Orion Registrar semplifica i processi aziendali e l'accesso ai documenti con SharePoint e K2

Riepilogo

Orion Registrar Inc. fornisce servizi di auditing e certificazione per aziende all'interno di una varietà di settori. Sono esperti in diversi standard del settore, tra cui aerospaziale, medico, telecomunicazioni, salute e sicurezza, gestione ambientale, riciclaggio, sostenibilità, gestione dell'energia e gestione dei servizi IT.

Utilizzando il livello di estrazione dati SmartObject di K2, la nuova soluzione di Orion Registrar integra i suoi complessi dati dei clienti line-of-business archiviati in un database SQL relazionale personalizzato. La soluzione utilizza un server Blackpearl K2 per accedere ai dati visualizzabili in SharePoint Online tramite smartform K2 incorporati. Di conseguenza, Orion dispone di una soluzione all-in-one per i processi aziendali e la gestione dei documenti.

Sfida

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Questi sono alcuni dei numerosi standard di sistema che le aziende devono ricevere per la certificazione per portare le loro soluzioni sul mercato. In qualità di ente di certificazione, Orion Registrar è un fornitore leader di servizi di auditing accreditato a livello internazionale ed è proprio un'azienda in grado di soddisfare queste esigenze. Paul Burck, Presidente di Orion Registrar, spiega: “Le aziende richiedono il riconoscimento di disporre di un sistema di gestione completamente convalidato e Orion fornisce revisori tecnici e amministrazione del progetto per questo. Dobbiamo facilitare tutti i controlli e gli equilibri, quindi quando diciamo che un'azienda soddisfa un determinato standard, lo soddisfano davvero".

In origine l'azienda gestiva il processo di certificazione end-to-end utilizzando un database Microsoft Access e un sistema CRM personalizzato per la gestione dei documenti. Tuttavia, è diventato abbastanza evidente che se l'azienda avesse mantenuto la sua traiettoria di crescita, avrebbe raggiunto il tetto massimo su come continuare a fornire un servizio di alta qualità. Dopo aver svolto un po' di ricerca, hanno concluso che avevano bisogno di trovare una soluzione di gestione dei processi aziendali a basso codice che fosse flessibile, scalabile, facile da aggiornare e che potesse essere supportata per gli anni a venire. La chiave del nuovo sistema sarebbe la visibilità per i loro clienti nel processo di auditing e certificazione, facilitando una migliore comunicazione consentendo agli utenti di lavorare con i loro documenti e dati in un unico posto.

Per realizzare la loro visione di una soluzione scalabile abilitata al flusso di lavoro, Orion si è rivolta alla società leader di consulenza aziendale e tecnologica Catalyte per fornire consigli tecnologici, nonché sviluppare e mantenere il sistema. "Il nostro obiettivo era sviluppare una soluzione all-in-one", ha affermato Clark Pope, Direttore di Catalyte. "Il sistema avrebbe dovuto integrare nuovi clienti, redigere contratti, facilitare le firme tramite DocuSign e archiviarli in una libreria di SharePoint Online. "

Oltre a consigliare K2 come cuore del sistema, Catalyte ha consigliato che gran parte dell'infrastruttura sia basata su cloud utilizzando Microsoft SharePoint ed Exchange Online. Burck ha proseguito dicendo: "La proposta di sfruttare i servizi basati su cloud come parte della nostra soluzione BPM complessiva aveva molto senso per noi, poiché volevamo ridurre al minimo il nostro footprint on-premise per facilitare il nostro sovraccarico amministrativo". Entro la fine del 2019, Orion prevede di essere 100% nel cloud.

Strategia

Il risultato finale del progetto Orion Registrar/Catalyte è un'applicazione del flusso di lavoro di certificazione end-to-end che l'azienda ha chiamato Hunter, che fornisce non solo processi interni per gestire l'auditing, ma anche un portale esterno in cui clienti e revisori possono ottenere una reale -visualizzazione temporale dello stato e dei problemi con la loro certificazione in sospeso. "Si tratta di un sistema straordinariamente completo che comprende un'infrastruttura cloud, un sistema di gestione dei contenuti, un ambiente di lavoro collaborativo, un'ampia gestione dei documenti e l'integrazione delle applicazioni aziendali", afferma Pope.

