La Iowa State University Foundation organizza finanziamenti che cambiano la vita per i futuri innovatori utilizzando Adobe Sign e le soluzioni Microsoft

Riepilogo

Uno dei maggiori obiettivi per tutte le università è creare un ambiente che promuova l'apprendimento e il successo degli studenti. Le scuole realizzano questo fornendo strutture all'avanguardia, opportunità di ricerca innovative e consulenti di alto livello. Le generose donazioni sono una delle chiavi per raggiungere questi obiettivi pur mantenendo le porte aperte a tutti gli studenti desiderosi di imparare, indipendentemente dal loro background finanziario.

La Iowa State University (ISU) Foundation è un'organizzazione dedicata alla raccolta di fondi a sostegno di studenti, docenti, edifici e programmi presso la Iowa State University. I regali fatti all'ISU attraverso la fondazione hanno avuto un impatto significativo sull'esperienza universitaria, da borse di studio e cattedre che aiutano ad attrarre e trattenere docenti che stanno avendo un impatto nei loro campi a borse di studio che aiutano gli studenti a concentrarsi sui loro studi.

"La Iowa State University Foundation è molto più di una semplice organizzazione di raccolta fondi per l'ISU", afferma Dave Thalacker, Ph.D., Senior Director of IT Operations and Network Security. “Lavoriamo anche con i donatori e l'università per assicurarci che i generosi doni dei donatori vengano utilizzati in un modo che sia significativo per loro. Una famiglia potrebbe voler onorare la vita di un laureato ISU e amante degli animali con una donazione al College of Veterinary Medicine. Collaboriamo con il College per assicurarci che il regalo possa essere utilizzato per avere un impatto immediato su studenti, insegnanti e comunità".

La chiave per sviluppare doni significativi e utili è una comunicazione chiara. Ciò include la comunicazione con i donatori, l'ISU e qualsiasi altra parte interessata, ma anche con le parti coinvolte nel mantenimento della conformità per queste donazioni monetarie. Di conseguenza, ogni donazione comporta una grande quantità di documenti unici e l'approvazione firmata da numerose parti interessate.

Nell'ambito di una più ampia iniziativa di automazione e trasformazione digitale, la fondazione ha deciso che l'implementazione di una soluzione di firma elettronica potrebbe aiutare a modernizzare e semplificare questo flusso di lavoro di conformità dei donatori. Adobe Sign, la soluzione di firma elettronica all'interno di Adobe Document Cloud, si adatta rapidamente ai flussi di lavoro e migliora i tempi di consegna e la conformità riducendo gli sprechi.

"Adobe Sign è il fulcro del nostro nuovo flusso di lavoro digitale", afferma Thalacker. "Grazie alle sue forti integrazioni con gli strumenti e i processi Microsoft esistenti, stiamo massimizzando gli investimenti e ottenendo rendimenti molto rapidamente".

Sfida

Le donazioni più consistenti iniziano con visite personali con un responsabile dello sviluppo della fondazione. Il responsabile dello sviluppo collabora con i donatori su ciò che è significativo per loro e sul tipo di regalo che potrebbero voler fare. Il dipartimento di conformità del donatore prende quindi il sopravvento, redigendo quei desideri in un accordo di donazione con il donatore. A seconda del tipo e della portata dei desideri del donatore, l'accordo potrebbe passare attraverso gli uffici dei presidi universitari, dei capi programma e dei professori prima di ricevere l'approvazione dal senior management team della fondazione. Infine, l'accordo viene inviato al donatore per l'approvazione.

Prima di Adobe Sign, gli accordi venivano stampati su carta e inviati sistematicamente a ciascuna parte interessata. Gli accordi potrebbero subire ritardi poiché sono stati instradati attraverso i sistemi di posta interni dell'università o potrebbero sedersi su una scrivania durante un periodo di punta. Di conseguenza, ottenere l'approvazione di tutte le parti potrebbe richiedere settimane, con un tempo medio di consegna di 81 giorni.

