Millennium Services Group sviluppa la resilienza digitale con Microsoft 365 e Circle T

Riepilogo

Millennium Services Group è una società quotata ASX che fornisce servizi di pulizia e sicurezza specializzati a grandi centri commerciali al dettaglio, proprietà commerciali e governative, trasporti pubblici ed eventi su larga scala in Australia e Nuova Zelanda. Millennium è cresciuta grazie all'acquisizione di piccole imprese e il suo panorama IT, un arazzo di sistemi legacy frammentati, riflette questa storia. Lavorando con il partner strategico Circle T, Millennium voleva stabilire una strategia IT più coesa in tutta l'organizzazione per fornire moderne funzionalità di ambiente di lavoro digitale basate su Microsoft 365. L'inizio della pandemia di COVID-19 ha rafforzato la necessità di Millennium di accelerare l'adozione dei processi digitali. Ora dotato di una piattaforma di conoscenza aziendale e di una posizione di sicurezza rafforzata, Millennium sta vedendo la sua visione digitale diventare una realtà digitale.

Sfida

Costituito nel 2015, Millennium Services Group nasce come gruppo di piccole imprese indipendenti. I costi dell'IT aziendale erano elevati a causa di più data center in loco legacy e sistemi tecnologici duplicati e disparati in Australia e Nuova Zelanda.

I 5.300 dipendenti di Millennium sono mobili e geograficamente dispersi e la stragrande maggioranza lavora presso le sedi dei clienti. Meno di 10% di dipendenti aveva accesso ai sistemi IT di Millennium, il che significava che era difficile per i team collaborare e per la leadership condividere rapidamente le informazioni con tutto il personale.

In assenza di un sistema di gestione dei contenuti centralizzato, i dipendenti archiviavano documenti e directory come file locali sui PC e li condividevano tramite allegati e-mail. Ciò ha comportato problemi di controllo della versione e conformità. Inoltre, i dati sensibili o riservati archiviati sui laptop hanno esposto Millennium al rischio di perdita e furto di dati.

Millennium aveva bisogno di una moderna piattaforma di lavoro digitale aziendale per unificare contenuto e comunicazione, consentire la collaborazione dei dipendenti, aderire ai requisiti di conformità e fornire al proprio personale un accesso mobile sicuro.

Strategia

I requisiti di Millennium in materia di semplificazione e sicurezza IT si adattavano chiaramente alle funzionalità di Microsoft Enterprise 365 e ai moderni acceleratori di ambienti di lavoro digitali offerti da Circle T. Millennium ha incaricato Circle T di implementare Microsoft 365 nell'ambito di un progetto di sei mesi per fornire un'intranet aziendale coesa, funzionalità di gestione dei contenuti, una piattaforma di comunicazione e collaborazione affidabile e un accesso mobile sicuro.

Immediatamente prima dei blocchi nazionali australiani e neozelandesi verificatisi con la crisi del COVID-19 nel 2020, Millennium ha preso la decisione esecutiva di attivare la soluzione Microsoft 365 settimane prima del previsto per mobilitare le modalità di lavoro da casa. Inoltre, intendeva distribuire Microsoft 365 in un ordine sistematico, ma ha deciso invece di adottare un approccio "big bang" in tutta l'organizzazione.

La decisione è stata un rischio calcolato e ha dato i suoi frutti. Il personale è stato connesso a Millennium sui propri dispositivi BYO e Millennium è passata al nuovo mondo del lavoro a distanza. Inoltre, i dirigenti di Millennium hanno sfruttato la videoconferenza in Microsoft Teams e Yammer Enterprise per raggiungere il personale e fornire messaggi critici.

Soddisfatti del risultato dell'intranet aziendale e del lancio di Microsoft 365, Millennium e Circle T si sono concentrati sull'estensione delle funzionalità del moderno ambiente di lavoro digitale, sulla migrazione dei dati di Exchange, SharePoint on premise e di condivisione file su Microsoft 365 e sulla protezione della proprietà con la funzionalità Microsoft E5.

I punti salienti includono quanto segue:

• Il Controlled Document Manager di Circle T su Microsoft 365 garantisce che le politiche aziendali di Millennium siano prontamente accessibili, ben mantenute e conformi ai requisiti aziendali, legislativi e normativi
• L'Intranet intelligente di Circle T accelera l'implementazione e il contenuto dell'Intranet aziendale di Millennium
• Microsoft 365 fornisce l'intero set di strumenti per il posto di lavoro da videoconferenza, riunioni remote, social aziendale, e-mail, archiviazione e gestione dei documenti a collaborazione, automazione e intranet
• Il personale e i lavoratori basati sui clienti sono abilitati con una tecnologia di lavoro a distanza sicura, assicurando che possano accedere alle informazioni vitali sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo
• La suite Microsoft E5 Security and Compliance rafforza la posizione di sicurezza di Millennium fornendo la migliore protezione dei dati e delle minacce alla sicurezza
• La gestione delle informazioni e la governance dei dati applicano ed eseguono le politiche, gli standard, le procedure e le istruzioni di lavoro di Millennium
• Microsoft Endpoint Manager (Intune) esegue i criteri di provisioning dei dispositivi di Millennium e garantisce che i dispositivi da campo siano connessi in modo sicuro e configurati in modo coerente
• Microsoft Defender ATP offre funzionalità di sicurezza degli endpoint relative al rilevamento, alla protezione e alla risposta delle minacce
• Power Automate migliora la produttività aziendale integrando più offerte SaaS per linee di business e automatizzando processi che in precedenza richiedevano molto tempo come il reporting di audit

Risultati

Circle T ha aiutato Millennium a realizzare la sua visione di un moderno ambiente di lavoro digitale e ha trasformato il modo in cui le conoscenze e le intuizioni vengono condivise all'interno dell'organizzazione. La soluzione fornisce a Millennium la resilienza digitale, consentendo a Millennium di rispondere alla crisi del COVID-19 salvaguardando le sue operazioni. La piattaforma consente a Millennium di continuare a investire in priorità strategiche per costruire una resilienza continua espandendo e rafforzando la sua piattaforma digitale e concentrandosi sull'automazione.

Risultati a colpo d'occhio:

• 30% riduzione dei costi IT derivanti dalla disattivazione di più data center in sede, farm SharePoint obsolete, e-mail e file server
• Coltivare una cultura aziendale inclusiva attraverso la connessione e il coinvolgimento dei dipendenti
• Significativi vantaggi in termini di produttività per il personale di tutta l'organizzazione con 100% dell'azienda che ora utilizza Microsoft Teams come strumento di collaborazione principale, consentendo l'accesso vitale a dati e contenuti