L'azienda di servizi dati con sede in Alabama utilizza SharePoint Online e l'umorismo per abbattere i silos, promuovere la trasparenza e promuovere i propri valori.

Imaging Business Machines (ibml) produce scanner, scanner che vengono utilizzati nell'80% delle principali mail room del mondo e possono acquisire dati con una precisione del 95% utilizzando software basati sull'intelligenza artificiale. I sistemi di ibml possono scansionare, classificare i documenti per tipo, estrarre fino a 30 campi, inviare dati estratti a un database SQL e decidere in quale tasca inserire un documento alla fine, il tutto a una velocità di 750 pagine al minuto.

Con sede e stabilimenti di produzione a Birmingham, in Alabama, e uffici regionali a Costanza, in Germania, e a Guildford, nel Regno Unito, ibml opera in 48 paesi e conta 226 dipendenti, alcuni dei quali sono presenti da quasi due decenni.

Ora, dopo 25 anni di attività, la leadership e il modello di business dell'azienda stanno cambiando.

Dopo il passaggio dalla proprietà di lunga data della famiglia Murphy a una società di investimento privata, Martin Birch è diventato Presidente e CEO. Con un occhio alla crescita, alla maturità operativa e al miglioramento, due anni dopo, ibml ha assunto Don Monistere come COO per aiutare in questo senso e trasformare ibml in un fornitore di soluzioni tecnologiche. Ad oggi, Birch e Monistere sono stati una forza inarrestabile e l'incredibile team di ibml è pronto per la crescita. Come dice Monistere, “ibml era già un fornitore di soluzioni high-tech. I membri chiave della Leadership e gran parte del management non lo sapevano ancora".

Colpire il timeout per lavoro come al solito

All'inizio, Birch e Monistere hanno discusso del modo migliore per concentrare nuovamente ibml sulle offerte "as-a-service". Ma l'esperienza decennale che dà all'azienda il suo vantaggio ha anche agito come un peso che l'ha frenata da questa crescita.

"Martin aveva affermato che l'azienda ha dovuto affrontare alcune sfide in base a come aveva sempre fatto le cose", afferma Monistere. “Molti di questi problemi potrebbero essere risolti allineando tutti e impegnandosi in ciò che stiamo cercando di realizzare come una squadra che lavora verso un obiettivo. Quando hai le persone fuori dai silos, che fanno le loro cose, è uno sforzo che viene sprecato".

Quando arrivò Monistere, ibml aveva una intranet costruita su quella che allora era IBM Connections. C'erano tutte le informazioni - moduli per le risorse umane (HR), documenti di processo e procedura, alcune notizie sull'azienda - ma l'esperienza dell'utente era goffa e ingombrante. Di conseguenza, i dipendenti avevano in gran parte smesso di utilizzare l'intranet.

ibml aveva adottato Microsoft 365 ma non lo stava davvero utilizzando al massimo delle sue potenzialità. Ad esempio, quando Monistere è arrivato sulla scena, le persone stavano appena iniziando a esplorare ciò che Microsoft Teams aveva da offrire, ma c'era poca governance o indicazioni su come o quando creare siti di Teams o anche se condividere documenti in Teams o direttamente in SharePoint.

Quindi, ibml ha tirato i freni, ha preso un colpo e ha sfidato lo status quo. Monistere e il team di Enterprise Architecture guidato da George Henry hanno premuto il pulsante di timeout per ripensare al modo migliore per promuovere la comunicazione interna e le possibilità di collaborazione di ibml. Dopo molte ore di lavoro con Enterprise Architecture, Marketing e Executive Leadership, è emersa una nuova strategia. E 'stato tempo ben speso.

Rifocalizzazione dello stack tecnologico ibml

Monistere e Birch hanno deciso di concentrarsi su quattro strumenti strettamente integrati:

• Una soluzione per la gestione delle relazioni con i clienti
• Una piattaforma di contabilità
• SharePoint
• Microsoft 365 per la collaborazione

Il COO ha terminato la mappatura del contenuto in Connections e Lotus Notes su Microsoft 365 alla fine del 2019. Il processo di migrazione di tutte queste informazioni alla nuova intranet moderna basata su SharePoint è in corso. La nuova intranet basata su SharePoint sarà l'hub di comunicazione e intranet di ibml. In effetti, SharePoint è diventato una parte importante della pianificazione aziendale di ibml.

"Se qualcuno utilizza SharePoint meglio di noi, voglio vederlo", afferma Monistere, "perché lo stiamo rendendo la pietra angolare di ciò che vogliamo realizzare, dalle sessioni di pianificazione strategica alle riunioni dei dirigenti esecutivi. Se puoi accedere alla nostra pagina di destinazione intranet, puoi vedere tutto ciò che fanno tutti. Integra l'intera forza lavoro in modo da poter abbattere quei muri tra i team".

