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Reptor
Repstor, un Microsoft Gold Partner e classificato tra le prime 15 aziende Deloitte Fast 50 in Irlanda, fornisce soluzioni integrate di Microsoft Office 365/Outlook che trasformano il modo in cui gli Information Worker gestiscono e condividono i contenuti ovunque si trovino. In questa era digitale, in cui i team sono più dispersi che mai, Repstor risolve il problema vertiginoso della governance della gestione delle informazioni, senza richiedere agli utenti di cambiare il modo in cui lavorano istintivamente. Meglio ancora Repstor li aiuta a fare un uso completo e conforme di ausili per la collaborazione come SharePoint e Microsoft Teams.
Riepilogo
National Grid plc è una multinazionale britannica di servizi di elettricità e gas con sede a Londra. È una delle più grandi utility mondiali di proprietà di investitori e svolge un ruolo fondamentale nel connettere milioni di persone all'energia che utilizzano, in modo sicuro, affidabile ed efficiente.
National Grid ha un ampio dipartimento legale interno nel Regno Unito. Una riorganizzazione dell'attività ha spinto la funzione legale a migliorare e coordinare le modalità di gestione delle questioni legali.
Dopo un'analisi approfondita del mercato, National Grid ha scelto ES/Unity, Powered by Repstor, una soluzione di gestione del ciclo di vita degli argomenti basata su Office 365 per uniformare il modo in cui i suoi dipendenti archiviano e accedono a documenti ed e-mail relativi all'argomento.
Sfida
National Grid ha un ampio dipartimento legale interno nel Regno Unito. Questo è composto da sei team che forniscono servizi a più di 17 entità aziendali e 24 aree di business. Una riorganizzazione dell'attività e una spinta a fornire di più con meno in tutta National Grid nel suo insieme, hanno spinto la funzione legale a migliorare e coordinare il modo in cui gestiva le questioni legali.
I team leader della National Grid sono dispersi geograficamente e molte persone lavorano da casa almeno un giorno alla settimana. Ma fintanto che i documenti legali e le tracce di posta elettronica sono stati diffusi su Microsoft SharePoint, unità condivise e singole cartelle personali all'interno degli archivi di posta elettronica, una collaborazione efficace non era davvero possibile.
Piuttosto che investire in un sistema di gestione dei documenti legali dedicato, National Grid voleva fare un uso più completo del software standard che gli utenti avevano già. Dopo aver condotto un'analisi dettagliata, hanno deciso di non utilizzare un sistema dedicato e hanno scelto di standardizzare la gestione dei documenti in SharePoint.
Strategia
Dopo un'analisi approfondita del mercato, National Grid ha scelto ES/Unity, Powered by Repstor, una soluzione di gestione del ciclo di vita della materia basata su Office 365 che sfrutta gli ambienti Microsoft Office/Outlook e SharePoint esistenti di un'azienda. Conferisce coerenza al modo in cui le persone archiviano e accedono a documenti ed e-mail relativi all'argomento, senza richiedere che gli utenti cambino il modo in cui lavorano naturalmente.
Progettato per completare Office 365, il software consente ai dipendenti di progettare e creare facilmente aree di lavoro importanti in SharePoint e anche di farne emergere attraverso l'integrazione nativa con Microsoft Outlook. Ciò consente agli avvocati di lavorare con le loro pratiche utilizzando un'esperienza utente familiare di Outlook per l'archiviazione di posta elettronica, la gestione e la collaborazione dei documenti e la gestione del ciclo di vita della pratica.
In precedenza c'erano molti modi diversi di fare le cose e diversi sistemi e approcci di gestione dei documenti in uso, e volevamo passare a un approccio standardizzato, per migliorare la produttività, la semplicità e l'efficienza.
Mo Ajaz (Responsabile Head of Legal Operation Excellence, National Grid plc)
Risultati
In un sondaggio di follow-up sugli utenti, dopo il go-live, l'87% dei membri del team legale ha affermato che la propria esperienza con Repstor e il nuovo modo di lavorare è stata "eccellente". Anche il restante 13 percento era soddisfatto, descrivendo il nuovo assetto come "buono".
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