Il distributore di elettricità aumenta la produttività con SharePoint, PowerApps e Microsoft Flow

Riepilogo

Peace River Electric Cooperative, una cooperativa di distribuzione di elettricità con sede in Florida, aveva la necessità di subire una trasformazione digitale a livello di organizzazione. L'organizzazione ha cercato di ottimizzare le proprie operazioni migliorando al contempo l'efficienza dei processi in tutti i reparti. Per farlo, il distributore di energia elettrica si è rivolto a Longi Engineering per implementare le soluzioni Microsoft 365. 

Sfida

Con l'obiettivo principale di consentire ai propri dipartimenti di lavorare in modo efficiente attraverso l'automazione dei processi manuali, Peace River Electric Cooperative desiderava implementare flussi di lavoro e sfruttare le applicazioni mobili integrate con i dati dell'organizzazione. Nella loro ricerca di soluzioni moderne, l'organizzazione ha cercato di fare quanto segue:  

• Automatizza il processo di inserimento dei dipendenti 
• Crea un'applicazione mobile da utilizzare sul campo per le ispezioni dei camion 
• Automatizza i moduli di ingegneria per le stime dei costi e il trasferimento delle apparecchiature 
• Implementare un processo di flusso di lavoro elettronico per l'approvazione delle spese di viaggio 

Ma trovare la soluzione giusta è stato difficile. Il reparto IT ei dirigenti hanno esaminato molteplici potenziali soluzioni, molte delle quali destinate esclusivamente alle cooperative elettriche, ma nessuna possedeva una funzionalità sufficientemente ricca con la facilità d'uso che cercavano.  

Avendo familiarità con Office 365 e SharePoint, l'azienda ha deciso di determinare se fosse possibile sfruttare una soluzione adeguata, incentrata su queste tecnologie. Dopo alcune ricerche e conversazioni iniziali, hanno stabilito che Flow e PowerApps, se integrati con la loro intranet online di SharePoint, avrebbero fornito la funzionalità che stavano cercando.

Strategia

La cooperativa Peace River Electric ha coinvolto Longi Engineering, un partner Microsoft di fiducia, per incontrare le principali parti interessate di ciascun dipartimento per finalizzare i requisiti dell'applicazione. Dopo questi incontri, Longi Engineering ha implementato diverse applicazioni per automatizzare i propri processi. Di seguito sono riportati due esempi.  

Una delle prime applicazioni implementate è stata l'automazione del processo di onboarding dei dipendenti. Il processo di inserimento dei dipendenti era in precedenza quello in cui il supervisore di un nuovo dipendente e il reparto IT comunicavano tramite numerose e-mail per assicurarsi che un dipendente esistesse in più sistemi, disponesse delle autorizzazioni appropriate e dell'accesso ai dati necessari per svolgere le proprie funzioni lavorative. Questo processo era spesso in corso anche dopo che il dipendente aveva iniziato a lavorare.  

Per consentire un processo più snello, Longi ha implementato un modulo di onboarding dei dipendenti. Con questo modulo, il supervisore di un dipendente è in grado di designare tutti i sistemi a cui deve accedere e inviare un modulo che attiva un flusso che quindi instrada il modulo all'IT. L'IT è quindi in grado di fornire l'accesso a tutti i sistemi designati. Con l'IT che partecipa a questo processo, nel modulo viene documentato un timestamp di quando e da chi viene eseguito. Ciò consente al manager del nuovo dipendente di visualizzare, in tempo reale, esattamente dove si trova il processo di onboarding in qualsiasi momento.  

Un'altra applicazione implementata da Longi Engineering aiuta a tenere traccia delle ispezioni dei camion. Poiché i dipendenti sul campo stanno lavorando su linee di trasmissione ad alta tensione pericolose come parte delle loro mansioni lavorative, è fondamentale che ispezionino regolarmente i camion che portano nei cantieri e che documentino accuratamente le ispezioni. In precedenza, ciò avveniva attraverso un processo manuale e cartaceo. Sfruttando una PowerApp integrata con un elenco SharePoint, i dipendenti sul campo ora registrano tutti i dati di ispezione del camion, ad esempio se i kit di pronto soccorso e i defibrillatori automatici esterni (DAE) sono funzionanti, in PowerApp oltre alla data e all'ora dell'ispezione.

Risultati

Questi sono solo due dei modi in cui Peace River Electric Cooperative è stata in grado di avviare una trasformazione digitale con l'aiuto di Flow e PowerApps.  

Flow è stato utilizzato anche insieme a SharePoint Forms per implementare i moduli di costo e trasferimento per i dipartimenti di ingegneria, nonché il flusso di lavoro elettronico per l'approvazione delle spese di viaggio. Queste app, insieme a SharePoint, sono diventate sistemi mission-critical di grande valore utilizzati in tutta l'azienda.