Riepilogo
Ovivo è leader mondiale nella tecnologia di trattamento delle acque con oltre 35 anni di esperienza nella gestione delle acque municipali, nel trattamento delle acque reflue industriali e nella filtrazione e raffreddamento dell'acqua per l'elettronica. L'attività di Ovivo nel trattamento delle acque si basa sull'esecuzione di progetti globali su larga scala, alcuni della durata di più di 5 anni, e sul coinvolgimento di team distribuiti in Nord America, Europa e collaborazioni internazionali con partner e appaltatori come team distribuiti.
Durante il ciclo di vita di ogni progetto, vengono prodotti migliaia di documenti e molte altre e-mail contenenti informazioni critiche per le decisioni di progetto, la fatturazione e la difesa dei contratti. Storicamente, questa conoscenza inviata tramite e-mail veniva salvata solo nelle singole unità personali, con molti dipendenti e appaltatori che andavano e venivano durante la durata di un progetto. Con così tante parti mobili e così tanto in gioco, Ovivo ha riconosciuto la necessità di rendere le informazioni di progetto critiche nelle e-mail facili da salvare, cercare e condividere tra team di progetto in evoluzione. Nel 2017, il vicepresidente entrante dei grandi progetti di Ovivo ha raccomandato Colligo come la migliore soluzione per l'adozione di SharePoint.
Sfida
L'unico dipartimento che utilizzava SharePoint per la gestione della posta elettronica prima dell'implementazione di Colligo era il team legale di Ovivo. Per il resto dell'azienda, l'utilizzo di SharePoint per salvare i messaggi di posta elettronica relativi ai progetti è stato considerato dispendioso in termini di tempo. I team hanno utilizzato una combinazione di cartelle pubbliche in Outlook e cartelle nell'unità C dell'azienda per archiviare i messaggi di posta elettronica archiviati.
Ovivo ha riconosciuto l'importanza di trovare una soluzione che fosse semplice per i dipendenti e per molte ragioni c'era l'urgenza di evolvere dal salvataggio delle e-mail casuali nelle cartelle locali.
I progetti Ovivo generalmente durano 5 anni o più. In quel periodo, i team di progetto spesso si espandono e cambiano. Con ogni membro uscente, Ovivo deve estrarre le e-mail di progetto nascoste sulle unità locali delle persone, trascorrendo ore a scavare per la conoscenza critica del progetto, sapendo che c'è il rischio che gli oggetti di valore vengano trascurati.
Con molti team e progetti che utilizzano cartelle tradizionali, è diventato sempre più difficile trovare e-mail e allegati. Con il passare del tempo e l'accumulo di migliaia di e-mail, la ricerca nelle cartelle condivise è diventata sempre più difficile.
Mantenendo le e-mail nei file PST, senza alcun metodo di classificazione significativa all'interno del team, la ricerca dei dettagli del progetto richiedeva molto tempo e spesso non era possibile trovare dati critici, il che inibiva la pianificazione, la stima e la fatturazione. Non sono stati acquisiti metadati aggiuntivi per facilitare una ricerca futura.
In caso di causa o arbitrato, Ovivo dovrebbe copiare i file PST archiviati da un dipendente legacy su un'unità esterna, collegare l'unità all'account Outlook di un utente esistente, lasciare che i file vengano indicizzati per diversi giorni e quindi interrogare da un singolo computer per salvare i messaggi di posta elettronica nelle cartelle associate a ciascun argomento della rivendicazione. Questo processo potrebbe costare centinaia di migliaia di dollari in compensi degli appaltatori e ore dei dipendenti.
Strategia
Ovivo si affida a SharePoint per la gestione delle conoscenze e dei record, ma doveva semplificare l'accesso per semplificare l'acquisizione di informazioni complete sul progetto. I dipendenti erano abituati a lavorare da Outlook e avevano bisogno di un modo per continuare a lavorare in modo produttivo dalla posta in arrivo. Nel 2017, il vicepresidente dei grandi progetti di Ovivo ha consigliato Colligo Email Manager come la migliore soluzione per l'adozione di SharePoint. Lo aveva già usato in un ruolo precedente.
