HelpAge International collabora con Intelogy e Microsoft 365 per creare database di rete per semplificare i processi business-critical

Riepilogo

HelpAge International è un'organizzazione internazionale non governativa (ONG) che aiuta le persone anziane a rivendicare i propri diritti, sfidare la discriminazione e superare la povertà, in modo che possano condurre una vita dignitosa, sicura, attiva e sana. HelpAge lavora per e con gli anziani facendo pressioni sui governi per ottenere un cambiamento politico, intraprendendo programmi di ricerca e attraverso la sensibilizzazione della comunità.

L'organizzazione si concentra su questioni mondiali con un focus specifico sugli anziani. Questi problemi includono cose come la riduzione del rischio di catastrofi, il cambiamento climatico, i diritti, la salute, la protezione sociale, l'HIV e l'AIDS e nelle risposte di emergenza a disastri come il tifone Haiyan (novembre 2013) e il terremoto del 2015 che ha scosso e distrutto gran parte del Nepal.

Come parte del loro percorso di trasformazione digitale, HelpAge International ha collaborato con Intelogy per sostituire i sistemi legacy (come i database di Access e i fogli Excel) con applicazioni moderne per semplificare diversi processi aziendali critici.

Sfida

L'organizzazione ha iniziato la ristrutturazione nel 2017 per decentralizzare la gestione e delegare il processo decisionale, con l'obiettivo di responsabilizzare gli uffici regionali. Le strutture IT dovevano riflettere questo decentramento e fornire contemporaneamente i vantaggi in termini di costi e la panoramica di un unico ambiente olistico e collaborativo.

La posta era già stata trasferita a Office 365, il che significava che le licenze di Office 365 erano già in vigore e altre tecnologie come SharePoint, PowerApps e Flow erano a portata di mano.

Con una trasformazione digitale su larga scala, può essere difficile sapere da dove cominciare. Con Intelogy e le licenze di Office 365 esistenti, HelpAge sapeva che avrebbe ottenuto un approccio strategico completo ai propri progetti. Lavorando a stretto contatto con le parti interessate e il personale chiave, Intelogy ha ideato un approccio che darebbe una rapida vittoria ai proprietari dei progetti, mostrerà rapidamente valore e fornirà un modello collaudato per sostituire i sistemi legacy con metodi di lavoro moderni utilizzando PowerApps e Flow.

HelpAge International ha una rete di oltre 100 affiliati e altri 200 partner in più di 70 paesi. La loro dispersione globale e i mal di testa causati dall'IT centralizzato sono stati i principali motori per la ricerca della trasformazione digitale.

HelpAge ha utilizzato database di Access di grandi dimensioni e una serie di fogli Excel per gestire i propri dati di rete. I principali fogli di calcolo erano archiviati in una posizione centrale, ma a causa della latenza e dei problemi di accesso globale, gli utenti regionali tendevano a mantenere la propria versione della verità. Ciò ha portato a problemi di concorrenza dei dati, documenti condivisi con molteplici potenziali fonti di registrazione, vie per il trasferimento dei dati potenzialmente insicuro e governance inefficiente sui documenti. Non c'era nemmeno una panoramica dei dati, nessuna capacità di individuare le tendenze e nessun modo per manipolare i dati per l'analisi statistica.

Intelogy ha una vasta esperienza nella creazione di applicazioni aziendali a basso codice guidate da processi e PowerApps e Flow erano la soluzione perfetta per creare un database di rete su misura per HelpAge.

Strategia

Con PowerApps e Flow, Intelogy ha creato un'applicazione con un'architettura incentrata sulla scalabilità a lungo termine. Intelogy è iniziata in piccolo, con solo un database di appartenenza, in cui il personale di HelpAge poteva tenere traccia di potenziali membri, membri disaffiliati e membri attuali. Potrebbero anche gestire tutto ciò che ti aspetteresti in un CRM di base, come le informazioni di contatto e i dettagli di interazione.

SharePoint in Office 365 è stato scelto come piattaforma di archiviazione, che fornisce un back-end potente e sicuro disponibile a livello globale e ha punti di integrazione semplici con PowerApps e Flow. SharePoint fornisce anche funzionalità di reporting e si integra completamente con Power BI.

Questa versione iniziale dell'applicazione ha un'interfaccia intuitiva in cui gli utenti possono facilmente gestire e visualizzare informazioni e report. Intelogy ha ottenuto ottimi risultati eseguendo sprint con HelpAge, con frequenti check-in per ottenere feedback sulle nuove funzionalità e PowerApps ha reso la prototipazione rapida molto più semplice, eliminando la necessità di wireframe e lunghe approvazioni.

Risultati

La versione 1 dell'applicazione è stata un clamoroso successo e HelpAge è tornato rapidamente con un elenco di nuove aggiunte per l'integrazione di Intelogy. L'aggiunta di nuove funzionalità è stata estremamente semplice grazie all'architettura e alla flessibilità di PowerApps.

Intelogy ha creato un nuovo modulo, con un nuovo elenco SharePoint in cui i dati aggiuntivi verranno archiviati e collegati in PowerApps. Ciò consente a HelpAge di tenere traccia di informazioni aggiuntive come i dati del sondaggio.

L'aggiunta di ulteriori funzionalità in futuro sarà altrettanto semplice, flessibile e consentirà di crescere insieme all'azienda.

PowerApps, insieme a SharePoint e Flow, è una soluzione potente che consente a Intelogy di prototipare rapidamente le funzionalità, con un approccio modulare e scalabile. Lavorando a stretto contatto con HelpAge, Intelogy è stata in grado di creare in modo iterativo un'applicazione con feedback rapidi e brevi sprint, garantendo un'applicazione che usano quotidianamente e amano.