Cliente
Pan Pac
Leadership dell'informazione
Information Leadership sono i principali esperti di gestione delle informazioni e della conoscenza della Nuova Zelanda. In qualità di Microsoft Gold Partner, la loro specialità sono i progetti di livello aziendale che bilanciano la semplicità e la flessibilità di utilizzo, fornendo al contempo sicurezza e controllo che le informazioni siano sicure, complete e reperibili.
Scopri di piùRiepilogo
Pan Pac è un'azienda di prodotti forestali/legname completamente integrata in Nuova Zelanda con operazioni di disboscamento, polpa, legname e una segheria. È il più grande proprietario di foreste e acquirente di tronchi a Hawkes Bay e impiega oltre 800 persone che lavorano all'interno delle aree operative dell'azienda.
Sotto la nuova leadership IT, Pan Pac ha deciso di passare da SharePoint in locale e altre condivisioni di file esistenti alle moderne soluzioni Office 365. Il business case era imperniato su tre importanti miglioramenti aziendali:
- Riunire le diverse organizzazioni tramite un'intranet
- Fornire procedure e documentazione di conformità in materia di salute e sicurezza per aderire alle normative governative per le "Strutture a rischio maggiore"
- Gestione e pubblicazione di documenti controllati in tutte le attività aziendali
Information Leadership ha fornito spazi di lavoro SharePoint "pragmatici, pratici e utilizzabili", utilizzando la sua metodologia e le app basate su Azure. Con la base di progettazione resiliente creata, Pan Pac è ora in una buona posizione per continuare la sua ulteriore trasformazione digitale con Office 365.
Sfida
A causa della complessità delle operazioni di Pan Pac, ha requisiti di controllo dei documenti molto severi per mantenere l'integrità del contenuto attraverso le revisioni. In precedenza ciò richiedeva processi manuali che attraversavano molte fasi e persone. In qualsiasi momento, il personale sarebbe incerto sull'ubicazione, lo stato e la proprietà di un documento. Ciò ha portato alla duplicazione dei documenti e alla lotta per trovare il documento o la guida corretti.
La nuova normativa sui "Grandi impianti di pericolo" richiedeva a Pan Pac di creare una base di conoscenza centrale per l'identificazione, il controllo, le procedure di emergenza e la politica dei pericoli. Ciò richiederebbe aggiornamenti costanti per monitorare i processi, l'uso di sostanze pericolose e il rischio in tutta l'azienda.
Strategia
La piattaforma Office 365 SharePoint ha sostituito le varie soluzioni di archiviazione precedentemente utilizzate da Pan Pac. Ciò includeva un'implementazione di SharePoint 2013 e le informazioni contenute nelle condivisioni di file.
L'unione di tutte le informazioni all'interno di una intranet di Office 365 darebbe a tutto il personale l'accesso a un'unica fonte di informazioni verificata e una ricerca eccellente, perfezionata dai metadati. Con una vasta gamma di informazioni e attività, Information Leadership ha sfruttato il proprio background nella gestione delle informazioni per costruire una tassonomia. Ciò includeva metadati per descrivere, archiviare e trovare contenuti, nonché per implementare processi aziendali.
I progetti includevano anche l'uso di app iWorkplace basate su Azure che consentono la classificazione automatica dei metadati. Questa innovazione significava che in molti casi il personale non aveva bisogno di inserire i metadati. Un'altra app iWorkplace (Smart Case Files) semplifica la gestione dei contenuti e la sicurezza per la creazione, l'approvazione, la pubblicazione e l'archiviazione della documentazione.
Ciò che è stato davvero prezioso è stato ottenere una soluzione pragmatica, pratica e utilizzabile. Non c'è niente di peggio che inventare qualcosa che ripaga solo a parole: la leadership dell'informazione ha creato un sistema che potremmo effettivamente implementare.
Il feedback degli utenti è estremamente positivo. Quello che la gente dice è che sappiamo dove sono i documenti, sappiamo chi li sta guardando, sappiamo qual è il loro stato. Questa trasparenza è fondamentale per la nostra attività.
Jason Simons (Responsabile IT, Pan Pac)
Risultati
Pan Pac ha ricevuto un feedback estremamente positivo dal proprio staff. Le soluzioni includono una moderna intranet, aree di lavoro per documenti controllati e un portale di pubblicazione, oltre alla gestione delle loro esigenze normative relative alle "Strutture per i rischi maggiori".
Il personale riferisce di essere ora in grado di archiviare, trovare e utilizzare i documenti di cui hanno bisogno. Oltre a una ritrovata trasparenza, si riduce il rischio di incidenti tecnologici e informatici. Tutti possono caricare, condividere, trovare e modificare con sicurezza e controllo.
Pan Pac può ora identificare e rispondere meglio alle inefficienze. Ad esempio, hanno scoperto che le persone chiave nell'organizzazione devono firmare un grande volume di documenti. Questi colli di bottiglia possono essere risolti e ottenere risultati migliori e più rapidi.
Pan Pac è ora pronto a sfruttare la base di progettazione per un'ulteriore trasformazione digitale con Office 365.
