Riepilogo
Per qualsiasi azienda che vende attrezzature o materiali per grandi progetti globali, l'acquisizione di vendite dipende dall'acquisizione completa delle complesse esigenze e specifiche dei clienti, comprese le decine o centinaia di conversazioni di scoperta che portano alla proposta di vendita iniziale e fino al contratto di acquisto finale. I passi falsi nella comprensione delle esigenze specifiche di un acquirente possono costare l'intera vendita.
Per un fornitore globale di soluzioni per apparecchiature per l'industria petrolifera, del gas, petrolchimica, dell'energia e di processo, competere e conquistare nuovi affari richiedeva uno sforzo di vendita qualificato e reattivo per diagnosticare accuratamente le esigenze dei clienti e lavorare come un team integrato per proporre complesso la vendita di grandi attrezzature e perfezionare le piazzole ad accordi definitivi.
Durante il ciclo di vita di ogni relazione con l'acquirente, i requisiti di acquisto vengono acquisiti in molte conversazioni e-mail, a volte con diversi stakeholder dei clienti e da diversi dipendenti del produttore. Storicamente, il team di vendita acquisiva i messaggi di posta elettronica sulle esigenze in evoluzione dei clienti e sugli impegni assunti dal team di vendita nelle cartelle pubbliche di Outlook. I rappresentanti di vendita della divisione energia possono accedere alle cartelle condivise per cercare informazioni. Ma con la limitazione del supporto di cartelle pubbliche da parte di Microsoft su infrastrutture meno recenti come la loro, il fornitore globale di apparecchiature ha riconosciuto la necessità di attingere alle capacità dei servizi di contenuto più avanzati di Microsoft per salvare e condividere le e-mail con il proprio team di vendita.
Con Microsoft SharePoint in loco e con oltre 6.000 utenti che interagiscono con il sistema ogni mese, l'azienda desiderava utilizzare questa infrastruttura principale come spina dorsale per la gestione della propria conoscenza. Allo stesso tempo, l'azienda ha riconosciuto il comportamento del proprio team di vendita, che aveva l'abitudine radicata di acquisire la conoscenza del progetto da Microsoft Outlook. Anche se il team di vendita ha riconosciuto che il loro approccio esistente per salvare e-mail e allegati su cartelle pubbliche condivise non forniva la velocità di ricerca o la precisione per aiutarli efficacemente a creare e perfezionare le offerte con la rapidità desiderata, il team è rimasto fedele alla sua vecchia abitudine di salvare le email nelle cartelle pubbliche di Outlook. L'azienda doveva trovare un nuovo metodo di gestione della posta elettronica che offrisse la stessa comodità di salvataggio e condivisione da Outlook con una nuova efficacia di ricerca e su una solida infrastruttura di gestione della conoscenza.
Sfida
Sebbene il fornitore globale di apparecchiature disponesse di SharePoint prima di implementare Colligo per la gestione della posta elettronica, il team di vendita non lo utilizzava, preferendo salvare i messaggi di posta elettronica e gli allegati in cartelle pubbliche condivise in Outlook. Il team di vendita ha ritenuto che il salvataggio dei messaggi di posta elettronica in SharePoint fosse troppo dispendioso in termini di tempo e scomodo quando il lavoro quotidiano era incentrato sulla gestione dei messaggi di posta elettronica all'interno di Outlook.
L'azienda si era prefissata l'obiettivo di utilizzare al meglio SharePoint per archiviare le conoscenze per la collaborazione tra team e divisioni. Il team IT è stato sfidato a trovare un modo per rendere l'utilizzo di SharePoint più conveniente per il team di vendita e superare le sfide attuali:
Email senza tag, difficile da trovare cercando nelle cartelle pubbliche. Con centinaia di conversazioni di vendita acquisite come messaggi di posta elettronica in cartelle pubbliche per mesi o anni, la ricerca di Outlook ha faticato a scoprire informazioni critiche senza metadati. Nel corso di un ciclo di vendita, i rappresentanti di vendita potrebbero dedicare ore al mining di informazioni critiche sui progetti, con il rischio che i preziosi dettagli dell'offerta di vendita vengano trascurati.
Le cartelle pubbliche sono diventate grandi, difficili da gestire. Non solo la ricerca nelle cartelle pubbliche in continua crescita era difficile, ma lo sforzo IT necessario per supportare cartelle pubbliche estremamente grandi era impegnativo e costoso.
Le funzionalità di SharePoint non venivano utilizzate completamente. Con SharePoint utilizzato principalmente dal team operativo, il produttore globale di apparecchiature ha riconosciuto che non stava attingendo in modo efficace dalle capacità di SharePoint per acquisire e classificare in modo efficiente i contenuti per la collaborazione.
“Ogni membro del team di vendita riceve tonnellate di e-mail dai potenziali clienti e ogni rappresentante è il proprietario della relazione con i propri contatti. Parlando con gli utenti delle vendite, avevano bisogno di un modo per condividere facilmente le e-mail tra loro all'interno di un gruppo di vendita per garantire che tutti fossero costantemente consapevoli di ciò che veniva discusso, impegnato e promesso. Il team era abituato alla facilità di trascinamento della selezione per salvare le e-mail in una cartella pubblica. Volevano mantenere quell'approccio e trovare un modo per acquisire le conoscenze in SharePoint".