Intranet intelligente favorisce la comunicazione e aumenta la trasparenza

Monistere ha progettato e realizzato l'intranet ibml utilizzando un unico sito di comunicazione, con connettività hyperlink a una rete di siti Teams e governance per team leader e manager durante la configurazione e l'utilizzo. Questa home page del sito di comunicazioni è lo sportello unico di ibml per:

• Timbrare.
• Il calendario aziendale.
• Notizie e orologi mondiali per gli uffici americani, britannici e tedeschi di ibml.
• Una sezione "Complimenti", dove i lavoratori possono conoscere gli eroi del mese dell'azienda e celebrare gli eventi e le realizzazioni dei loro colleghi.
• Collegamenti rapidi, un'intera pagina di collegamenti a tutto ciò di cui hanno bisogno.
• Biglietti di aiuto.
• Raccolta documenti, che presenta tutti i classici punti di forza di SharePoint, come il controllo delle versioni e il check-in e il check-out dei file, e i documenti in un modello coerente e familiare.
• Get Social, l'hub di social media simile a Facebook dell'azienda, basato su Yammer, in cui le persone condividono foto di famiglia, notizie sportive e storie.
• Dipartimenti, che fornisce collegamenti a tutte le unità aziendali di ibml. Ad esempio, il sito delle risorse umane fornisce l'accesso alle buste paga, ai moduli delle risorse umane, alle informazioni sui vantaggi, al manuale del dipendente e persino a una cassetta dei suggerimenti. Dal sito Marketing, i dipendenti possono accedere agli standard del marchio e al materiale di marketing di ibml.
• Il Piano Strategico Annuale, che include il piano stesso e anche revisioni trimestrali sulla leadership esecutiva. A riprova della dedizione di ibml alla trasparenza, queste recensioni sono aperte a tutti. Poche aziende avrebbero il coraggio di pubblicare tali informazioni sulla leadership, ma ibml coglie l'opportunità. Birch e Monistere vogliono che i dipendenti vedano come si comporta la leadership, aderendo ai valori dell'azienda (o meno) e lavorando per la strategia aziendale. Monistere descrive questa dedizione alla trasparenza come "molto rara, molto popolare".

Comunicazione e trasparenza sono un imperativo in ibml. Per garantirli, la leadership e vari team interfunzionali ora creano e mantengono linee di comunicazione a più livelli, che risiedono tutti sulla nuova intranet. Ad esempio, Birch scrive "The Monthly" e Monistere scrive "The Weekly", che è una grande attrazione per i dipendenti di ibml. Questa colonna tattica della settimana di revisione include sempre la missione, la visione e i valori dell'azienda, evidenziati nei colori dell'azienda e prominenti nella maggior parte delle pagine. Come dice Monistere, "Se non aderiamo ai nostri valori, non siamo chi diciamo di essere". Il suo obiettivo è sottolineare i valori fondamentali dell'azienda in modo così ampio che qualsiasi dipendente, se richiesto, potrebbe recitarli immediatamente.

In tutti questi siti è presente la dedizione di ibml alla comunicazione aperta e l'enfasi sulla missione, la visione e gli obiettivi dell'azienda. “Qualunque sia il messaggio, se non sei stanco di dirlo, non lo dici abbastanza”, dice Monistere.

Guidare la strategia aziendale tramite Microsoft Planner

L'intranet basata su SharePoint di ibml è strettamente integrata con altre app Microsoft 365, inclusi Microsoft Word, Excel e Planner. In effetti, c'è una pagina Planner per ogni strategia che il team dirigenziale ha pubblicato nell'intranet dell'azienda. "Stiamo utilizzando questo strumento in modo aggressivo per comunicare a tutti coloro che stanno lavorando e si concentrano su ciò che stiamo cercando di realizzare", afferma Monistere. "Il nostro team di Enterprise Architecture e in particolare il nostro VP su EA menzionato in precedenza George Henry è diventato di fatto il "Teams Creator" in SharePoint per garantire che stiamo utilizzando il set di strumenti nel modo più integrato e secondo le migliori pratiche".

Ad esempio, se le persone vogliono saperne di più sulla strategia aziendale dell'azienda per un determinato anno, possono farlo sull'intranet, quindi seguire un collegamento a Planner per vedere quali attività e traguardi l'azienda ha raggiunto verso i suoi obiettivi dell'anno fiscale. Le attività fluiscono da quei piani strategici di primo livello in Microsoft To Do per i singoli contributori, che possono quindi agire su di essi. In questo modo, l'elenco delle attività di ogni persona è in qualche modo collegato al livello più alto della strategia aziendale.