Ogni reparto crea semplici raccolte online e offline in SharePoint strutturate per archiviare in modo logico e coerente le informazioni critiche e Colligo semplifica l'operazione da Outlook. I sostenitori dei dipendenti condividono quindi come funziona con gli altri, il che porta i team di progetto a utilizzare maggiormente SharePoint.
Integrando l'accesso alle cartelle di SharePoint direttamente in Outlook tramite Colligo Email Manager, i dipendenti Ovivo possono salvare e-mail e allegati direttamente in SharePoint dalle loro caselle di posta di Outlook. In un paio di clic, i dipendenti salvano un'e-mail e un allegato relativi al progetto nella raccolta pertinente in SharePoint. Colligo memorizza automaticamente i campi chiave come oggetto, mittente e data come metadati.
Tutti i membri di un team di progetto possono cercare, trovare e condividere rapidamente collegamenti sicuri a e-mail e allegati preziosi man mano che vengono acquisiti e contrassegnati con utili metadati. Il risparmio di tempo e l'accesso completo alle informazioni porta a una gestione proficua del progetto e garantisce che tutti lavorino a partire da informazioni complete e aggiornate.
Anche i dipendenti Ovivo che lavorano in luoghi con larghezza di banda ridotta utilizzano Colligo Email Manager per salvare e classificare i messaggi di posta elettronica nelle raccolte SharePoint offline. La piattaforma completa di Colligo consente ai dipendenti di Ovivo di accedere a SharePoint da Outlook in locale, su dispositivi mobili e in Office 365.
Risultati
Colligo Email Manager è ormai in uso da più di un anno sulla maggior parte dei progetti più grandi di Ovivo per salvare e-mail, allegati e documenti in SharePoint. Mancano ancora alcuni anni al raggiungimento di una transizione completa a SharePoint nell'intera azienda, ma Ovivo ha già riscontrato un impatto prezioso, incluso il recupero di centinaia di migliaia di costi su un progetto in ritardo, il risparmio di migliaia di persone sulla scoperta legale e lo spostamento del comportamento del team verso l'acquisizione e proteggere la conoscenza del progetto.
Recupero dei costi del progetto completo. Ovivo ha registrato notevoli ritardi con un progetto $200.000.000 in Sud Africa. L'attività operava in base al costo maggiorato, a dimostrazione di tutti i costi relativi al progetto. Con Colligo che rende più semplice e veloce il salvataggio in SharePoint, i team hanno accuratamente documentato e difeso i costi del progetto e, di conseguenza, Ovivo è stata in grado di ottenere quasi $1.000.0000 di rimborso per i costi di manutenzione. Stanno utilizzando le stesse e-mail e documenti salvati in SharePoint tramite Colligo per motivare un'ulteriore affermazione $1.500.000.
Scoperta legale tempestiva ed economica. In un caso di arbitrato legale in Ontario, prima dell'era di SharePoint, Ovivo ha speso $300.000 in consulenti oltre a mesi di tempo dei dipendenti per recuperare manualmente i documenti. In confronto, da allora Ovivo ha utilizzato Colligo in due importanti arbitrati edili, per migrare le cassette postali complete degli ex manager in biblioteche separate. Le raccolte di posta elettronica in SharePoint sono state collegate a un elenco di argomenti di attestazione con una ricerca inversa. La ricerca può essere eseguita molto facilmente in SharePoint, utilizzando il visualizzatore integrato per identificare i documenti rilevanti e associarli agli argomenti giusti. La possibilità di annotare, commentare e contrassegnare i file ha consentito la creazione di elenchi di documenti facilmente ricercabili. Più persone hanno potuto lavorare a questi progetti contemporaneamente e sono state in grado di fornire a SharePoint l'accesso a consulenti esterni.
Acquisizione completa della conoscenza del progetto. Il vicepresidente IT di Ovivo ritiene che Colligo sia stata la chiave per ottenere l'adozione di SharePoint da parte dei dipendenti. Colligo ha aiutato i dipendenti a rompere le vecchie abitudini e a rendere il salvataggio delle e-mail su SharePoint dalle loro caselle di posta una seconda natura, creando così per Ovivo una conoscenza completa e duratura dei progetti multimilionari.
