Le soluzioni di acquisizione intelligenti estendono la funzionalità di SharePoint, forniscono valore aziendale per l'azienda di logistica

Riepilogo

In qualità di azienda di logistica che lavora per migliorare le esigenze di trasporto e gestione della catena di approvvigionamento dei propri clienti, MIQ aveva una complicata situazione di elaborazione dei documenti che dovevano gestire al meglio. Operando in e tra 80 paesi, centinaia di fatture di trasporto sono state ricevute ogni giorno. Stavano cercando un modo per automatizzare l'immissione dei dati delle fatture di trasporto e implementare l'archiviazione dei documenti per semplificare i processi di pagamento. Inoltre, MIQ era alla ricerca di una soluzione che potessero principalmente implementare autonomamente e gestire internamente.

Sfida

C'era una quantità limitata di somiglianze di contenuto nelle fatture ricevute da vari corrieri, con circa 90% diversi l'uno dall'altro. Ciò ha comportato un notevole impegno manuale per l'abbinamento delle fatture alle spedizioni e l'inserimento dei dati delle fatture. Queste attività manuali erano inefficienti e soggette a errori. Il processo consisteva nella stampa delle fatture inviate via e-mail, nella scrittura a mano delle informazioni chiave su ciascuna, nel loro instradamento attraverso vari dipartimenti, quindi smistamento e collocazione negli schedari. Non solo questo dispendio di tempo per i dipendenti, in seguito ha reso molto difficile trovare i documenti originali. Inoltre, queste attività hanno aumentato i tempi di consegna dei crediti, creando un impatto negativo sul flusso di cassa.

Un impegno di consulenza iniziale di una settimana ha determinato non solo il funzionamento dei processi esistenti in MIQ, ma anche il tipo di efficienza in cui speravano. Zia, un partner di Ephesoft, ha stabilito che MIQ aveva bisogno di un sistema molto semplice da utilizzare per gli utenti finali. MIQ aveva bisogno della capacità di scansionare le fatture, applicare tag di metadati che sarebbero stati trasferiti in SharePoint e di notificare ai reparti appropriati che i documenti erano pronti per la revisione.

Strategia

Ephesoft Smart Capture è stata determinata per essere la soluzione ideale dall'azienda farmaceutica, grazie alla sua capacità di classificare, separare, ordinare ed estrarre automaticamente i dati da documenti cartacei, fax ed elettronici. I dipendenti di MIQ si sono recati a Boulder, in Colorado, per una settimana di formazione sulle soluzioni per garantire un'implementazione di successo e per guidare la leadership sull'utilizzo. MIQ, Ephesoft e Zia hanno collaborato per creare l'approccio ideale per gestire le loro esigenze ECM con l'estendibilità SharePoint di Ephesoft.

Ephesoft ha collaborato con il partner Zia per sviluppare un approccio alla gestione dei documenti che elimini l'elaborazione manuale dei file. È stata decisa un'implementazione in due parti per due diversi segmenti dell'attività. In un periodo di tre mesi, la prima fase del progetto ha comportato la creazione di un sistema con funzionalità robuste che fossero comunque semplici da usare, comprese le capacità di acquisizione di Ephesoft. La seconda fase si è svolta nell'arco di altri tre mesi. MIQ ora disponeva del tipo di soluzione di elaborazione dei documenti che stavano cercando, utilizzando le soluzioni di acquisizione di Ephesoft per semplificare i processi aziendali.

Risultati

Dopo aver implementato Ephesoft Smart Capture nel proprio sistema di gestione dei documenti, MIQ ha ottenuto ottimi risultati. I documenti vengono scansionati, le e-mail vengono caricate direttamente su Ephesoft e le note vengono registrate lì per una facile accessibilità ai dipartimenti interessati. Dall'implementazione dell'automazione, c'è stata una diminuzione degli errori di immissione dei dati e ciò che è stato elaborato e ricevuto è ora trasparente. I metadati sono contrassegnati in Ephesoft e inviati a SharePoint attraverso una solida integrazione, semplificando la ricerca e riducendo i tempi di recupero dei documenti. Poiché il sistema ora si muove più velocemente, i corrieri vengono pagati prima, con conseguente miglioramento del flusso di cassa.

"Siamo stati in grado di ridurre il rischio di perdita di documenti, la quantità di tempo speso per il recupero e l'archiviazione dei documenti, il numero di errori di immissione dei dati e il tempo necessario per pagare i nostri corrieri", ha affermato Amy Franklin, Senior Business Analyst presso MIQ Logistics. La soluzione ha funzionato così bene per MIQ che ora stanno pianificando una terza fase per migliorare ulteriormente i propri processi.

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