L'azienda globale di distribuzione dell'acciaio guida la digitalizzazione di uno dei settori più tradizionali

L'acciaio è un'industria conservatrice di vecchia scuola, di cui Klöckner & Co fa parte da oltre 110 anni. Klöckner è uno dei più grandi distributori indipendenti dal produttore di prodotti in acciaio e metallo al mondo, con una rete di distribuzione e assistenza di 160 sedi in 13 paesi che raggiunge oltre 100.000 clienti. Ma nonostante la sua lunga storia, Klöckner è un'azienda progressista.

Lavorando in un settore caratterizzato da un'intensa concorrenza, sovraccapacità globale e volatilità causata da forti fluttuazioni dei prezzi di mercato, Klöckner sapeva che non voleva che i disgregatori prendessero alla sprovvista l'azienda: voleva essere il disgregatore.

Il semplice aumento dell'efficienza e l'attuazione di misure di risparmio sui costi non lo taglierebbero. La digitalizzazione, tuttavia, ha offerto a Klöckner l'opportunità di essere un pioniere nel suo settore. Attraverso la digitalizzazione, l'azienda collaborerà con i propri clienti. Migliorerebbe l'efficienza attraverso l'automazione.

Quella trasformazione digitale comincerebbe con un cambiamento culturale all'interno della stessa Klöckner. Gisbert Rühl, CEO di Klöckner, afferma: “Vogliamo che i nostri dipendenti comprendano la nostra strategia di digitalizzazione e contribuiscano al raggiungimento degli ambiziosi obiettivi della nostra azienda.

Comunicazione senza gerarchie

Per promuovere il cambiamento culturale voluto da Rühl, ha spinto per un approccio radicalmente nuovo alla comunicazione all'interno dell'azienda. “Il management e i comunicatori devono costruire ponti tra problemi e soluzioni per superare la paura dei cambiamenti portati dalla digitalizzazione. La chiave per questo è una comunicazione senza gerarchie", afferma Rühl.

Quindi, Klöckner ha ampliato la sua intranet esistente con Yammer, portando l'azienda al livello successivo: comunicazione aperta e senza gerarchie. Il lancio di Yammer è stato un enorme successo e l'azienda è stata in grado di portare l'adozione al 70%. Una piccola squadra di Vienna al lavoro, un partner Microsoft, ha supportato Klöckner in questa trasformazione. Martina Grom, CEO di atwork, afferma: “Klöckner ha abbattuto i silos verticali di comunicazione esistenti a favore di una forma di dialogo non filtrata e sempre più orizzontale. L'azienda coinvolge l'intera forza lavoro e il suo potere creativo".

Rühl ora guida tutte le comunicazioni aziendali tramite Yammer. Dice: "Con Yammer, chatto con i miei dipendenti ogni giorno. Lo faccio tutte le mattine per mezz'ora". Rühl non invia e-mail o comunicazioni speciali al CEO tramite i team di gestione. "Tutte le mie comunicazioni passano attraverso Yammer a tutti i dipendenti", dice, e li invita a contattarlo direttamente utilizzando l'hashtag #AskYourCEO.

Con Rühl che guidava la spinta per una comunicazione aperta tra i dipendenti, il passaggio a una intranet consolidata era in ritardo. L'intranet statica originale era ancora in uso per l'archiviazione dei documenti. Secondo Marc Grewe, Senior Manager of Investor Relations, Internal Communications & Sustainability presso Klöckner, "C'era un divario tra la cultura digitale dinamica e ad alta frequenza, evidenziata dalla forte adozione di Yammer, e le discipline più tradizionali che si basano sul contenuto statico".

Per colmare questa lacuna, Grewe e Grom hanno tratto spunti da un precedente tentativo di costruire uno spazio di lavoro digitale, riunendo un team di progetto agile composto da sole quattro persone e il team di lavoro. Il team ha costruito un semplice processo decisionale, basato su sondaggi tra i dipendenti, che sarebbe poi diventato il framework per la nuova intranet intelligente di Klöckner: #DigiDesk. Marc afferma: “Non abbiamo definito alcuna regola per #DigiDesk. Lasciamo che i nostri dipendenti formino le proprie esperienze. L'unica cosa che volevamo era ricevere un feedback".

