L'azienda globale di servizi forestali innova il suo programma di formazione utilizzando immagini a 360 gradi negli spazi di SharePoint per preservare le conoscenze istituzionali e ispirare la prossima generazione di produttori di carta

Quello che pensi di sapere su Georgia-Pacific dipende da come incontri i suoi prodotti e ci sono molti modi per farlo. Se sei un proprietario di una casa che cerca di costruire un nuovo mazzo, vedrai un grande "GP" stampato su materiali in legno mentre navighi nel corridoio di legname di un negozio di bricolage. I ristoranti dispongono di distributori di asciugamani di carta della Georgia-Pacifico montati sulle pareti del bagno. Il corridoio di carta del tuo negozio di alimentari locale è pieno di alcuni dei marchi più famosi della Georgia-Pacifico, tra cui la carta assorbente Angel Soft®, gli asciugamani di carta Brawny® e i piatti e le tazze Dixie®. Come afferma il team di apprendimento immersivo del gruppo di produzione continua (CMG) della Georgia-Pacifico Bruce Skillin, “Siamo molte cose diverse per persone diverse. Praticamente, se riesci a farcela da un albero, lo abbiamo o lo facciamo".

Fondata nel 1927 ad Augusta, in Georgia, e ora con sede ad Atlanta, Georgia-Pacifico impiega 30.000 persone in più di 180 località in tutto il mondo. Come molte aziende con una lunga storia e molti processi brevettati, Georgia-Pacific voleva preservare le conoscenze istituzionali e fornire una solida base per la prossima generazione di produttori di carta. Gli obiettivi della Georgia-Pacifico di preservare le conoscenze e formare nuovi produttori di carta sono diventati ancora più impegnativi di fronte a una pandemia globale che ha reso quasi impossibili i viaggi e la comunicazione di persona. È stato allora che l'azienda ha sfruttato il gruppo Advance Concepts® con sede nel Wisconsin e il team di innovazione tecnologica dei prodotti di consumo per affrontare la sfida, che alla fine ha portato alla scoperta degli spazi di Microsoft SharePoint.

Kurt Adams, vicepresidente Ricerca e sviluppo, riassume in questo modo le esigenze e gli obiettivi dell'azienda: "Una delle responsabilità importanti dell'organizzazione di ricerca e sviluppo della Georgia-Pacifico è ciò che chiamiamo continuità della conoscenza, ovvero l'assimilazione, l'archiviazione e la diffusione di conoscenza che riteniamo importante per sostenere il nostro vantaggio competitivo e formare le future generazioni di produttori di carta. Se non garantiamo la continuità della conoscenza, accadrà una delle due cose: (1) perdiamo quella conoscenza o (2) la conoscenza viene socializzata in tutto il settore e tutti faranno la stessa cosa. In ogni caso, perdiamo il nostro vantaggio competitivo. La capacità di preservare la conoscenza e trasmetterla alle generazioni successive di produttori di carta è importante per sostenere la nostra posizione competitiva a lungo termine. Ecco perché uno strumento come gli spazi di SharePoint non è solo bello da avere, ma è essenziale per il nostro successo aziendale futuro".

Fabbricazione della carta 101

Il processo a umido convenzionale (CWP) è il metodo tradizionale per produrre carta dalla fibra di legno. Le macchine coinvolte nella produzione della carta sono davvero enormi, a volte l'equivalente di un edificio di tre piani e di un campo da calcio lungo. Inoltre, Georgia-Pacific ha brevettato nuovi processi e tecnologie per altri metodi di fabbricazione della carta. A tutela della propria proprietà intellettuale, l'azienda controlla scrupolosamente l'accesso ai propri impianti, con accesso consentito solo ai dipendenti che vi operano.

