Quest aiuta NHS Arden e GEM a migrare senza problemi a Office 365

Riepilogo

NHS (National Health Service) Arden e GEM (AGEM) Commissioning Support Unit (CSU) fornisce una gamma di servizi a NHS England (NHSE) ed è una delle più grandi CSU del paese. Agiscono come un partner prezioso e affidabile per commissari, autorità locali e fornitori per affrontare le sfide che devono affrontare nella costruzione di servizi integrati, di alta qualità e convenienti che portano a migliori risultati sanitari per tutti.

Il piccolo team IT di AGEM disponeva di risorse limitate per migrare da SharePoint 2010 a Office 365 per raggiungere l'obiettivo prioritario del cloud per sé e per i propri clienti, inclusi 60 gruppi di commissioning clinico (CCG), NHSE, trust dei fornitori e autorità locali.

Si sono rivolti a Quest e Melogix per aiutarli nella migrazione da una posizione legacy disparata a una soluzione integrata e intelligente basata su Office 365.

Sfida

Con un team IT di tre persone, AGEM è responsabile della gestione di 1.500 utenti in un'ampia area geografica. Come parte del loro scopo, cercano economie di scala su tutta la linea.

Nel 2013, AGEM ha delineato un futuro per sé e per i propri clienti la politica cloud-first del governo del Regno Unito. Hanno iniziato il loro viaggio affrontando un , che ha comportato sia duplicazioni che sforzi sprecati. Sapevano di non avere tempo da perdere se volevano ridurre il numero di silos di sistema e migliorare la capacità del team di supportare gli utenti finali.

Il team IT desiderava migrare SharePoint 2007 e SharePoint 2010 per sfruttarne la flessibilità e la scalabilità. Hanno scelto Office 365 come piattaforma perché la suite di strumenti offre loro un "coltellino svizzero". Fornisce una soluzione scalabile, flessibile e robusta con caratteristiche e funzionalità che vengono continuamente sviluppate. Inoltre, AGEM ha apprezzato il fatto che un utente abbia un'esperienza familiare che scorre tra gli strumenti, aiutando l'adozione da parte dell'utente finale.

Con le risorse limitate del loro team, hanno iniziato manualmente il processo di passaggio da una posizione legacy disparata a una soluzione integrata e intelligente. Tuttavia, questo processo presentava un rischio significativo di errore umano poiché i membri del team spostavano manualmente il contenuto tra i sistemi. Ha anche consumato la maggior parte del carico di lavoro quotidiano del team e ha impedito al team di concentrarsi sugli altri compiti principali.

Una delle prime attività di AGEM è stata la ricerca di una soluzione in grado di rimuovere i processi manuali e anche di dimostrare di poter migrare in modo accurato e senza interruzioni la farm di SharePoint legacy locale, inclusi gli account di gestione finanziaria. Era importante che fossero in grado di dimostrare, attraverso qualsiasi audit futuro, che le informazioni non erano state alterate in alcun modo ed erano al sicuro.

"Prima del nostro impegno con Melogix [parte di Quest], eravamo bloccati nei processi manuali e nell'affrontare le carenze dell'opzione out-of-the-box per eseguire il lavoro", ha affermato Chris Reynolds, Head of Innovation and Product Development . "Ciò significava che non siamo stati in grado di ripristinare in modo granulare un documento o una libreria facilmente e con la certezza che sarebbe stato eseguito correttamente".

Strategia

"Quando abbiamo iniziato a guardare Melogix, siamo rimasti sbalorditi dal modo in cui avremmo potuto realizzare la migrazione senza problemi", ha affermato Reynolds. Melogix ha collaborato attivamente con AGEM e ha trascorso il tempo ascoltando ciò che stavano cercando di ottenere e come volevano arrivarci. Melogix ha preso queste conoscenze e quindi ha presentato la sua soluzione, Essentials per Office 365, e ha mostrato ad AGEM una roadmap per il successo.

"Metalogix ci ha mostrato come potevano aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo invece di provare a venderci licenze e non darci un piano come alcuni dei loro concorrenti", ha riconosciuto Reynolds. "E poi, ha cambiato il nostro intero approccio."

AGEM ha inizialmente iniziato a spostare piccole quantità di dati per garantire che fossero conformi a tutto il SSN durante lo spostamento di contenuti finanziari sensibili dai dati locali al cloud. Erano entusiasti di poter mantenere il controllo della versione e di essere stati in grado di vedere il contenuto in locale e nel cloud. Ciò li ha messi a loro agio sapendo che erano pronti in qualsiasi momento per qualsiasi tipo di audit.

