Riepilogo
Un ente di beneficenza nel campo delle scienze della vita, incentrato sul miglioramento della salute umana aggiungendo valore alla ricerca scientifica in fase iniziale, si è rivolto a Proventeq per aiutare a migrare a Microsoft 365. L'organizzazione desiderava migrare dal proprio sistema Documentum ECM e sfruttare la funzionalità, la mobilità e la sicurezza avanzata offerte dai servizi Microsoft 365 come SharePoint, OneDrive for Business e Teams. Questo progetto di migrazione e adozione di Office 365 della durata di un anno consente all'organizzazione benefica delle scienze della vita di collaborare con i propri partner scientifici e di beneficenza, proteggendo al contempo la proprietà intellettuale nelle proprie ricerche.
Sfida
Sebbene l'ente di beneficenza per le scienze della vita avesse un sistema Documentum ECM, ai suoi utenti mancava la motivazione per impegnarsi con esso. Hanno trovato ingombrante accedere ai documenti nel sistema di origine a causa di restrizioni e pre–requisiti relativi a plug-in e software del browser. Gli utenti desideravano anche un ambiente più connesso in cui poter condividere e collaborare in spazi di lavoro virtuali accessibili da qualsiasi luogo e da più punti di partenza (ad es. app di Office 365, app iOS, browser e così via).
Inoltre, l'organizzazione desiderava ridurre i costi di licenza, infrastruttura e supporto associati all'utilizzo di un sistema di gestione dei contenuti.
Hanno capito che era ora di cambiare. Tuttavia, il passaggio dal sistema locale legacy a Office 365 ha presentato le proprie sfide.
Richiederebbe una ristrutturazione significativa dei file system e dei processi per allinearli al modo in cui i record devono essere archiviati e accessibili in SharePoint. Inoltre, il progetto richiederebbe una rigida tempistica di migrazione per evitare costi aggiuntivi dovuti ai costi di rinnovo della licenza e del supporto di Documentum.
La migrazione da Documentum non sarebbe un processo facile a causa di problemi relativi a formati ed etichette proprietari dalle posizioni originali. Ciò includeva la stretta integrazione dei sistemi di gestione della proprietà intellettuale dell'ente di beneficenza con le risorse archiviate in Documentum, che richiedeva l'aggiornamento per la migrazione. Inoltre, il processo aziendale si basava su sistemi esterni che avevano una stretta integrazione con i documenti archiviati all'interno di Documentum.
Strategia
L'ente di beneficenza per le scienze della vita si è rivolto a Proventeq per aiutare con questo progetto di migrazione e adozione. Nell'ambito di una strategia olistica di adozione di Office 365, il team di progetto ha creato piani di gestione del progetto adeguati, concordati ed eseguiti da entrambe le parti. Hanno istituito la governance necessaria all'interno di Office 365 e hanno messo in atto un piano di comunicazione e formazione chiaro ed efficace per garantire l'adozione di successo di Office 365.
Il team ha migrato tutto il contenuto aziendale dagli armadi nel sistema Documentum ai siti di reparto appositamente predisposti su SharePoint, mentre ha migrato tutto il contenuto utente alle proprie allocazioni OneDrive individuali.
Il team di progetto ha reso i contenuti protetti traducendo le politiche di sicurezza (in aderenza ai severi requisiti normativi per i dipartimenti Finance e HR) da Documentum a SharePoint.
Hanno fornito un'interfaccia intuitiva per tutti gli utenti che includeva la possibilità di creare documenti in collaborazione e sfruttare soluzioni integrate per etichettare automaticamente i contenuti, in particolare per l'ufficio legale.
Hanno creato un'area dedicata al team Progetti per lavorare su progetti attivi e chiusi, insieme a componenti SPFx personalizzati per facilitare un migliore lavoro con i progetti. La distribuzione di Microsoft Teams per questi progetti ha fornito agli utenti una piattaforma per una migliore collaborazione ai progetti.
Per garantire l'integrità dei dati, il team ha risolto il danneggiamento dei dati all'origine utilizzando Proventeq Migration Accelerator e ha anche aggiornato i sistemi di terze parti integrandoli a Documentum (come la piattaforma di gestione della proprietà intellettuale).
Il passaggio a Office 365 è stato un componente chiave del nostro piano in corso per centralizzare e migliorare l'accessibilità e ottenere informazioni più significative dai nostri dati aziendali e scientifici. Lavorando a stretto contatto con Proventeq come nostro partner tecnico specializzato, siamo stati in grado di migrare dalla nostra piattaforma di gestione dei contenuti legacy a Office 365 in tutta sicurezza.
(Responsabile IT, Servizi alle imprese, )
Risultati
L'ente di beneficenza per le scienze della vita sta assistendo a una migliore collaborazione e conformità del sistema di gestione dei documenti perché SharePoint e Microsoft Teams, insieme alla suite Office 365, creano un ambiente di lavoro virtuale in cui i team possono incontrarsi, collaborare e completare attività, e lavorare su documenti da un repository centralizzato. SharePoint consente ai dipendenti di accedere ai contenuti aziendali da qualsiasi luogo e da più punti di partenza.
Passando a Office 365, l'ente di beneficenza per le scienze della vita è stato in grado di ottenere notevoli risparmi sui costi (fino a 60%) riducendo i costi di licenza, infrastruttura e supporto.
Ora, l'organizzazione ha un'amministrazione e una gestione più semplici e potenti insieme a disposizioni per la prevenzione della perdita di dati per proteggere la loro ricerca accademica.