Di solito, i nuovi produttori di carta si recano nelle strutture cartarie della Georgia-Pacifico per apprendere questi processi ed essere seguiti da esperti in materia (PMI) in ciascuna struttura. Le restrizioni legate alla pandemia, tuttavia, hanno accelerato il pensiero delle parti interessate dell'azienda su modi nuovi, scalabili e potenzialmente meno costosi, tecnologie come la realtà aumentata (AR) e gli ambienti immersivi, per formare i produttori di carta e gli sviluppatori di prodotti della Georgia-Pacifico in futuro che non sarebbero richiedono necessariamente l'accesso agli impianti o la visione dei macchinari in funzione.
Come osserva Brigette K. Smith di Advance Concepts®, “CWP non è cambiato molto dal suo inizio, quindi non possiamo fornire 'nuovi' contenuti. Quello che possiamo fare è fornire vecchi contenuti in un modo nuovo ed eccitante". Una volta arruolate dalla Georgia-Pacific per risolvere la sfida, lei e il suo team hanno iniziato a catturare la conoscenza istituzionale da produttori di carta esperti - "catturare la continuità della conoscenza", come la chiama Smith - e costruire un vocabolario di termini specifico del settore, come Yankee dryer e l'ornificazione, per aiutare la prossima generazione di produttori di carta a prendere il volo.

Conservare una vita di conoscenza, a 360 gradi

Le dinamiche della forza lavoro sono cambiate ormai da molti anni. La maggior parte delle persone non mantiene più lo stesso lavoro per 40 anni. Inoltre, la generazione più giovane di dipendenti è cresciuta con la tecnologia e vuole essere mobile. Smith e il team di Advance Concepts® hanno dovuto elaborare un programma educativo e una piattaforma in grado di soddisfare le esigenze e i desideri di questa forza lavoro più giovane nel modo in cui vogliono imparare. Il risultato è stato Quest.

Smith descrive Quest in questo modo: “Ci è venuto in mente il nome perché siamo alla ricerca di studenti per tutta la vita. Il nostro viaggio non è statico; è coinvolgente. Non siamo soli e ci sono molte PMI all'interno della Georgia-Pacifico che ci aiutano nel nostro cammino”.
Quest è iniziato come una serie di video veloci (molti creati professionalmente) e mazzi di Microsoft PowerPoint. Smith e il team di Advance Concepts® hanno intervistato gruppi pilota di utenti target per avere un'idea delle modalità di apprendimento che più li interessavano. Hanno stabilito che, sebbene le presentazioni e i video sarebbero rimasti parte integrante di Quest, era necessario qualcosa di più per coinvolgere questi studenti più giovani. Il team ha iniziato a ricercare AR e realtà virtuale (VR) e strumenti per incorporarne l'uso in Quest. "Nella nostra ricerca, leggiamo di AR e VR e di quanto più velocemente le persone stiano imparando quando possono sperimentarlo virtualmente rispetto a un semplice mazzo di diapositive", afferma Smith.

Smith si rivolse a Skillin per chiedere aiuto. Aveva sperimentato la fotografia a 360 gradi in progetti di tecnologia immersiva presso la Georgia-Pacific. Smith e il suo team erano impegnati nello "sviluppo delle abilità e nel raccontare questa grande storia", afferma Skillin, "e avevano diversi modi per realizzare un video e mazzi PowerPoint, ma il concetto di farlo con fotografie a 360 gradi o tour virtuali che ospitano Il contenuto a 360 gradi non era qualcosa che avevano considerato prima di trovarmi".

Accesso sicuro alla formazione futuristica

Il lavoro di Skillin si è concentrato su AR/VR e realtà mista, e sapeva che immagini e video a 360 gradi si adattano perfettamente a quegli spazi, come dimostra il loro uso nel settore immobiliare. Il team di Smith aveva i contenuti pronti per l'uso e stavano sperimentando diversi strumenti AR/VR, ma nessuno di loro forniva la sicurezza e la protezione della proprietà intellettuale che Smith e Skillin stavano cercando.

Georgia-Pacifico aveva già un'adozione elevata di Microsoft 365, quindi Skillin ha suggerito gli spazi di SharePoint. SharePoint è progettato per l'azienda, con funzionalità come la sicurezza basata sui ruoli. Con gli spazi di SharePoint, il team di Smith ha potuto combinare immagini a 360 gradi con la sicurezza aziendale per creare scenari di apprendimento efficaci e nel contempo proteggere la proprietà intellettuale sensibile.

