Loacker digitalizza i processi basati su documenti con d.velop e Microsoft 365

Riepilogo

Negli ultimi 90 anni, Loacker si è trasformata da un piccolo pasticcere regionale a un marchio conosciuto a livello mondiale con prodotti che deliziano le persone in più di 100 paesi. Con oltre 1.000 dipendenti che producono più di 957 milioni di dolci all'anno, l'azienda si concentra sull'offerta di pura e sana bontà naturale ai propri consumatori.

Loacker ha collaborato con d.velop per creare un sistema di gestione dei documenti (DMS) integrato con SAP e basato su Office 365 e SharePoint. Con l'aiuto delle soluzioni e degli adattatori d.velop, il sistema consente agli utenti di visualizzare file digitali e processi digitali. Ciò consente di risparmiare sui costi, aumentare la trasparenza e ridurre notevolmente i tempi di elaborazione.

Il sistema soddisfa non solo i requisiti legali, ma anche la filosofia aziendale di “Share & Work Together”.

Sfida

Con le informazioni provenienti da diversi canali, come SAP ERP, e-mail e documenti cartacei, Loacker non poteva gestirle centralmente. Inoltre, l'azienda ha archiviato le informazioni in diversi sistemi, in modo che i dipendenti abbiano dovuto dedicare molto tempo per ottenere una panoramica completa.

I processi importanti erano ancora analogici e richiedevano molto lavoro manuale. Di conseguenza, l'azienda ha voluto digitalizzare questi processi, inclusi i processi di contabilità fornitori (come l'elaborazione delle fatture) che dovevano rispettare i requisiti legali speciali in Italia.

Esisteva già un DMS proprietario, ma non era ampiamente utilizzato. Loacker voleva creare un DMS adatto nella sua azienda orientata a livello internazionale e in crescita dinamica. Avevano bisogno che il DMS si integrasse perfettamente nel principale SAP ERP. Volevano anche includere la digitalizzazione completa, conforme alla legge e trasparente di tutti i documenti sotto forma di file dei clienti, file dei fornitori, file degli ordini, documenti tecnici, ecc. Su questa base, Loacker voleva progettare in modo completo processi aziendali digitali, fornire documenti per clienti e ottimizzare la collaborazione interna.

Secondo le idee di Loacker, il nuovo DMS dovrebbe promuovere ulteriormente l'idea interna “Share & Work Together”. Inoltre, nel progetto era importante il tema del deposito conforme secondo i requisiti dei rispettivi paesi.

Strategia

Per digitalizzare l'amministrazione interna di Loacker e per completare con successo il progetto, d.velop e l'azienda hanno elaborato una strategia prima dell'inizio del progetto.

Office 365 e in particolare SharePoint vengono utilizzati strategicamente per la comunicazione in Loacker. Pertanto, hanno deciso di creare l'intranet di Loacker e la gestione dei documenti su questa piattaforma.

Questi servizi dovevano essere messi a disposizione degli utenti come un sistema centrale e moderno per consentire l'elaborazione congiunta di documenti e processi aziendali digitali coerenti.

Il progetto è iniziato con la migrazione del sistema ECM esistente su SharePoint/O365; successivamente il team ha effettuato l'integrazione di SharePoint/O365 in SAP ERP per visualizzare i rispettivi file nel contesto di un processo SAP.

I documenti in uscita da SAP vengono archiviati automaticamente in SharePoint con i metadati corrispondenti. I documenti cartacei in entrata, come le fatture, vengono scansionati e archiviati anche in SharePoint. Le e-mail possono essere archiviate rapidamente tramite drag & drop utilizzando la barra laterale d.velop.

Con d.velop per Microsoft 365, le informazioni in SharePoint vengono consolidate nel contesto. Ad esempio, il sistema genera un file cliente, un file fornitore o un file materiale e consente l'accesso a tutte le informazioni rilevanti sul cliente.

Grazie alla stretta integrazione con SAP, gli utenti possono navigare da SAP ai documenti o file corrispondenti in SharePoint in qualsiasi momento.

Inoltre, il team ha realizzato il processo di contabilità fornitori. Consente di archiviare e trovare le fatture centralmente in SharePoint. Il componente del flusso di lavoro gestisce il processo di revisione e approvazione e garantisce che i metadati associati possano essere scambiati senza problemi con il sistema SAP.

Ultimo ma non meno importante, il team ha creato Office 365, SharePoint e d.velop per Microsoft 365 come piattaforma per l'archiviazione a prova di audit.

Risultati

Dopo la riuscita implementazione del progetto, il team ha stabilito che non solo avevano ottimizzato i processi aziendali, ma anche che si era verificata una significativa riduzione delle soluzioni isolate. Un ulteriore vantaggio è che Loacker ha ottenuto un uso olistico e a livello aziendale di Office 365 in posizione strategica. Utenti chiave e dipendenti traggono vantaggio direttamente dal progetto. Hanno accesso a centinaia di migliaia di documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, con conseguente immediata capacità di fornire informazioni e una significativa riduzione dei tempi di ricerca dei documenti di fornitori e clienti.

La verifica digitale e l'approvazione delle fatture in entrata con la soluzione integrata SAP di d.velop consente l'archiviazione legalmente conforme alle rispettive normative nazionali e caratteristiche speciali nell'area delle fatture digitali (FatturaB2B). Inoltre, il processo costantemente digitale garantisce una ricezione trasparente delle fatture fino al pagamento e riduce notevolmente i tempi di elaborazione nella verifica delle fatture.

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