I siti di comunicazione cambiano il gioco

Sulla base dell'analisi delle risposte dei dipendenti e dei requisiti aziendali da parte del team di progetto, ha identificato i seguenti obiettivi per l'Intranet intelligente di Klöckner:

• Fornisci un'esperienza mobile first che consente ai lavoratori deskless di partecipare all'intranet.
• Consenti a ciascun paese e ufficio regionale della famiglia multinazionale di Klöckner di plasmare la propria esperienza intranet, aumentando l'accettazione e la popolarità locali.
• Indirizza notizie, informazioni e comunicazioni Yammer a livello regionale per ridurre il sovraccarico di informazioni consentendo al tempo stesso alle persone di ottenere una visione globale quando necessario.
• Abbraccia un approccio sempreverde per mantenere bassi i costi, ridurre la manutenzione e garantire che le nuove capacità possano essere sfruttate non appena diventano disponibili.

Il team del progetto ha scelto di costruire una intranet intelligente basata su Microsoft 365. "Ha controllato tutte le caselle per Klöckner", afferma Grewe. Ad esempio, "I siti di comunicazione in SharePoint Online sono stati un punto di svolta. Potremmo creare rapidamente pagine reattive che hanno un bell'aspetto nell'app mobile di SharePoint senza spendere soldi per gli sviluppatori per personalizzare funzionalità, elementi di navigazione e modelli".

Klöckner utilizzerà Microsoft 365 per garantire che la sua nuova intranet, strumenti e servizi siano sempre aggiornati, con il minimo sforzo IT. Come afferma Grewe, “Un servizio evergreen garantisce che nuove funzionalità, miglioramenti e miglioramenti vengano adottati automaticamente. Ci sfida ad essere sempre aggiornati”.

Intranet intelligente di Klöckner: #DigiDesk

In collaborazione con atwork, Klöckner ha creato siti di comunicazione individuali per ogni paese che ha un ufficio, uno stabilimento o un magazzino Klöckner. Ogni sito di comunicazione unisce le comunicazioni e la gestione dei contenuti in un unico ambiente che il team di progetto mescola secondo necessità per diversi gruppi o paesi. Ad esempio, i team possono condividere documenti importanti e annunciarli con articoli di notizie in modo che siano più visibili e ampiamente letti. Inoltre, i dipendenti utilizzano il design semplice della pagina e la navigazione intuitiva per accedere a pagine importanti da aree quali risorse umane e conformità.

Allo stesso modo, Klöckner include solo le comunità Yammer rilevanti per un determinato paese su ogni #DigiDesk o sito di comunicazione del paese. Ogni sito include contenuti editoriali mirati solo da quelle comunità. Questo risolve quello che una volta era il feedback più comune dei dipendenti: vogliono vedere solo il contenuto che è importante per loro.

"Tutto ciò che interessa a un dipendente è in un unico posto", afferma Grom.

Klöckner ha anche creato un sito hub per l'intera azienda, chiamato #DigiDesk Global, e ha collegato ad esso ogni sito di comunicazione. Grewe afferma: "Sebbene abbiamo creato siti di comunicazione individuali che offrono ai dipendenti viste locali, ci siamo collegati ciascuno a un sito hub che consente loro di accedere all'intero universo Klöckner". I dipendenti possono condividere facilmente best practice, file e notizie a livello globale.

Come afferma Grewe, “Abbiamo imparato rapidamente che #DigiDesk non era solo una manifestazione di modernizzazione funzionale e del design. Più il contenuto è personale e specifico per paese, maggiore è l'interesse che suscita". Grom continua dicendo: "Con il modello del sito hub, ogni struttura o ufficio del paese potrebbe mantenere il proprio individualismo, che è essenziale in un'organizzazione multinazionale".

L'incredibile diversità caratterizza il forte team globale di Klöckner. L'azienda impiega persone provenienti da circa 70 paesi, inclusi professionisti digitali, personale d'ufficio e magazzinieri in tutto il mondo. Finora, il team ha implementato siti regionali #DigiDesk per Germania, Austria, Regno Unito, Svizzera e Francia. In totale, ciascuno dei circa 5.500 dipendenti in tutto il mondo ha ora accesso a un #DigiDesk unico su misura per le sue esigenze e interessi. Ulteriori implementazioni sono in lavorazione. Fino ad allora, tutti gli 8.500 dipendenti possono visualizzare il contenuto negli hub e nei siti di comunicazione esistenti.

Esperienza mobile first per i lavoratori deskless

Tale diversità si estende anche ai dispositivi. Per coinvolgere tutti nella digitalizzazione, Grewe e Grom sapevano che i lavoratori di prima linea, logistici e altri senza scrivania avrebbero dovuto accedere all'intranet di Klöckner.

Ciò richiede un'esperienza mobile first.

