workshop, MondayCoffee ha dimostrato il potenziale della combinazione dei tre componenti principali di Office 365, Dynamics CRM e Azure. Insieme a varie parti interessate di Rhomberg Bau, MondayCoffee ha concettualizzato un'architettura e un approccio adeguati per lanciare una serie di app aziendali dedicate sulla sua nuova piattaforma Microsoft con un percorso di sviluppo passo dopo passo. MondayCoffee ha lanciato le seguenti app aziendali in fase di test pilota per Rhomberg:

App difetti di costruzione: Costruito per semplificare la registrazione (incluso il caricamento delle immagini dello smartphone), la classificazione e il tracciamento dei difetti di costruzione.

Nei progetti di costruzione, la classificazione e il monitoraggio dei difetti di costruzione sono i maggiori fattori che determinano il superamento dei costi e delle scadenze, motivo per cui un processo di registrazione e monitoraggio semplificato è importante per l'azienda. Inoltre, questa app consente all'azienda di valutare i propri fornitori in termini di qualità costruttiva.

App di archiviazione dinamica: Creato per creare dinamicamente strutture del sito di SharePoint per salvare i documenti relativi al progetto in un'unica posizione, in base ai partner commerciali coinvolti (in base alle voci del progetto CRM). Per i grandi progetti di costruzione, è fondamentale che tutte le parti coinvolte memorizzino e trovino i documenti importanti in modo intuitivo senza perdersi in complesse gerarchie di archiviazione.

Documentazione edilizia App: Costruito per migliorare la comunicazione con le parti interessate del cliente sull'avanzamento di un progetto. L'app consente a tutte le parti di caricare e inviare facilmente foto e planimetrie del cantiere e pubblicare notizie sullo stato di avanzamento.

Per sviluppare le app, MondayCoffee ha utilizzato i seguenti strumenti Microsoft: PowerApps, Power BI, Flow, elenchi di SharePoint, Dynamics CRM e Outlook Online.

Tutte le app sono attualmente utilizzate in una fase pilota da utenti chiave, che sono stati formati di conseguenza. Un roll-out su vasta scala è previsto per l'inizio dell'anno solare 2019, mentre ulteriori app e miglioramenti dovrebbero arrivare su base continuativa.

Risultati

Con tutte le app sviluppate e lanciate con Rhomberg, oltre alla nuova piattaforma, l'automazione delle piccole attività ha migliorato e semplificato la collaborazione tra team. Oltre al risparmio di tempo, l'organizzazione ha acquisito maggiore trasparenza e maggiore qualità sui flussi di lavoro rilevanti per l'azienda.

Portare l'organizzazione a vivere il nuovo ambiente di lavoro e beneficiarne direttamente ha significato compiere passi da gigante nella trasformazione digitale e culturale del gruppo. Gli utenti chiave stanno già chiedendo attivamente di implementare le app in altre aree e di svilupparne di nuove.