La nuova intranet del consiglio distrettuale di Gisborne migliora la comunicazione con Office 365 e Information Leadership

Riepilogo

Il Gisborne District Council (GDC) è un'autorità del governo locale con sede nell'Isola del Nord della Nuova Zelanda. Information Leadership ha collaborato con GDC per fornire una intranet sulla piattaforma Office 365 esistente. Ciò consente loro di sfruttare il set di strumenti di Office 365 e di incorporare i miglioramenti della tecnologia cloud secondo necessità. Lo scopo del progetto era migliorare la comunicazione e riunire il personale.

Sfida

La vecchia piattaforma intranet di GDC era su misura, fortemente personalizzata e non più supportata. Il contenuto non era aggiornato perché solo un piccolo gruppo di personale poteva completare gli aggiornamenti a causa dell'interfaccia di gestione difficile da usare.

Il personale del consiglio ha utilizzato varie tecnologie per comunicare e non c'era "un posto" per metterle insieme. Hanno fatto molto affidamento sulle e-mail per inviare notizie all'interno dell'organizzazione. Inoltre, l'amministratore delegato e la direzione non sono stati in grado di comunicare facilmente le notizie a livello di organizzazione con il personale.

Strategia

GDC desiderava ottenere il massimo dalle proprie licenze di Office 365: un'intranet basata su SharePoint era coerente con questo approccio. Avevano fiducia nella longevità della piattaforma Microsoft e nel potenziale supporto di più partner, nonostante si trovassero lontano dai centri principali della Nuova Zelanda.

Il consiglio stava già facendo buon uso degli strumenti Microsoft, come Skype for Business e Yammer. Il team del progetto ha colto lo sviluppo della intranet come un'opportunità per testare Microsoft Teams per la collaborazione interna ed esterna. Hanno beneficiato di funzionalità come videochiamate, conversazioni, aree di lavoro documenti condivise, OneNote per il monitoraggio del contenuto delle riunioni e Planner per tenere traccia delle attività di progetto.

I workshop di progettazione tenuti nell'ambito del lancio del progetto hanno aiutato a istruire il team di progetto su ciò che era possibile utilizzare la piattaforma SharePoint; e per concordare la funzionalità e l'architettura dell'informazione. I workshop includevano l'esame delle esigenze del pubblico, come inventariare contenuti esistenti e nuovi, modelli wireframe e discussioni sulla navigazione. Le considerazioni chiave durante questo processo erano di fornire una gestione dei contenuti e funzionalità di facile utilizzo che offrissero agli utenti molte opportunità di interagire con i contenuti.

Altri risultati successivi al workshop includevano lo sviluppo di un brief creativo e modelli di progettazione per assicurarsi che l'aspetto grafico della nuova intranet riflettesse accuratamente l'identità culturale dell'organizzazione.

La leadership dell'informazione ha condotto seminari di gestione del cambiamento e della governance per trasferire approcci collaudati alla gestione del cambiamento, alle comunicazioni e alla definizione dei ruoli per garantire il successo continuo del progetto dopo il go-live.

Per garantire l'autosufficienza è stato lanciato un programma di "formazione del formatore" per garantire che la responsabilità della gestione dei contenuti fosse decentralizzata e che l'intranet fosse tenuta aggiornata e pertinente per il personale.

Risultati

'Naumai' - significato 'Benvenuto' in Maori è stato scelto come nome per la nuova intranet della GDC. Con oltre 50% della popolazione di Gisborne di discendenza Maori, questo nome rafforza l'identità culturale unica e la rilevanza della loro intranet nell'organizzazione.

L'amministratore delegato pubblica regolarmente blog per entrare in contatto con il personale per far loro sapere cosa è "la cosa migliore". L'intranet è l'hub sociale per il personale in cui il personale "grida" elogi per i propri colleghi e pubblica fotografie per creare comunità tramite "post-a-pic". La creazione di un senso di comunità è rafforzata dalle funzionalità pronte all'uso in SharePoint che consentono agli utenti di mettere "Mi piace" e "commentare" i contenuti che vedono, in modo simile alle piattaforme di social media popolari.

L'intranet è utilizzata da tutte le parti del consiglio, in particolare dalle risorse umane e dalle finanze. I contenuti aziendali, che attualmente risiedono in un diverso sistema elettronico, possono essere visualizzati in un unico luogo in modo che gli utenti possano trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

Il processo di aggiornamento dei contenuti è decentralizzato al personale di ciascuna unità aziendale. Denominati "Collaboratori di contenuto", questi utenti traggono vantaggio dall'uso della moderna interfaccia degli elenchi di SharePoint per creare gran parte del loro contenuto (che viene quindi visualizzato automaticamente nelle pagine). Stanno creando pagine utilizzando layout personalizzati che assicurano che il processo di creazione dei contenuti sia il più intuitivo e indolore possibile. Ciò include l'uso del pannello di modifica nella modalità di modifica della pagina per fornire un processo in un unico passaggio per la creazione del contenuto della pagina.

"I super utenti gestiscono l'amministrazione e il back-end ma non sono personale IT a causa dell'interfaccia di amministrazione relativamente intuitiva."
– Jason Derr, Team Leader Soluzioni aziendali

Per monitorare l'utilizzo Azure 'Application Insights' viene utilizzato per misurare il traffico. Il personale addetto alla comunicazione ha impostato i KPI per il miglioramento continuo dell'adozione da parte degli utenti. Se le pagine non stanno andando bene, collaborano con le unità aziendali per migliorare l'esperienza dell'utente di quel contenuto fornendo suggerimenti per il miglioramento e feedback degli utenti, ove disponibile.

Il personale sta scoprendo altri strumenti utili nella suite Office 365, come Planner e One Note, e lo slancio sta crescendo man mano che il personale vede come gli strumenti li aiutano nel loro lavoro.

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