Per creare un'esperienza del genere, utilizzano le app mobili gratuite Yammer e SharePoint per smartphone e tablet. "Per impostazione predefinita, tutti i dipendenti hanno una licenza Microsoft 365 e possono accedere a tutti i contenuti e gli strumenti tramite app mobili sui propri smartphone e tablet personali", afferma Grewe. I dipendenti utilizzano le app mobili Yammer e SharePoint per accedere rapidamente a #DigiDesk e rimanere aggiornati su conversazioni e documenti pertinenti e rimanere in contatto con i colleghi.

La soluzione orizzontale paga i dividendi

Fin dall'inizio, il team si era opposto a una soluzione top-down al riavvio dell'intranet di Klöckner.

"La nostra idea di base è sempre stata quella di creare un'intranet per tutti, che viva sulla base del feedback di tutti e sia in costante sviluppo", afferma Grewe. "Molte soluzioni intranet falliscono perché le persone sentono che il contenuto è controllato centralmente e che la soluzione è loro imposta".

Invece, il team di progetto ha creato il framework ma ha lasciato la progettazione (l'uso di web part e contenuti curati) ai gruppi di progetto specifici per paese. L'approccio potenziante di Klöckner all'Intranet intelligente sta dando i suoi frutti: la risposta tra i suoi dipendenti è stata eccezionale. Grewe afferma: "#DigiDesk è stato ben accolto e i team di progetto regionali ritengono di aver implementato l'intranet da soli".

Klöckner ha beneficiato del rollout più del previsto. Ad esempio, il team di ogni paese ha colto l'opportunità di scartare i contenuti obsoleti. Inoltre, l'azienda utilizza l'intranet intelligente per illuminare altre applicazioni e funzionalità Microsoft 365, e questo sta aumentando ulteriormente l'adozione. Ora, quando un dipendente apre un browser, viene visualizzato il suo esclusivo sito di comunicazione con tutto ciò di cui ha bisogno per lavorare quel giorno e il programma di avvio delle app rende gli strumenti più individuabili senza il fastidio dell'installazione.

Klöckner si distingue

Poiché i dipendenti hanno un'esperienza personalizzata contenente i contenuti a cui tengono, anche sui dispositivi mobili, la risposta a #DigiDesk è stata straordinariamente positiva. Come ha affermato un dipendente, "Trovo #DigiDesk interessante, informativo e facile da navigare. È bello avere tutto in un posto. Sono impressionato!"

Le visualizzazioni di pagina per l'Intranet intelligente dell'azienda non fanno che amplificare questo sentimento:

• Vecchia intranet: 80.000 visite all'anno
• #DigiDesk: 2,4 milioni di visite all'anno

"Altre aziende che avevano sentito parlare di ciò che Klöckner stava facendo con la sua intranet volevano ascoltare la 'storia di Klöckner': come un'azienda vecchio stile è stata in grado di abbracciare la digitalizzazione", afferma Grewe. "Volevano imparare da noi come potevano iniziare il loro viaggio nel mondo del lavoro moderno". Per aiutare altre aziende a seguire il loro percorso, Grewe e Grom hanno condiviso la storia di Klöckner in una sessione alla conferenza di SharePoint a Las Vegas.

Rühl aggiunge: "Vediamo i successi che abbiamo già ottenuto in termini di trasformazione digitale, nonché il crescente interesse per l'argomento tra clienti, fornitori e concorrenti, come conferma che siamo sulla strada giusta".

Klöckner non è soddisfatto, però. Sta ancora esplorando le opportunità offerte dalla sua intranet intelligente. Gli sforzi futuri includeranno l'incorporazione dei siti principali di SharePoint per incoraggiare gli utenti a collegarsi in rete e collaborare ancora di più. Inoltre, Klöckner ha recentemente lanciato i percorsi di apprendimento Microsoft 365 in tutto il mondo. Klöckner è fiducioso che aumenterà ulteriormente l'adozione e la soddisfazione dei dipendenti nei confronti delle app e dei servizi Microsoft 365 utilizzando percorsi di apprendimento e aiuterà l'azienda a ottenere ancora di più dal proprio investimento IT.

L'adozione e la promozione della digitalizzazione da parte di Klöckner hanno differenziato l'azienda dai concorrenti nel suo settore. Come osserva Rühl, "Ci distinguiamo dalla concorrenza con soluzioni digitali, come negozi online e portali contrattuali, perché le nostre soluzioni rendono facile per i clienti lavorare con noi". Naturalmente, l'Intranet intelligente di Klöckner è una pietra miliare di tale missione e la chiave dell'azienda per un business più rapido e agile attraverso la comunicazione e la collaborazione. Il futuro dell'acciaio è digitale e Klöckner sta aprendo la strada.

Per ulteriori informazioni sulla strategia di Klöckner, visitare www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.