Skillin spiega: "Una delle grandi cose che gli spazi di SharePoint hanno risolto per noi nell'azienda è stata che ha contribuito a proteggere la nostra proprietà intellettuale utilizzando gli stessi nomi utente e password che tutti stavano già utilizzando". Grazie alle funzionalità di sicurezza dello strumento, il team IT di Georgia-Pacific sapeva chi si stava autenticando su Quest ea cosa era autorizzato ad accedere.

Un'esperienza di apprendimento multimediale coinvolgente

Mentre Smith e il suo team stavano testando altre piattaforme per Quest, hanno continuato a riscontrare due problemi: (1) l'impossibilità di incorporare e collegare i contenuti esistenti e (2) l'obbligo di distribuire il software sui dispositivi degli utenti.

Nessuno degli strumenti che hanno testato ha consentito ai designer e agli sviluppatori di contenuti di inserire un video o una presentazione o di collegarsi a una fonte esterna. Al contrario, gli spazi di SharePoint hanno consentito al team di fondere la tecnologia AR/VR e le immagini a 360 gradi senza la necessità di creare piattaforme separate per tali elementi. Ad esempio, un componente essenziale nella produzione della carta CWP è l'essiccatore Yankee, un macchinario che può essere lungo 33 piedi, 18 piedi di diametro e pesare più di 130 tonnellate. Questo rotolo gigante rimuove la maggior parte dell'acqua dalla carta durante la sua fabbricazione. Indossando occhiali VR, gli utenti possono essere immersi nell'esperienza dell'ambiente di questa enorme macchina, fare clic su vari elementi per saperne di più e ascoltare la narrazione delle PMI. Come dice Skillin, “Sei proprio accanto alla macchina come se ci stessi camminando lungo. Puoi guardare in alto, fare clic sulle cose. Gli spazi di SharePoint li inseriscono nell'ambiente e offrono loro un livello di comfort più elevato rispetto alla visualizzazione di contenuto piatto. Quella macchina è così grande che è difficile capirla se non la vedi di persona. Gli spazi di SharePoint offrono agli studenti quell'esperienza".

Se gli utenti non possono o non vogliono utilizzare gli occhiali, ottengono comunque le informazioni di cui hanno bisogno. Smith dice: “Gli utenti non devono avere gli occhiali. Non avranno la stessa esperienza perché l'esperienza virtuale è unica, ma alla fine, questo è stato uno dei motivi principali per cui ci sono piaciuti gli spazi di SharePoint: puoi sperimentarlo dal tuo computer. Non è necessario avere gli occhiali". Tutti gli utenti di Quest vengono nello stesso spazio, ma ognuno ha la flessibilità di sperimentare i moduli di apprendimento nel modo che meglio si adatta alle proprie esigenze, nella sicurezza del proprio ambiente e al proprio ritmo.

Un altro vantaggio degli spazi di SharePoint è che non richiedeva la distribuzione di software sui dispositivi degli utenti. "Alcuni degli altri strumenti che stavamo testando", afferma Skillin, "ci richiedevano di scaricare un lettore o un'app sulle nostre macchine. Con gli spazi di SharePoint, non dovevamo fare nulla di tutto ciò. Non abbiamo nemmeno dovuto distribuire un aggiornamento software".

Facilità d'uso da un'interfaccia familiare

Gli sviluppatori e i gestori di contenuti di Georgia-Pacific sono esperti in SharePoint, che ha semplificato la scalabilità agli spazi di SharePoint. "Se sei a tuo agio con SharePoint, se sai come creare diapositive PowerPoint, ti sentirai a tuo agio nel creare uno spazio", afferma Skillin. In effetti, afferma Smith, la facilità d'uso è stata una delle cose che ha davvero attirato lei e il suo team negli spazi di SharePoint: "È uno dei principali motivi per cui, all'undicesima ora, siamo passati da una delle piattaforme di test a Spazi di SharePoint. L'uscita era prevista per la fine di giugno e l'inizio di giugno è stato il momento in cui abbiamo effettuato il passaggio. Siamo stati in grado di farlo perché eravamo a nostro agio con SharePoint".
Questa familiarità sta aiutando Smith e il suo team a trasferire Quest a sviluppatori e gestori di contenuti. Possono aggiornare rapidamente dopo un'ora o due dall'introduzione a Quest. “Possono iniziare subito a lavorare e apportare modifiche che ci avrebbero richiesto giorni o settimane per addestrarli a fare in altri software. È stata una grande vittoria", afferma Smith.