"Ogni giorno in cui un regalo è stato ritardato è stato un giorno in cui uno studente non ha ricevuto i servizi necessari o un laboratorio è rimasto senza apparecchiature critiche", afferma Thalacker. “In casi estremi, se l'accordo con il donatore è stato ritardato troppo a lungo, un donatore potrebbe perdere interesse a donare all'ISU. Ciò è stato particolarmente importante nei casi in cui un donatore desidera avere un impatto immediato o un dono trasformativo. Avevamo bisogno di snellire il flusso di lavoro dell'accordo e sfruttare meglio queste opportunità per incoraggiare le donazioni".

Strategia

Sia i team interni che gli stessi donatori hanno iniziato a chiedere un modo migliore per elaborare questi accordi. Con Adobe Sign, il team di conformità dei donatori ora invia copie elettroniche degli accordi direttamente alla casella di posta elettronica di uno stakeholder. I firmatari possono visualizzare e firmare accordi in pochi minuti, senza dover scaricare app aggiuntive o configurare un account speciale. Gli accordi digitali possono anche essere inviati a più firmatari contemporaneamente, riducendo l'impatto sui tempi di consegna se un firmatario è in ritardo nella firma dell'accordo. Il passaggio ai documenti elettronici ha anche aiutato il team a ridurre i costi e gli sprechi associati alla stampa. Dall'implementazione di Adobe Sign, il team ha ridotto la stampa di 30%.

"Con Adobe Sign, stiamo risparmiando più di 13 giorni sul tempo medio di consegna", afferma Thalacker. “Invece di dedicare il proprio tempo a monitorare e seguire gli accordi, i team possono concentrare il proprio tempo sul lavoro con più donatori e sul completamento di più accordi. I donatori apprezzano anche la facilità delle firme elettroniche e stiamo assistendo a una costante tendenza al rialzo nell'uso delle firme elettroniche tra tutti i donatori".

Uno dei motivi per cui Adobe Sign sta avendo un così grande impatto alla base è la sua fondamentale integrazione con le soluzioni Microsoft, inclusi Microsoft SharePoint, Microsoft Teams e Microsoft Flow. Quando si esaminano le soluzioni di firma elettronica, la compatibilità con queste soluzioni Microsoft business-critical è stata fondamentale.

"Adobe Sign è stata l'unica soluzione che abbiamo trovato che avesse una forte visione dell'integrazione nei flussi di lavoro Microsoft esistenti", afferma Thalacker. “Utilizziamo strumenti familiari per fare di più e lavorare più velocemente. Avevamo rapporti positivi sia con Adobe che con Microsoft, quindi sapevamo che la loro partnership era qualcosa su cui potevamo fare affidamento".

Microsoft SharePoint è ampiamente utilizzato in tutta l'organizzazione per organizzare e condividere le informazioni sui donatori. Prima di Adobe Sign, gli amministratori passavano ore a digitare con cura tutti i dettagli del regalo nei file di SharePoint e ad aggiornare lo stato del flusso di lavoro in ogni fase per tenere traccia dello stato del contratto.

Grazie all'integrazione con Adobe Sign, i contratti vengono ora caricati automaticamente in SharePoint. Adobe Sign tiene traccia automaticamente dello stato di ogni contratto e il personale può controllare rapidamente questo stato direttamente nel record di SharePoint. Non solo l'automazione elimina gran parte del tempo di amministrazione, ma riduce anche gli errori dovuti all'input manuale.

Utilizzando le automazioni Microsoft Flow pianificate, gli accordi verranno automaticamente inseriti nelle raccolte documenti a cui è possibile accedere utilizzando Microsoft Teams. Ciò consente al personale di verificare rapidamente un accordo nel contesto del sito e del canale del team pertinente. Un responsabile dello sviluppo può aggiornare rapidamente un donatore sullo stato di un accordo senza dover inviare un'e-mail al team di conformità del donatore per aggiornamenti costanti. I manager possono controllare lo stato di tutti gli accordi attivi per l'intero team da un'unica scheda. Microsoft Flow consente inoltre al personale di impostare avvisi automatici in diversi punti del flusso di lavoro, ad esempio se desidera essere avvisato dopo la firma dell'accordo da parte del team dirigenziale senior.

