Cliente
Innovazione Norvegia
Riepilogo
Innovation Norway è lo strumento più importante del governo norvegese per l'innovazione e lo sviluppo delle imprese e dell'industria norvegesi. Supportano le aziende nello sviluppo del loro vantaggio competitivo e nel potenziamento dell'innovazione. Sono anche i rappresentanti commerciali ufficiali del governo norvegese all'estero con 700 dipendenti in più di 30 paesi.
Le imprese norvegesi hanno accesso a un ampio sistema di sostegno alle imprese e a mezzi finanziari attraverso Innovation Norway. L'organizzazione fornisce competenze, servizi di consulenza, servizi promozionali e di rete. Anche il marketing della Norvegia come destinazione turistica è considerato uno dei compiti importanti dell'organizzazione.
Combinando la conoscenza del settore locale e le reti internazionali con le idee imprenditoriali e la motivazione degli imprenditori, vengono create le basi per nuove imprese di successo.
Sfida
Innovation Norway ha iniziato con una visione per una nuova piattaforma di condivisione basata su Office 365, per migliorare la collaborazione internamente e con parti esterne e si è rivolta a Puzzlepart per il supporto.
Il primo passaggio è stato quello di stabilire una soluzione di autoprovisioning controllata di Office 365 Groups per facilitare la collaborazione ai progetti. La soluzione è iniziata utilizzando Azure e PowerShell, ma è passata a Microsoft Flow e Azure Functions con chiamate a Microsoft Graph e l'uso dei modelli e del motore di provisioning PnP di SharePoint.
Strategia
Piattaforma di collaborazione
Uno degli obiettivi più importanti della soluzione era fornire un modo semplice per archiviare i documenti da SharePoint a una soluzione di archiviazione esterna grazie alle leggi e ai regolamenti norvegesi. Questa soluzione di archiviazione viene creata con l'uso di SharePoint Framework, supportato da un servizio Azure per inoltrare i dati al data center che ospita la soluzione di archiviazione, dove un utente finale può avviare il processo di archiviazione direttamente da una raccolta documenti. Le sale progetto hanno anche una governance in atto se un progetto consente membri esterni o meno. Sono state aggiunte ulteriori soluzioni di SharePoint Framework per fornire metadati di progetto e soluzioni di governance.
Parallelamente all'abilitazione della collaborazione al progetto, Puzzlepart ha creato materiale di formazione e condotto numerosi corsi e webinar internamente per l'utente finale. Il materiale si concentra sull'utilizzo efficace dei diversi strumenti forniti dagli strumenti di Office 365, oltre al funzionamento delle soluzioni personalizzate. Parte del materiale di formazione è un corso di autovalutazione in 13 fasi, in cui viene monitorato lo stato di avanzamento di ciascun dipendente, offrendo visibilità in Power BI sull'adozione da parte dell'azienda. Oggi, oltre 70% dei dipendenti hanno iniziato o completato questo corso.
Dopo il rilascio iniziale della collaborazione al progetto, Innovation Norway ha creato anche un Team generico per la collaborazione. Sia il nuovo modello che il modello di progetto abilitano automaticamente Microsoft Teams, offrendo agli utenti la possibilità di scegliere come desiderano collaborare nel gruppo Office 365 sottostante.
Intranet
Inoltre, è stata creata e lanciata una nuova Intranet, realizzata utilizzando siti di comunicazione e pagine moderne che migrano manualmente i contenuti dalla vecchia soluzione SharePoint on-premise. È stato aggiunto un mega menu personalizzato con supporto per gli annunci di servizio utilizzando SharePoint Framework per migliorare la navigazione in intranet e collaborazione.
Rete di ambasciatori
Una funzione di Puzzlepart è quella di creare una rete di ambasciatori per le aziende che implementano Office 365. Gli ambasciatori sono dipendenti che si assumono la responsabilità di comunicare con i colleghi e gli altri nell'organizzazione i vantaggi che la nuova soluzione può fornire all'organizzazione. Gli ambasciatori creano dedizione ed entusiasmo che portano a una migliore adozione di nuovi modi di lavorare, hanno un impatto positivo sui propri team o sul proprio dipartimento, contribuendo all'applicazione di nuove forme di lavoro nei gruppi di lavoro e nei dispositivi. Inoltre, trovano soluzioni alle sfide e forniscono feedback al team di progetto. L'apprendimento degli strumenti digitali con e da parte dei colleghi è più facile ed efficiente. Pertanto, gli ambasciatori sono i contributori chiave quando un'azienda adotterà Office 365.
In Innovation Norway, gli ambasciatori hanno una funzione di coordinatore (e quindi sono chiamati Coordinatori). Questi utenti non sono necessariamente super-utenti, ma svolgono l'importante ruolo di trasmettere aggiornamenti agli utenti locali e riferire al gruppo di lavoro di Office 365 su eventuali problemi, preoccupazioni, miglioramenti o casi interessanti utili da comunicare all'organizzazione.
Durante le fasi iniziali dell'implementazione di Office 365, e in particolare di SharePoint, i coordinatori hanno contribuito all'organizzazione dei siti delle rispettive Divisioni. In genere, hanno anche fornito input al team di progetto per qualsiasi modifica tecnica o funzionale che sarebbe vantaggiosa per il sito della divisione.
Durante il periodo di implementazione, i coordinatori hanno ricevuto corsi extra in aula (o online). Inoltre avevano il proprio gruppo Yammer per sollevare eventuali dubbi, condividere esperienze o discutere argomenti rilevanti che sarebbero stati ripresi anche dal gruppo di progetto. Il gruppo di progetto ei coordinatori si sono incontrati una volta al mese per incontri di un'ora.
Dopo un periodo successivo al lancio con meno attività, il gruppo di coordinatori è stato rianimato e ora si riunisce ogni due settimane. Questi webinar sono ospitati da Puzzlepart e da due dipendenti di Innovation Norway. Lo scopo dei webinar è di continuare il processo di apprendimento e adozione.
A Innovation Norway, Puzzlepart incontra gli ambasciatori ogni due settimane e conduce webinar per continuare il processo di apprendimento e adozione.
