Il progetto Lower Thames Crossing (LTC) crea ponti tra i team con una intranet basata su Microsoft 365

Highways England mantiene e costruisce le strade che trasportano 35% del traffico totale dell'Inghilterra in volume e collegano le principali città del paese. Un attuale schema di Highways England è il Lower Thames Crossing (LTC), un progetto di infrastruttura di trasporto con un budget compreso tra 5,3 miliardi di sterline e 6,8 miliardi di sterline

(US$6,63 miliardi e US$8,5 miliardi) progettato a beneficio dell'area del Basso Tamigi a est di Londra. Al termine, 23,3 chilometri (14,5 miglia) di nuove strade, 50 nuovi ponti e viadotti e due tunnel di 4,3 chilometri (2,5 miglia) sotto il Tamigi, che saranno i terzi tunnel di questo tipo più larghi al mondo, saranno instradati veicoli pesanti dai porti dell'Inghilterra sudorientale direttamente a Londra da est.

Questa imponente impresa è iniziata nel 2017 come una joint venture tra tre singole società e 200 dipendenti. Quando inizierà la fase di costruzione, la forza lavoro salirà a 14.000 persone. Quando il progetto finirà nel 2027, tutte queste persone se ne saranno andate. Data questa situazione straordinaria, Colin Shedden, architetto IT e responsabile delle operazioni di un team LTC di cinque persone per Highways England, ha dovuto trovare un modo per comunicare, collaborare e preservare le conoscenze istituzionali a fronte di un tasso di turnover del 40%.

Per farlo, si è rivolto a Microsoft 365.

Iniziando da zero…

Prima di Microsoft 365, LTC non disponeva di una intranet. In effetti, non esisteva una piattaforma comune di alcun tipo. Lo schema LTC è stato effettivamente creato per lo scopo e le persone coinvolte nel progetto hanno portato con sé la loro tecnologia dalle organizzazioni madri. Il team tecnologico di LTC era composto da sole cinque persone il cui compito principale era mantenere le luci accese. "Non c'era budget per la tecnologia", osserva Shedden. “Le persone arrivano con i propri laptop: tutto è BYOD. Tutti usano il calendario e l'e-mail della società madre". Una intranet comune che l'intero team di progetto potrebbe utilizzare aiuterebbe a mantenere tutti sulla stessa pagina.

…con sfide uniche

Tuttavia, LTC è unico in quanto le persone ruotano costantemente all'interno e all'esterno del progetto dalle loro società madri e organizzazioni partner in base alla loro esperienza e alla fase in cui si trova il progetto. Questa cultura interamente orientata alle attività rende le persone al passo con la velocità una sfida. L'altra sfida è stata preservare la conoscenza quando le persone hanno abbandonato il progetto. Un'intranet comune era una parte della soluzione per LTC; l'altra parte era Microsoft Teams.

“Alcune delle nostre persone lavorano per aziende associate; altri ruotano dentro, svolgono il loro compito dichiarato e quindi ruotano fuori. Non c'è molto tempo per acclimatarsi. Devi aggiornarti, ottenere le risorse di cui hai bisogno e metterti al lavoro quasi istantaneamente", afferma Shedden. Tutti questi team stanno producendo e aggiornando manufatti specifici del progetto, dalle dichiarazioni di impatto ambientale e analisi del suolo agli inventari archeologici e ai progetti di costruzione. Il personale deve essere in grado di modificare questi materiali in tempo reale e i materiali devono essere accessibili in tutto il progetto LTC, anche quando le persone che li hanno creati hanno abbandonato il progetto da tempo.

Requisiti di alta pressione

La collaborazione e la comunicazione sono state vitali per il successo di LTC. Ad esempio, la fase iniziale del progetto LTC è culminata con l'ordine di autorizzazione allo sviluppo (DCO). Questo documento di autorizzazione alla pianificazione di 150.000 pagine ha richiesto la collaborazione di quasi 30 persone per coordinare più governi di contea e organizzazioni non governative, nonché per determinare i siti per le principali condutture del gas ad alta pressione e cavi elettrici ad alta tensione. Senza e-mail o intranet specifiche per LTC e senza personale proveniente da molte organizzazioni diverse al di fuori di Highways England, si profilava una perdita di produttività, perdita di documenti e sovrapposizione.

