Riepilogo
Questo Un'organizzazione sanitaria con sede negli Stati Uniti stava migrando oltre 40 terabyte di contenuto legacy da SharePoint locale a SharePoint Online. Doveva garantire che tutta la privacy dei pazienti e le informazioni sensibili fossero protette secondo le linee guida HIPAA. Sebbene la migrazione fosse una priorità assoluta, l'organizzazione ha riconosciuto l'importanza della conformità, della governance delle informazioni e della pulizia dei contenuti legacy. L'obiettivo finale era classificare il contenuto ripulito nella tassonomia MeSH definita dal settore.
Questa organizzazione ha scelto Microsoft per la sua capacità di soddisfare tutti i suoi requisiti e di fornire strategie a breve e lungo termine per la gestione dei contenuti.
Sfida
Questa organizzazione sanitaria disponeva di oltre 40 terabyte di contenuti legacy residenti in condivisioni file e stava valutando le opzioni per migrare a SharePoint Online e sfruttare OneDrive for Business. Nell'ambito di tale processo, era necessario migliorare la gestione della conoscenza per gli utenti aziendali, implementare la ricerca basata su concetti e applicare iniziative di governance delle informazioni che coinvolgono la sicurezza dei dati e la protezione e la gestione delle informazioni di identificazione personale (PII), le informazioni sulla salute personale (PHI ), e altre informazioni sensibili, nonché il rispetto delle linee guida normative.
Il cliente ha dovuto affrontare le seguenti sfide che lo hanno spinto a passare a Office 365:
- Impossibilità di determinare cosa deve essere eliminato, salvato o archiviato dal contenuto legacy
- Impossibilità di identificare la privacy o le informazioni sensibili che necessitavano di un trattamento speciale
- Obbligo di migliorare i risultati della ricerca, la trasparenza delle informazioni e la gestione delle conoscenze
- Requisito per uno strumento che potrebbe essere utilizzato in tutta l'organizzazione da esperti in materia per gestire i contenuti
Strategia
Per migrare a Office 365, l'organizzazione ha collaborato con Netwrix. Per gestire i contenuti legacy e proteggere le informazioni sanitarie sensibili, Netwrix ha aiutato l'organizzazione a implementare conceptClassifier Platform e conceptClassifier per SharePoint Online. La soluzione identifica duplicati, versioni, dati ridondanti, obsoleti o banali (ROT) e va oltre la pulizia di base. Identifica qualsiasi privacy dei dati o informazioni sensibili definite dall'organizzazione, record non dichiarati o contrassegnati erroneamente o eccezioni di non conformità, consentendo all'organizzazione di identificare le fonti di rischio e ridurre significativamente la quantità di contenuto da migrare.
La soluzione protegge anche queste informazioni in tempo reale, mentre vengono create o ingerite. Il prodotto standard viene fornito con oltre 80 regole per soddisfare i requisiti di conformità (normative HIPAA). Il contenuto che contiene vulnerabilità della privacy viene automaticamente spostato in un repository sicuro, impedendo il download e le notifiche vengono inviate al personale appropriato per l'eliminazione.
Inoltre, l'uso della soluzione da parte di esperti in materia era una caratteristica fondamentale per questa organizzazione. Hanno implementato conceptTassonomia Manager per creare automaticamente una serie iniziale di indizi di classificazione per la tassonomia. I loro amministratori hanno ottimizzato gli indizi di classificazione, ne hanno creati di nuovi al volo e hanno utilizzato rapidamente scenari di test rispetto ai loro contenuti live, prima della distribuzione. I nodi della tassonomia rappresentano il tipo di contenuto associato agli indizi generati dal sistema e quelli inseriti dagli amministratori e possono essere costituiti da una singola parola o da una stringa di parole, entità, acronimi e sinonimi, nonché parole chiave. Ciò ha consentito agli amministratori di testare gli indizi in tempo reale e definire una soglia per la classificazione, basata sulla corrispondenza di indizi e concetti. Questa funzionalità era estremamente importante per l'organizzazione, in quanto forniva uno strumento che poteva essere utilizzato per gestire i contenuti a livello aziendale dopo la migrazione, utilizzando lo strumento di gestione della tassonomia.
Risultati
Dopo la migrazione a SharePoint Online, gli utenti hanno potuto cercare frasi, concetti e termini composti da più parole per recuperare contenuti estremamente accurati. Il nuovo motore di informazioni dettagliate dell'organizzazione identifica concetti, argomenti e argomenti simili, anche se le parole di ricerca non vengono mai utilizzate.