La facile navigazione che offre Quest si mostra anche nell'esperienza dell'utente finale. Il feedback ricevuto dal team Quest dalle persone che hanno completato i moduli Quest include:

• "Sto davvero imparando cose!"
• "È così facile da navigare!"
• "Tutto il nostro team ha davvero bisogno di passare attraverso Quest."
• "Sarebbe stato fantastico quando ho iniziato a lavorare alla Georgia-Pacific, non ho intenzione di mentire."
• "Su una scala da 1 a 5, dove 5 è il modo più utile per imparare, questo è un 5½."

Eric Lepp, responsabile della crespatura e del rivestimento e sviluppatore di contenuti del team Quest, conferma le vibrazioni positive dal punto di vista di uno sviluppatore: “Penso che la possibilità di aggiornare il contenuto attraverso la funzione di editing e ripubblicarlo sia davvero semplice. La possibilità di essere basata su video, basata su documenti, penso che una volta caricato il file e quindi costruito il sito attraverso alcune delle funzionalità di progettazione, le funzionalità di modifica integrate, è eccezionale. "

Una piattaforma di apprendimento preferita basata sugli spazi di SharePoint

Gli spazi di SharePoint semplificano la gestione, l'assemblaggio, la pubblicazione e la visualizzazione di immagini a 360 gradi e altri tipi di contenuto per un'ampia gamma di utenti. "Ci ha semplicemente permesso di creare i nostri contenuti in un modo in cui sentivamo di poterli offrire al meglio al maggior numero di persone", afferma Smith. Il formato presentato da Quest: apprendimento basato su immagini fisse; un'esperienza virtuale immersiva a 360 gradi; e persino interviste in podcast con dipendenti e PMI di lunga data, hanno offerto alla Georgia-Pacific un modo per garantire la continuità delle conoscenze istituzionali, aggiornare rapidamente i nuovi produttori di carta e instillare una terminologia comune relativa ai processi in tutta l'organizzazione
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“Ci auguriamo che Quest diventi la piattaforma preferita per la distribuzione di contenuti ai dipendenti nuovi e attuali. Vogliamo che sia un luogo in cui le persone vengono per imparare e crescere, dove vanno perché apprezzano la piattaforma e l'ampiezza dei modi in cui possono imparare. Gli spazi di SharePoint sono il veicolo che ci sta aiutando a creare un modo entusiasmante e coinvolgente per fornire contenuti", afferma Smith.

Kurt Adams concorda: “Il modo in cui la prossima generazione di dipendenti che stiamo portando in Georgia-Pacific impara è completamente diverso dalle generazioni precedenti. Essere immersi nell'ambiente di apprendimento, che si tratti di VR o AR; brevi video; il contenuto che è stato analizzato in pezzi comprensibili e di dimensioni ridotte, è il modo in cui questa generazione impara. Quindi, se vogliamo essere competitivi e creare un ambiente di lavoro che sia invitante e che le persone vogliano non solo unirsi ma anche rimanere, questo è il modo in cui dovremo seguire la nostra formazione e sviluppo".

Gli spazi di SharePoint hanno offerto a Georgia-Pacific e Advance Concepts® una potente combinazione di prontezza aziendale; facilità d'uso per sviluppatori di contenuti e consumatori; e un modo semplice per pubblicare e assemblare immagini fisse, fotografie a 360 gradi, presentazioni PowerPoint e persino podcast in un'unica esperienza coinvolgente. Skillin, Smith e il team di Quest hanno solo scalfito la superficie di ciò che la loro piattaforma di apprendimento può offrire ai dipendenti della Georgia-Pacific. Se questa esperienza iniziale e il successo di Quest fino ad oggi sono indicativi, stanno guardando a un futuro brillante, davvero.