Grazie alla partnership tra Adobe e Microsoft, anche l'implementazione e l'integrazione di Adobe Sign è stata molto indolore. Sebbene inizialmente la fondazione abbia tentato un approccio lento e cauto all'implementazione, ha scoperto che Adobe Sign era adatto anche per un'implementazione rapida senza la necessità di lunghe discussioni e formazione. I team possono lavorare con Adobe Sign tramite gli strumenti Microsoft familiari, che riducono notevolmente la curva di apprendimento. Adobe Sign è inoltre estremamente flessibile, consentendo a Thalacker e al suo team di apportare modifiche e adattare rapidamente i flussi di lavoro per soddisfare al meglio le esigenze dei team in base al feedback effettivo del team.

Comunicazione tra squadre con PDF

Oltre a lavorare con Adobe Sign, la fondazione utilizza un'altra soluzione Adobe Document Cloud, Adobe Acrobat Pro DC, in molti team e processi. Il team di comunicazione utilizza Adobe Acrobat insieme alla piattaforma di gestione del lavoro Workfront per automatizzare i flussi di lavoro per le prove colore e le approvazioni. Il team utilizza inizialmente le app Adobe Creative Cloud come Adobe InDesign CC e Adobe Illustrator CC per creare contenuti, inclusi report, grafica e pubblicità stampata e web. Il team invia quindi il contenuto in PDF a Workfront, dove viene automaticamente indirizzato alle parti interessate per la revisione e l'approvazione.

"Ci piace usare Adobe Acrobat e PDF per le revisioni perché ci fornisce un formato universale a cui chiunque può accedere facilmente", afferma Ryan Peterson, Senior Director of Creative Services per la Iowa State University Foundation. "Utilizzando gli strumenti di commento, le persone possono aggiungere i propri commenti direttamente sul PDF, rendendo molto più facile per i creatori raccogliere e rispondere ai feedback".

Altri team utilizzano Adobe Acrobat per la sua capacità di annotare e modificare le informazioni sui record. Quando il reparto contabilità riceve i dati sulle rimesse oi moduli dei donatori in formato PDF protetto, utilizza Adobe Acrobat per oscurare le informazioni personali. Il team di contabilità aggiunge quindi le informazioni al PDF che aiutano il team di registrazione a inserire accuratamente i dati nel sistema di imaging interno e nel sistema di gestione delle relazioni con i clienti.

Risultati

Mentre la Iowa State University Foundation ha iniziato a utilizzare Adobe Sign nei flussi di lavoro per la conformità dei donatori, l'uso di Adobe Sign si è rapidamente diffuso ad altri processi, incluso il modulo di instradamento delle proposte, con presto anche i moduli di impegno. I moduli di instradamento delle proposte possono coinvolgere più di cinque firmatari, ma nei test Adobe Sign ha avuto molto successo anche in questi complessi flussi di lavoro.

"Non avremmo potuto prevedere che Adobe Sign avrebbe avuto così tanto successo nella nostra organizzazione", afferma Thalacker. “C'è una domanda repressa di tecnologia e, una volta che le persone lo scoprono, bussano alle nostre porte chiedendo di iniziare a utilizzare Adobe Sign per semplificare i propri processi. Integrando Adobe Sign nei flussi di lavoro Microsoft esistenti, rendiamo molto più semplice il lavoro delle persone in modo da poter elaborare rapidamente le donazioni e iniziare ad avere un impatto per le persone della Iowa State University molto più velocemente".

I risultati includono quanto segue:

• Mettere i fondi nelle mani dei destinatari più velocemente accorciando le approvazioni di 13 giorni
• Riduzione della stampa con conseguente riduzione dei costi e minor spreco di carta
• Sfruttare l'integrazione di Microsoft per ridurre gli errori e le attività amministrative manuali
• Implementazione indolore con flussi di lavoro flessibili eseguiti tramite strumenti familiari

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