Un gruppo commerciale di 100 anni fa sfrutta SharePoint, Power BI e Flow per modernizzare i processi interni

Riepilogo

Jewelers of America, un'associazione membro centenaria con sede a New York City, ha sfruttato le applicazioni di Office 365 tra cui SharePoint, Power BI e Flow per facilitare una trasformazione digitale dell'organizzazione. L'organizzazione disponeva di numerosi processi manuali e di database di applicazioni multiple line of business che ritenevano potessero essere integrati in modo più efficace di quanto non lo fossero attualmente. Jewelers of America si è rivolta a Longi Engineering per implementare le soluzioni Microsoft 365 per modernizzare questi processi.

Sfida

Basandosi su un'abbondanza di processi manuali e obsoleti, Jewelers of America aveva bisogno di modernizzare i propri processi aziendali e i database delle applicazioni aziendali. I loro processi aziendali che dovevano essere aggiornati includevano la possibilità di collaborare con oltre 2.000 membri di organizzazioni di gioielli dislocati in tutto il mondo. L'organizzazione doveva anche essere in grado di fornire ai dirigenti e ai membri del consiglio visualizzazioni che descrivessero la loro crescita associativa e la loro redditività finanziaria. Con processi modernizzati, l'organizzazione ha cercato di:

– Ottieni informazioni statistiche e grafiche nel database di appartenenza a SQL Server

– Fornire ai dirigenti e ai membri del consiglio una visione grafica di questi dati

– Confronta i dati finanziari dell'anno fiscale con gli anni fiscali precedenti e analizza il budget per dipartimento

– Gestire efficacemente i processi manuali come le richieste di permesso e l'approvazione del tempo di compensazione

Strategia

Nella scelta di una soluzione, sono stati presi in considerazione prodotti di business intelligence alternativi, tuttavia, la capacità di integrazione e il valore complessivo di Power BI lo hanno reso rapidamente uno dei preferiti dai responsabili delle decisioni. Una volta stabilito che Power BI era in grado di integrarsi nel database delle appartenenze aziendali, il sistema di contabilità Dynamics GP e anche eseguire il rendering di dashboard/visualizzazioni aggiornate in tempo reale su SharePoint, la decisione di sfruttare Power BI è stata finalizzata.

Il dipartimento dei membri ha trascorso molte ore di lavoro a eseguire query sul database e aggiornare i fogli di calcolo Excel con le statistiche relative ai membri. Questi dati ospitati in SQL Server erano un ottimo candidato per l'integrazione di Power BI. Una volta stabilita una connessione al gateway Power BI tramite il server delle applicazioni aziendali, i dati sull'appartenenza sono stati letti senza interruzioni e sono state create numerose visualizzazioni per consentire il confronto dei dati sull'appartenenza negli anni fiscali.

Il dipartimento CFO e contabilità cercava da tempo un modo per determinare se la spesa fosse in linea con gli importi di bilancio nel corso dell'anno fiscale. L'integrazione di Power BI ha consentito la creazione di un dashboard in cui è possibile visualizzare facilmente i conti attivi, passivi e di cassa in tempo reale.

Oltre alla funzionalità di business intelligence, c'erano più flussi di lavoro che l'organizzazione stava cercando di automatizzare e semplificare. Due di questi flussi di lavoro erano il processo di richiesta di permesso e il processo di richiesta di compensazione. Questi processi richiedevano ai dipendenti di compilare un modulo, stamparlo, firmarlo e portarlo al proprio manager per la firma. In tal modo avrebbero quindi portato il modulo alla persona responsabile del monitoraggio/gestione del tempo libero.

Questi processi manuali si prestavano bene all'automazione dei processi tramite moduli/elenchi e flusso di SharePoint. Il modulo di SharePoint è stato implementato per consentire ai dipendenti di inserire il permesso richiesto. Una volta inviato, è stato avviato un flusso che ha determinato automaticamente il responsabile del richiedente e ha inviato un'e-mail al responsabile per approvare o rifiutare la richiesta da Outlook, senza mai dover accedere a SharePoint. Una volta approvato dal responsabile, il richiedente e il responsabile della conservazione dei dati sono stati avvisati via e-mail. Tutto il tempo libero è stato aggiornato automaticamente in un elenco di SharePoint in seguito alle interazioni.

Risultati

SharePoint, Power BI e Flow hanno costituito un forte nucleo di applicazioni aziendali su cui Jewelers of America sta cercando di costruire per aiutarli a continuare a fornire un servizio eccellente alla loro base di membri globale.