Lo schema LTC è uno sforzo ad alta pressione e di alto profilo, con scadenze concordate molto prima dell'inizio del progetto. Qualsiasi mancato rispetto di una scadenza può costare migliaia, o addirittura milioni, di sterline.

Shedden sapeva che l'intranet doveva essere leggera, agile e in grado di supportare un elevato turnover:

“Quando il progetto è iniziato nel 2017, c'erano circa 200 persone. Nel 2020 le persone sono 750. Quando inizieranno i lavori, il numero aumenterà da 3.000 a 4.000 impiegati che lavorano in circa 20 complessi e altri 10.000 lavoratori edili".

Per aiutare a costruire questo hub centralizzato di comunicazione e strumenti, Shedden si è rivolto a Suzy Dean e Wes Hackett di Addin365 per discutere i requisiti di LTC. “LTC ha bisogno di mantenere la conoscenza istituzionale tra i team nonostante l'elevato turnover. Il personale deve pubblicare rapidamente gli aggiornamenti visibili in tutto il progetto e LTC deve evitare la perdita di produttività", afferma Hackett.

SharePoint aiuta LTC ad adattarsi

Shedden e il suo team utilizzavano già Microsoft 365 internamente, quindi creare un'intranet intelligente basata su SharePoint e sfruttare le funzionalità di collaborazione in Teams sono state scelte facili. "Con le tecnologie Microsoft 365, potremmo creare un'intranet agile e migrare facilmente i contenuti che avevamo già creato", afferma Shedden.

Richiedendo a tutti i membri del team di utilizzare Teams e l'intranet intelligente basata su SharePoint, Shedden ha assicurato che il personale potesse:

• Collabora in tempo reale.
• Accedi a materiale di riferimento comune.
• Archivia gli artefatti del progetto, come video e immagini.
• Democratizza notizie e informazioni affinché l'intero team possa vederle.

“L'intranet è incredibilmente leggera ma ampia. È un ombrello su tutto”, dice Hackett. Gli utenti hanno una pagina di destinazione ufficiale, un sito hub, con da cinque a sei siti di comunicazione associati per contenuti importanti, come salute e sicurezza e documenti di conformità dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO), una libreria estremamente importante per lo sviluppo del DCO e Altri 2.500 documenti.

È anche agile. Quando varie parti del progetto terminano (ad esempio, DCO) e si avviano nuove fasi (come la costruzione), tutti gli hub associati e i relativi siti di comunicazione vengono archiviati e vengono creati nuovi hub. I siti archiviati rimangono ricercabili in modo che nessuna conoscenza istituzionale vada persa.

Allo stesso tempo, LTC richiede che tutti i membri del team lavorino in Teams per garantire collaborazione, controllo della versione dei documenti, risorse, messaggistica e streaming video e i membri del team lo adorano. Anziché chiedere ai lavoratori di trovare e accedere alle pagine intranet LTC corrette da un browser Web, Hackett e Shedden hanno deciso di esporre l'intranet intelligente anche tramite Teams, rendendo Teams un vero e proprio sportello unico. In Teams, Shedden può presentare le pagine giuste ai gruppi di lavoratori giusti: tutto ciò di cui hanno bisogno è in un unico posto.

Shedden utilizza anche schede adattive per fornire un'esperienza rich media, con l'interfaccia utente specifica per il canale in cui si trova il membro dello staff. Non convenzionale e dinamica, l'organizzazione dell'intranet LTC cambia in base alla fase in cui si trova il progetto. Il suo scopo è semplice:

• È un luogo in cui i nuovi membri dello staff possono andare a familiarizzare con il progetto.
• È un archivio centrale per le informazioni.
• Collega i membri del personale ai siti di Teams di cui fanno parte.

Come dice Shedden, “Le persone devono solo sapere come svolgere il proprio lavoro. Questa è la parte più importante della nostra intranet basata su SharePoint".