Utilizzando il livello di estrazione dati SmartObject di K2, la soluzione integra i complessi dati dei clienti LOB (line of business) di Orion Registrar archiviati in un database SQL relazionale personalizzato. La soluzione utilizza un server K2 per accedere ai dati visualizzabili in SharePoint tramite SmartForms K2 incorporati.

Il flusso di lavoro end-to-end di Hunter è il seguente:

• L'avvio ha inizio quando un cliente richiede un audit o se la sua certificazione è in attesa di rinnovo, come determinato dall'ambiente di pianificazione che tiene traccia della necessità di una ricertificazione annuale.
• Gli pianificatori parlano con il cliente della loro disponibilità e soddisfano le loro esigenze con potenziali revisori in base al tipo di certificazione. Parte di Hunter è un calendario che gli auditor sono tenuti a tenere aggiornato in modo che i programmatori possano abbinare la disponibilità del cliente e dell'auditor.
• Una volta selezionato un revisore appropriato in base all'esperienza e alla disponibilità, DocuSign viene utilizzato per gestire il processo burocratico di firma delle date di inizio e fine concordate del progetto in modo da poter stipulare un contratto valido.
• La preparazione del revisore viene quindi avviata tramite un flusso di lavoro che apre la documentazione appropriata archiviata in SharePoint per il progetto del cliente, fornendo tutti i dettagli necessari.
• Al termine dell'audit, viene caricato un rapporto che tutte le parti possono esaminare.
• Se durante l'audit viene rilevata una non conformità, esiste un flusso di lavoro distinto che tiene traccia e segnala i problemi specifici al cliente. Man mano che i problemi vengono risolti, il revisore può verificare i problemi di conformità man mano che vengono risolti.

Una volta avviato l'audit, la fatturazione viene notificata per addebitare al cliente. Una volta che tutte le pratiche burocratiche sono state completate, i revisori di Orion controllano le pratiche burocratiche, i problemi di non conformità e decidono se un'azienda deve essere certificata. Se decidono che l'azienda dovrebbe essere certificata (e una volta che il cliente ha pagato la fattura), passa a un sottoprogramma per produrre il certificato e renderlo disponibile al cliente per i suoi archivi.

Risultati

Orion Registrar ha registrato notevoli risparmi di tempo e costi con l'implementazione del proprio sistema di conformità alla certificazione basato su K2. Un obiettivo primario era ridurre il tempo dedicato a una determinata serie di attività di audit da tre ore a 1,5 ore. In effetti, l'importo speso per tali attività ora è solo un'ora. Inoltre, K2 ha aiutato Orion a ridurre la gestione e le spese generali associate ai vecchi processi, con un conseguente risparmio sui costi delle risorse del 25%. Sono stati anche in grado di ridurre significativamente i costi di spedizione ora che tutti i documenti sono digitali.

In definitiva, Paul Burck vede questo come l'inizio di un cambiamento fondamentale nel modo in cui funzionano come azienda. “Uno dei nostri obiettivi è stato quello di trasformare Orion da un'azienda emotiva a un'azienda basata sui dati. Se non avessimo i flussi di lavoro e se non avessimo SQL Server e K2, continueremmo a essere emotivamente guidati". Per realizzare questo Orion intende implementare Microsoft Power BI. Nel corso degli anni l'azienda ha accumulato enormi quantità di dati sui propri consulenti e clienti di auditing e, sfruttando un'analisi approfondita, sarà in grado di eseguire previsioni più intelligenti e monitoraggio del lavoro per migliorare ulteriormente la soddisfazione dei clienti.

Oggi, con K2 al centro dell'applicazione Hunter, Orion dispone di una soluzione di flusso di lavoro prevedibile, affidabile e scalabile e, con il partner Catalyte, ha le risorse in atto per far crescere il sistema mentre l'azienda passa al livello successivo.

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