L'azienda petrolifera e del gas, Jee, adotta Microsoft 365 con l'aiuto di Intelogy per gestire al meglio i processi HR

Riepilogo

Consulente indipendente per l'ingegneria delle condotte, JEE fornisce ingegneria e formazione sottomarina all'industria petrolifera e del gas. Alla ricerca di un modo per automatizzare il loro programma di benefici per i dipendenti, Jee si è rivolta a Intelogy, il loro partner Microsoft di fiducia per un progetto che poteva essere rapidamente implementato e gestito internamente dopo l'implementazione.

Sfida

I processi esistenti di Jee per la gestione dei benefici per i dipendenti erano altamente manuali e prevedevano la stampa di moduli, la scrittura a mano delle informazioni chiave e l'instradamento della documentazione sia in formato cartaceo che e-mail, attraverso vari dipartimenti per la revisione e l'approvazione. La natura manuale di questi processi ha rappresentato un onere significativo per i team Finance e HR, spesso a scapito di altre priorità.
Nell'incarico di consulenza iniziale, Intelogy ha accertato come funzionassero i processi esistenti in Jee e ha stabilito che il nuovo sistema doveva includere i seguenti elementi:

• essere semplice
• per automatizzare lo scambio di e-mail e notifiche
• avere uno stretto controllo sulla sicurezza dei dati
• essere facilmente accessibili da ogni singolo dipendente.

In particolare, l'obiettivo del sistema di biglietteria era la necessità di acquisire informazioni in modo conciso pur rimanendo semplice e veloce per i dipendenti nell'innalzare un ticket. Inoltre, Jee voleva la certezza che il modulo di richiesta di modifica dei vantaggi potesse essere automatizzato senza compromettere la privacy e la sensibilità dei dati.

Strategia

L'Microsoft Power Platform, insieme all'Microsoft 365, è stato ritenuto la soluzione ideale per soddisfare i requisiti definiti. La soluzione sfrutta la facilità e la velocità dello sviluppo di applicazioni aziendali in cui Intelogy potrebbe utilizzare la propria esperienza in Microsoft 365 per integrare completamente le applicazioni nell'intranet SharePoint di Jee, creando un'esperienza senza interruzioni per gli utenti.

Intelogy si è concentrata sull'utilizzo dei seguenti componenti per consentire una soluzione moderna e automatizzata:

App di potenza è stato utilizzato per creare due applicazioni, una per il modulo di richiesta di modifica e una per l'emissione di un ticket. Entrambe le applicazioni esistono isolate e servono a scopi diversi, ma con l'intento di far risparmiare tempo ai dipendenti e fornire un'esperienza utente fantastica e intuitiva. Le sfide alla sicurezza dei dati vengono gestite creando gruppi di sicurezza personalizzati e assegnando autorizzazioni a livello di elemento su ogni richiesta di modifica.

Power Automate fornito i mezzi per creare notifiche e inviare e-mail alle rispettive parti ogni volta che viene emesso un ticket o viene inviata una richiesta di modifica. Inoltre, i promemoria mensili per eventuali biglietti in sospeso assicurano che nessun biglietto o richiesta di modifica venga mai dimenticata.

SharePoint fornisce tutta l'archiviazione dei dati e la configurazione di sicurezza alla base della soluzione.

Risultati

Oggi, Jee sta godendo dei vantaggi dell'automazione dei processi nell'ambiente di lavoro modernizzato fornito da SharePoint. Con un portale accessibile da qualsiasi posizione su qualsiasi dispositivo, i dipendenti possono aumentare i ticket e modificare le richieste in movimento, aumentando ulteriormente l'efficienza. L'automazione di questi processi aziendali chiave, utilizzando potenti applicazioni aziendali dotate di Power Apps per gestire e organizzare attività semplici e richieste di modifica, è stata una grande vittoria per Jee.