Una cultura democratica prende il sopravvento

L'approccio unico dell'Intranet intelligente di LTC è importante perché i nuovi lavoratori devono iniziare a lavorare senza una formazione formale. Shedden non ha il tempo, il budget o il personale per formare nuovo personale, ma con l'intranet intelligente e i team, può aumentare l'alfabetizzazione digitale dell'intera forza lavoro LTC allo stesso punto di partenza, quindi costruire da lì. "Una volta che la cultura ha adottato Teams (chat video, collaborazione), la cultura del team prende il sopravvento e le persone si addestrano in modo efficace. Insegniamo solo ai nuovi arrivati le basi degli strumenti".

"Una volta che la cultura ha adottato Teams (chat video, collaborazione), la cultura del team prende il sopravvento e le persone si addestrano in modo efficace. Insegniamo solo ai nuovi arrivati le basi degli strumenti".

La combinazione Intranet-Teams di LTC è straordinariamente democratica ed efficiente. Qualsiasi membro di qualsiasi team può pubblicare notizie sulle pagine specifiche del proprio team. Un team di comunicazione interno legge il contenuto per determinare cosa dovrebbe essere promosso attraverso il ciclo delle notizie al principale hub di notizie LTC. Shedden dice: "Nessuno possiede la notizia del progetto".

Allo stesso modo, i lavoratori non devono scaricare i documenti sui loro computer locali per lavorarci. Possono invece lavorare sui documenti insieme in tempo reale, tenendo traccia delle modifiche nella visualizzazione Web di Teams e sfruttando l'accesso degli utenti guest. Con Teams, tutti lavorano sulla stessa versione: non ci sono problemi di controllo della versione.

Ottenere di più da Microsoft 365

Il team IT di LTC è composto da sole cinque persone, quindi l'automazione è necessaria. Per aiutare, Shedden e Hackett stanno sfruttando appieno la piattaforma Microsoft Power. Ad esempio, stanno utilizzando Power Automate (ex Microsoft Flow) come sistema di onboarding LTC, offrendo ai nuovi membri del personale l'accesso unico a questionari, controllo delle politiche sui farmaci e altro ancora. Attraverso Power Apps, il team può anche fornire assistenza deskside; un bot di supporto IT; e un bot del glossario, che mantiene la terminologia coerente in tutto il progetto.

Microsoft 365 consente al team di Shedden di concentrarsi sui contenuti e sui processi, non sulla tecnologia degli edifici. Hackett afferma: "Man mano che Microsoft rilascia nuove funzionalità, sono immediatamente 'lightswitchable', il che significa che LTC utilizza sempre l'ultima versione". Shedden lo riassume in questo modo: “Rendendo le funzionalità contestuali all'azienda e al membro del personale, rendendole accessibili, si abituano. Se uno strumento viene ignorato, non ci aiuta".

Shedden punta a ottenere il massimo dall'investimento Microsoft 365 di LTC: “Siamo un piccolo team che supporta un grande progetto che deve avere successo. Miliardi di sterline sono sul tavolo per il completamento con successo di questo progetto. Se non proviamo le cose, se non facciamo le cose in modi nuovi, non avremo successo. È molto provare, fallire velocemente e andare avanti. Siamo qui per aiutare tutti gli altri ad avere successo”.

Il digitale prima, solo il digitale

L'adozione dell'intranet LTC e di Teams raramente scende al di sotto di 98%: un risultato straordinario. Shedden afferma: “L'adattabilità dell'organizzazione al cambiamento è straordinaria.

E la leadership di Highways England ha preso atto. Si è appena spenta la lampadina che è un progetto completamente digitale, all'avanguardia nel suo approccio. Lo schema LTC sta cambiando il modo di pensare del team centrale di Highways England. È diventato un catalizzatore per il cambiamento. “Abbiamo stabilito il punto di riferimento per le licenze E5

per tutti su tutta la linea", afferma Shedden, "con Microsoft Dynamics CRM per la gestione degli stakeholder, strumenti Microsoft 365 per comunicazione e collaborazione, Azure per infrastruttura e database, Azure e Power BI per analisi e reportistica dei dati e ora Power Apps per soluzioni di produttività ridotta .” L'infrastruttura che Shedden e Addin365 hanno messo in atto potrebbe benissimo essere il modello operativo target che Highways England utilizzerà nei progetti futuri.

"In 3 anni, il team IT di LTC è passato dall'essere un'organizzazione IT ombra canaglia a essere un leader tecnologico", afferma Shedden. "È un'impresa impressionante e Microsoft 365 ne è una parte importante."