— Analista aziendale IT
Strategia
L'azienda aveva bisogno di fare in modo che il team di vendita attingesse alle capacità di SharePoint di raccogliere contenuti e semplificare la ricerca e la condivisione, il tutto garantendo sicurezza, scalabilità e un percorso verso la conformità delle informazioni.
Il team di vendita voleva continuare a lavorare come in Outlook. Il team IT aveva bisogno di trovare un modo per unire i due mondi e ha iniziato a valutare soluzioni di gestione della posta elettronica per SharePoint.
Per supportare l'implementazione di Colligo, il team IT dell'azienda ha collaborato con i membri del team di vendita per impostare le librerie e una semplice struttura logica per classificare le email salvate. Colligo semplifica l'applicazione delle classificazioni e l'aggiunta di metadati da Outlook.
Acquisizione e-mail familiare. Integrando l'accesso alle cartelle di SharePoint direttamente in Outlook tramite Colligo Email Manager, il team di vendita ha potuto continuare a lavorare come prima, trascinando e rilasciando le e-mail e direttamente in SharePoint dalla posta in arrivo di Outlook. In un paio di clic, i rappresentanti di vendita possono salvare proposte di sito, informazioni sui prezzi e bozze di contratti nella libreria pertinente in SharePoint, con Colligo che archivia automaticamente i campi chiave come oggetto, mittente e data come metadati.
Funzionalità di ricerca e condivisione più rapide. Tutti i membri del team di vendita possono ora cercare, trovare e condividere rapidamente collegamenti sicuri alle informazioni di vendita essenziali, poiché le e-mail e gli allegati vengono acquisiti e contrassegnati con utili metadati. Una scoperta più rapida e sicura delle informazioni sulle vendite aiuta il team di vendita a presentare le proposte di vendita più competitive e rilevanti per il cliente, nel più breve tempo possibile.
Gestione della conoscenza scalabile e sicura. Con la conoscenza del team di vendita ora acquisita e classificata in SharePoint, il fornitore globale di apparecchiature ha ora più reparti che traggono vantaggio da informazioni più facili da trovare in SharePoint. Man mano che i suoi utenti cambiano, l'azienda acquisisce più contenuti in SharePoint, ottenendo maggiori vantaggi dalla piattaforma di gestione della conoscenza scalabile e sicura.
“Colligo ha offerto alla nostra azienda e al nostro team di vendita ciò che desideravano: trascinare e rilasciare facilmente il salvataggio delle e-mail e un migliore utilizzo di SharePoint. Ora i rappresentanti di vendita salvano in SharePoint dalle loro caselle di posta e aggiungono metadati per una ricerca più rapida. Il funzionamento di Colligo è familiare al nostro team di vendita, quindi non hanno avuto bisogno di formazione e l'utilizzo di SharePoint è aumentato".
— Architetto di soluzioni informatiche
Risultati
Colligo è ormai utilizzato da due anni dal team di vendita dell'azienda, semplificando l'acquisizione di e-mail, allegati e documenti in SharePoint. Fornire la gestione della posta elettronica di Outlook tramite trascinamento integrata in SharePoint fornisce al team di vendita l'accesso alle informazioni e la velocità necessari per competere al meglio nel mercato delle apparecchiature competitivo a livello globale, mettendo l'azienda su una base di gestione della conoscenza moderna, sicura e scalabile.
La consapevolezza condivisa delle vendite assicura le vincite dei clienti. Una maggiore velocità di ricerca e risultati di ricerca migliori forniscono al team di vendita un accesso completo e tempestivo alle informazioni su proposte di siti in evoluzione, contratti e prezzi necessari per guadagnare e mantenere relazioni vincenti con i clienti.
La funzionalità familiare consente una rapida adozione. Il team di vendita del fornitore di apparecchiature desiderava ciò che la maggior parte degli utenti desidera: un accesso migliore e più rapido alle informazioni senza modificare il modo in cui già lavorano. Colligo Email Manager ha fornito la familiare funzionalità di condivisione del trascinamento della selezione in Outlook, ma ha fornito l'integrazione con SharePoint. Non è stato richiesto alcun cambiamento di comportamento o formazione.
L'espansione di SharePoint dimostra la gestione progressiva della conoscenza. L'azienda ha iniziato a collaborare con Colligo con l'ambizione di evolvere la propria gestione della conoscenza verso un approccio più progressivo e scalabile. Con l'adozione di SharePoint che si estende oltre il team operativo fino al reparto vendite, l'organizzazione ha dato impulso alla progressiva gestione della conoscenza.
“Colligo ci ha aiutato a soddisfare le esigenze sia delle persone che acquisiscono e-mail sia delle persone con cui tali e-mail vengono condivise. Il team di vendita ora sa come salvare e classificare le e-mail ad alto livello e taggare efficacemente i metadati. Questo è un approccio moderno e scalabile alla gestione della conoscenza, molto meglio delle vecchie abitudini di livelli e cartelle di livelli. E per le persone che accedono a quelle e-mail condivise, ora è facile trovare ciò che cercano con la ricerca che può attingere ai metadati per risultati di ricerca rapidi e pertinenti".
— Architetto di soluzioni informatiche