Inoltre, AGEM è stata in grado di sfruttare l'automazione dello strumento, offrendo loro la capacità tattica di concentrarsi su altre parti dell'attività. Con Melogix, sono stati in grado di ottenere molto di più e hanno abbassato i livelli di stress perché non dovevano più affrontare processi manuali o doversi preoccupare dell'errore umano.

Melogix ha inoltre fornito ad AGEM formazione e supporto tramite la Melogix Academy per aiutarli a diventare operativi più rapidamente. Ad esempio, avevano caratteri speciali che utilizzavano, incluso un simbolo di lucchetto che non veniva visualizzato correttamente nell'interfaccia di Melogix. Il team di supporto ha risolto questo problema nel prossimo aggiornamento settimanale.

"Siamo stati in grado di vedere subito un ritorno sul nostro investimento riducendo in modo significativo le ore uomo necessarie per la migrazione e non ci preoccupiamo più dei rischi associati agli errori degli utenti", ha affermato Reynolds.

Ora che AGEM utilizza Office 365, utilizza in modo proattivo SharePoint e sta sviluppando i servizi che utilizza. L'adozione di Microsoft Teams sta integrando l'esperienza dell'utente in tutta la suite di strumenti e ha creato un cambiamento radicale nel loro metodo di lavoro. Consente loro di lavorare efficacemente come team multidisciplinari con i clienti e la loro catena di approvvigionamento, riducendo i ritardi e migliorando il servizio fornito.

Usano anche nodi Power BI dedicati per fornire informazioni dettagliate basate sui dati che integrano più origini dati disperate. Questo lavoro ha coperto i percorsi dei pazienti, la forza lavoro, la finanza e la gestione degli incidenti. Ha aiutato AGEM a rendere note le incognite ea far emergere informazioni chiave critiche.

Inoltre, con Microsoft Forms e Power Automate, utilizzano alberi decisionali e avvisi per fornire agli utenti finali le informazioni di cui hanno bisogno al momento giusto.

“Vogliamo che tutti ci guardino per le migliori pratiche. Con il continuo supporto e aiuto di Melogix, sappiamo che saremo in grado di racchiudere tutto questo in un servizio per aiutare i nostri clienti e altre unità aziendali di NHS", ha affermato Reynolds.

Risultati

“Se non avessi Melogix, non sarei in grado di fare quello che sono stato in grado di fare. I dati finanziari che abbiamo spostato rimarrebbero ancora su un server che funzionava a malapena. Se avessi dovuto spostare quella quantità di dati con il numero di cartelle e sottostrutture, due di noi avrebbero lavorato per un mese".

“Lo strumento giusto si ripaga in poche settimane. Non è necessario che le persone si siedano e girino la maniglia per assicurarsi che funzioni. Melogix ha un'incredibile flessibilità per evolversi con uno spazio in continua evoluzione e sappiamo che Melogix può fornire più e più volte e possiamo sempre vedere l'audit. Abbiamo fiducia e fede", ha detto Reynolds.

Mentre continuano il loro viaggio verso il cloud, AGEM guarda al futuro e sta investendo in un team di Office 365 rivolto ai clienti per distribuire soluzioni ai clienti in modo che possano alzarsi e lavorare rapidamente.

Vogliono sfruttare la loro esperienza con Melogix e integrarla come servizio per i loro clienti. Ora possono razionalizzare i dati, trovare i rifiuti, che sono, e spostare solo ciò che è necessario. Il team di AGEM Office 365 è diventato più agile e in grado di rispondere alle cose in un modo più efficiente ed efficace, consentendo loro di concentrarsi sul proprio ruolo principale.

“Stiamo ora esaminando molti altri modi in cui possiamo utilizzare le soluzioni Melogix. Stiamo spargendo la voce e vogliamo che altre persone ottengano lo stesso ritorno sull'investimento che abbiamo noi", ha affermato Reynolds. "Credo davvero in Essentials per Office 365. Ha funzionato bene e funziona ancora bene."

Utilizzando la suite di strumenti Microsoft 365, AGEM è in grado di collaborare in modo efficace e fornire servizi in un'area geografica dispersa.

L'utilizzo di specialisti tecnici di Teams può essere sfruttato quando è necessario nel punto di miglior ritorno.

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