Riepilogo
Il cliente scopre, sviluppa, produce e vende petrolio e gas naturale ai settori dell'energia e dell'industria in Africa. L'organizzazione aveva la necessità urgente di rimuovere le autorizzazioni dei propri file server e di migrare tutti i propri documenti su SharePoint.
Intelogy ha analizzato l'ambiente attuale dell'organizzazione e ha proposto un appropriato piano di architettura dell'informazione di alto livello, una strategia di migrazione e una strategia di gestione dei documenti in linea con i loro requisiti, consentendo il miglioramento della loro esperienza utente.
Sfida
La sfida principale per l'organizzazione era una scadenza imminente e difficile poiché la loro attuale infrastruttura di file server doveva essere ritirata e il loro ufficio trasferito in una nuova sede entro meno di un mese.
La seconda sfida era la complessa struttura delle cartelle utilizzata nella condivisione del file di origine e un grande volume di dati contenente più versioni di documenti e un grande volume di dati archiviabili.
La combinazione di tempi stretti e ambiente legacy complesso ha sfidato Intelogy a progettare e progettare un nuovo ambiente che rimanesse familiare fornendo al contempo un'esperienza utente migliorata. Intelogy voleva garantire un'adozione agevole da parte degli utenti, riducendo al minimo le interruzioni del business come al solito, fornendo al contempo un'esperienza avanzata che promuove la collaborazione e la comunicazione.
Strategia
La strategia consisteva nel creare la nuova architettura delle informazioni sfruttando i siti hub di SharePoint e una combinazione di metadati e cartelle gestiti per garantire l'equilibrio appropriato tra flessibilità e governance. I consulenti Intelogy hanno collaborato con le parti interessate dei clienti per proporre una soluzione che onorasse tutte le divisioni all'interno dell'azienda.
Per rispettare il vincolo di tempo del cliente, Intelogy ha adottato l'approccio pragmatico di migrare tutto il contenuto in un sito SharePoint "Archivio", dove gli utenti potevano trovare documenti e spostarli nei siti live pertinenti quando necessario. Ciò ha promosso la proprietà dei dati ed è servito a "ripulire" i dati all'interno del sito live.
Intelogy ha anche creato un moderno sito home in linea con i requisiti di branding dell'organizzazione per fungere da portale per i contenuti chiave all'interno del sito.
Le tecnologie utilizzate per realizzare questo progetto di migrazione includevano:
SharePoint – utilizzato per creare il portale intranet per la distribuzione dei contenuti fornendo un back-end sicuro accessibile a livello globale su più dispositivi garantendo al contempo che tutti i dati siano archiviati in modo sicuro.
OneDrive – utilizzato per facilitare la richiesta del cliente di lavorare da remoto. I client di sincronizzazione OneDrive, distribuiti come parte dell'implementazione dei servizi di Office 365 per gli utenti, consentono il download e la sincronizzazione dei file sul desktop locale.
Risultati
Con la riuscita consegna del progetto di migrazione in tempi difficili da parte di Intelogy, il cliente ha una nuova intranet collaborativa che offre ai dipendenti un'esperienza più moderna e personalizzata per riflettere il loro marchio aziendale. La nuova architettura delle informazioni consente all'utente finale di condividere i contenuti in modo semplice e sicuro con soggetti esterni. Gli utenti sono ora in grado di accedere ai dati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, consentendo loro di archiviare i file localmente utilizzando il client di sincronizzazione OneDrive quando richiesto e di visualizzare gli aggiornamenti in tempo reale quando collaborano con colleghi interni ed esterni.