Per aiutare i dipendenti ad abituarsi al sito e a utilizzarlo in modo efficace, Monistere ha inviato e-mail a tutta l'azienda con collegamenti a pagine intranet non appena queste venivano pubblicate. Da lì, ogni puntata della sua colonna intranet "The Weekly" includeva un video dalla libreria video di Microsoft, ad esempio come utilizzare Teams. Ora, le persone chiedono

“Il settimanale”; attendo con impazienza nuove voci sulla pagina Kudos; e invia in modo proattivo battute sui papà, storie divertenti e successi dei loro figli alla moderna intranet di ibml.

Umorismo: una chiave per il successo

La moderna intranet di ibml riflette la personalità e l'energia di “Birch\Monistere”. È informativo e funzionale, ma è anche molto divertente e umorismo spruzzato nelle pagine dell'intranet, che mantiene le persone coinvolte con i contenuti importanti del sito.

Ad esempio, nascosta nella parte inferiore della home page c'è una piccola sezione chiamata "Brint Hardy's Dad Jokes", che presenta tutti i classici da gemere che amiamo. Hardy, ingegnere di soluzioni di lunga data presso ibml, è responsabile di classici come "Perché papà non si è mai fidato delle scale? Avevano sempre in mente qualcosa".

Un'altra sezione estremamente popolare è "G-Russelisms", che appare nella pagina della intranet Get Social. Il CFO di ibml è famoso per “paese-ismi” come “A skunk is a skunk. Non è un gatto con una striscia dipinta sulla schiena”. I G-Russelisms sono potenti strumenti di leadership che attirano i dipendenti nella discussione e nell'intranet. La gente ama detti come "Ci stiamo seppellendo vivi per dimostrare che possiamo usare una pala". In effetti, se li aspettano, tanto che quando qualcuno ne sente uno, si assicurano che Monistere lo aggiunga alla sezione.

Con gemme come queste in attesa, chi non vorrebbe controllare l'intranet ogni giorno?

Le metriche rivelano un ampio buy-in

Monistere utilizza un semplice questionario Net Promotor Score (NPS) creato in Microsoft Forms per valutare il successo della moderna intranet di ibml. Il modulo è composto da due domande:

• Come stiamo?
• Con quale probabilità ci consigli a un amico o un collega?

I risultati hanno superato le aspettative del COO. Monistere afferma: "Il nostro obiettivo era un aumento di cinque punti del punteggio NPS interno. Abbiamo ottenuto un aumento di 11 punti nel nostro primo anno".

Monistere ammette che c'era un discreto scetticismo su tutte le informazioni che apparivano sull'intranet tra la forza lavoro. "All'inizio, tutte le informazioni che fornivamo erano considerate un po' rischiose", afferma Monistere. "La gente si chiedeva: 'Chi è questo Don, e perché scrive tutte queste cose che non credo di voler sapere?' Poi, le persone hanno sviluppato una sete per ciò che stavamo pubblicando. Hanno iniziato a chiedere maggiori informazioni. Ora, si fidano che pubblicheremo tutto ciò che pensiamo abbiano bisogno di sapere. È uno dei motivi per cui abbiamo fatto così bene quest'anno".

Una moderna intranet diventa il volto di un'azienda

Ad oggi, Monistere ha creato l'intera infrastruttura di SharePoint su ibml e scritto la maggior parte del contenuto, anche se sta formando il personale del reparto marketing in modo che contribuisca maggiormente. Inoltre, sono emersi campioni di SharePoint che stanno facendo le cose come fa Monistere. "All'improvviso, vengono visualizzate pagine ed elenchi di Planner con il mio nome assegnato a cose che non ho creato", ride.

“Ora che abbiamo abbastanza contenuti affinché le persone utilizzino attivamente l'intranet e si sentano a proprio agio con il set di strumenti, ibml renderà l'intranet la home page dell'azienda. Tutto condurrà da quella pagina di destinazione di SharePoint", afferma Monistere.

La moderna intranet di ibml, basata su SharePoint, è diventata una parte importante del modo in cui l'azienda comunica, gestisce riunioni, organizza flussi di lavoro e costruisce e mantiene la propria cultura. Ogni dipendente ibml può vedere cosa hanno fatto e stanno facendo i suoi colleghi e la dirigenza aziendale per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda. Forse la cosa più importante è che la moderna intranet di ibml ha contribuito a ridurre i silo mentre l'azienda cresce e si ridimensiona. I team interfunzionali comunicano e collaborano in tempo reale e Microsoft 365 lo ha consentito